Các cụm từ được sử dụng trong Đánh giá hiệu suất và Thảo luận của nhân viên

Nhân viên cần phản hồi để biết họ đang làm như thế nào và liệu họ có đáp ứng được kỳ vọng của người quản lý hay không. Mọi người đều thích một bài phê bình khi bạn đưa ra lời khen ngợi và sự hài lòng; sẽ khó khăn hơn khi bạn cần thảo luận về việc cải thiện hiệu suất.

Các tổ chức tổ chức đánh giá hiệu suất để cung cấp phản hồi, khuyến khích phát triển nhân viên và đánh giá sự tiến bộ và đóng góp của nhân viên. Liệu một nhân viên có đáp ứng và vượt quá mong đợi công việc hay không là một thành phần quan trọng của phản hồi đánh giá hiệu suất.

Đánh giá hiệu suất chính thức thách thức các kỹ năng giao tiếp của người quản lý vì nhân viên hiểu rằng đánh giá hiệu suất sẽ ảnh hưởng đến lương thưởng của anh ta. Điều này có thể gây ra xung đột, lo lắng và cảm giác bị tổn thương. Bất kể tổ chức của bạn thực hành phản hồi hiệu suất như thế nào, khi bạn cần tổ chức một cuộc trò chuyện khó khăn, những cụm từ và cách tiếp cận này sẽ giúp ích. Dưới đây là một số chiến thuật để cung cấp thông tin phản hồi.

Hiệu suất của bạn là nổi bật

Giao tiếp này là dễ dàng, nhưng bạn có thể cải thiện tác động và hiệu quả của nó. Đề cập tại sao và đưa ra ví dụ về các lý do để đánh giá hiệu suất của nhân viên là xuất sắc. Nhân viên sẽ học hỏi từ các ví dụ của bạn và bạn có thể khuyến khích cô ấy thực hiện nhiều hành động được xác định là đáng chú ý.

Bạn hiện đang biểu diễn và hiệu suất của bạn có thể được cải thiện

Truyền đạt rằng nhân viên đang thực hiện và đáp ứng mong đợi của các yêu cầu của công việc, nhưng anh ta có cơ hội để cải thiện hiệu suất và nhằm trở thành một người đóng góp xuất sắc. Phác thảo những lĩnh vực cần chú ý.

Cho biết rằng trong khi hiệu suất của anh ấy đủ điều kiện để được tăng lương vì anh ấy thực hiện thành công các yêu cầu công việc thiết yếu, bạn muốn thấy sự cải thiện trong các lĩnh vực cụ thể.

Chỉ ra rằng nếu nhân viên kiếm được mức tăng lương lớn nhất có thể mỗi năm, anh ta cần cải thiện hiệu suất hiện tại để hoàn thành mục tiêu đó. Thảo luận về các lĩnh vực mà anh ấy có cơ hội lớn nhất để cải thiện.

Hiệu suất của bạn không đáp ứng mong đợi

Lưu ý rằng mặc dù chúng tôi đã thảo luận về hiệu suất của anh ấy trong các cuộc họp hàng tuần, nhưng nó không được cải thiện và đã đến lúc nói về kế hoạch hành động. Tất cả nhân viên được mong đợi ở mức tối thiểu để thực hiện mong đợi công việc của họ.

Chỉ ra các lĩnh vực hiệu suất quan trọng cần cải thiện trước khi bạn có thể xác định rằng hiệu suất của anh ấy đang đáp ứng mong đợi công việc tối thiểu.

Chỉ ra rằng nhân viên không thực hiện các kỳ vọng công việc tối thiểu mà bạn đã thảo luận trong năm. Bạn có thể nói thêm, "Có lẽ tôi không truyền đạt thông tin này một cách rõ ràng để bạn hiểu được ý nghĩa của việc tiếp tục hoạt động kém. Tôi đã quyết định rằng bước tiếp theo của chúng tôi là kế hoạch cải thiện hiệu suất, trong đó chúng tôi đặt mục tiêu, đưa ra thỏa thuận, đặt thời hạn ngày đáo hạn và thường xuyên gặp gỡ để đánh giá sự tiến bộ của bạn."

Nhân viên không hiểu những gì bạn đang nói với họ

Không tiếp tục lặp lại thông tin tương tự khi một nhân viên dường như không hiểu những gì bạn đang cố gắng truyền đạt. Tìm những cách khác để nói điều tương tự và hy vọng rằng một trong số họ sẽ truyền đạt mối quan tâm của bạn. (Hãy nhớ rằng đôi khi sự thiếu rõ ràng báo hiệu sự bất đồng.)

Nói với nhân viên rằng bạn cởi mở với bất kỳ câu hỏi nào có thể giúp làm rõ những điểm anh ta không hiểu. Cuối cùng, yêu cầu anh ấy tóm tắt sự hiểu biết của anh ấy về các lĩnh vực quan tâm chính của bạn. (Sau đó, bạn có thể xác định những gì không hiểu và cách xa bạn trong giao tiếp.)

Nhân viên không đồng ý với những gì bạn đang nói với họ

Khi bạn đã cố gắng truyền đạt các vấn đề, bạn lưu ý với hiệu suất của nhân viên và nhân viên không đồng ý, đặt câu hỏi là một cách tiếp cận được đề xuất.

• Bạn có thể cung cấp các ví dụ sẽ cho tôi thấy những gì sai với đánh giá của tôi về hiệu suất của bạn?
• Bạn nghĩ gì về việc tôi đang hiểu sai về màn trình diễn mà tôi thường xuyên quan sát trong quý này?

Phản hồi mà tôi đã nhận được từ đồng nghiệp, thành viên nhóm và người quản lý khác phù hợp với quan sát của tôi. Do đó, tôi biết rằng bạn không đồng ý với đánh giá của tôi, nhưng tôi đã nghe thấy bất cứ điều gì hôm nay khiến tôi muốn thay đổi nó. Để bây giờ, đánh giá của tôi sẽ đứng. Tôi sẽ vui lòng thảo luận về hiệu suất của bạn hơn nữa trong một tháng tại cuộc họp hàng tuần của chúng tôi sau khi tôi thấy bằng chứng về sự cải thiện trong các lĩnh vực này.

Tóm tắt để đảm bảo sự hiểu biết

Nói với nhân viên: "John, bạn sẽ tóm tắt cuộc thảo luận của chúng tôi ở đây hôm nay để tôi biết rằng bạn và tôi đang ở trên cùng một trang?" Thể hiện sự tin tưởng vào khả năng học hỏi, phát triển, thay đổi hoặc cải thiện của nhân viên: "Tôi tin tưởng rằng bạn sẽ có thể thực hiện những thay đổi mà chúng tôi đã thảo luận hôm nay. Tôi tin rằng bạn sẽ có thể thực hiện những cải tiến này vì bạn có tài năng và kỹ năng cần thiết cho hiệu suất trên trung bình. Tôi sẵn sàng giúp đỡ bạn khi bạn gặp phải rào cản đối với thành công của mình hoặc nếu bạn cảm thấy mình sẽ bỏ lỡ ngày đáo hạn hoặc thời hạn.

Chỉ cần cho tôi biết khi nào điều này xảy ra ngay khi bạn nhận thức được nó."

Thiết lập kế hoạch theo dõi

Tiểu bang: "Chúng ta hãy cùng nhau lên kế hoạch theo đuổi những cải tiến này. Tôi muốn có điểm phản hồi thường xuyên đủ để chúng tôi biết khi nào xảy ra sự cố. Hãy dành thời gian từ nay đến thứ năm để đưa ra kế hoạch thực hiện những thay đổi này. Thứ năm, bạn và tôi có thể đồng ý về các mục tiêu và thời gian cho kế hoạch. Tôi cũng sẽ nghĩ về nó và chuẩn bị sẵn sàng với ý tưởng của mình."

Đạt được thỏa thuận về một kế hoạch hành động

Hỏi nhân viên: 'Bạn có đồng ý rằng đây là một kế hoạch có thể đạt được? Chúng tôi đã cùng nhau đưa ra kế hoạch này và tôi tin tưởng rằng bạn sẽ có thể hoàn thành những cải tiến cần thiết trong các mốc thời gian chúng tôi đã phát triển. Bạn có đồng ý không? Bạn có mối quan tâm nào mà chúng ta có thể nói về ngày hôm nay?"

Thông báo về một quyết định trả tiền sẽ không được ưa chuộng

Nói với nhân viên: "Dựa trên thành tích của bạn trong năm nay, tôi đã xác định rằng bạn không đủ điều kiện để tăng lương. Vì bạn không đạt được kỳ vọng công việc, bạn sẽ không được tăng lương trong chu kỳ này. Tôi sẽ vui lòng thảo luận điều này hơn nữa trong 4 - 6 tháng sau khi tôi thấy sự cải thiện bền vững trong hiệu suất của bạn."

Nêu mức tăng lương và số tiền lương mà mức tăng đó sẽ mang lại cho nhân viên lương của bạn với mức tăng lương mới. Tỷ lệ không phải lúc nào cũng thúc đẩy. Trong khi nhân viên có thể sẽ làm toán, mục tiêu của bạn là làm cho anh ta nhận thức được sự thay đổi trong lương. Ví dụ: "Mức tăng lương của bạn là 500 đô la, nâng tổng số tiền lương của bạn lên 55.000 đô la."

Khi bạn giao tiếp rõ ràng và tránh phản ứng phòng thủ, bạn có thể bày tỏ mong đợi của mình theo cách mà nhân viên nghe thấy. Nói để nhân viên lắng nghe, thấu hiểu và cải thiện. Rốt cuộc, đó không phải là mục tiêu?