Biết làm thế nào, tại sao và khi nào ghi lại hiệu suất của nhân viên

Trong thế giới của nguồn nhân lực và việc làm, tài liệu về hiệu suất của nhân viên có thể tạo ra hoặc phá vỡ khả năng kỷ luật, chấm dứt hoặc thúc đẩy, khen thưởng và công nhận nhân viên của bạn.

Tài liệu là điều cần thiết cho các nhà quản lý và nhân viên nhân sự bởi vì bạn cần nỗ lực nghiêm túc để ghi lại tất cả các sự kiện trong lịch sử việc làm của nhân viên của bạn.

Dưới đây là tất cả mọi thứ mà các nhà quản lý và nhân viên nhân sự cần phải ghi chép cẩn thận về hiệu suất của nhân viên.

Tại sao bạn nên ghi lại hiệu suất của nhân viên

• Tài liệu cung cấp bằng chứng cho thấy các vấn đề về hiệu suất đã được thảo luận với nhân viên một cách kịp thời và ngắn gọn.
• Tài liệu cung cấp một lịch sử cải thiện hoặc không cải thiện hiệu suất của nhân viên theo thời gian. Nó theo trình tự thời gian và mô tả chính xác về các hành động của nhân viên, hành động của người quản lý và các sự kiện khi chúng xảy ra.
• Tài liệu cung cấp bằng chứng hỗ trợ các quyết định quản lý thực hiện hành động bất lợi như kỷ luật hoặc chấm dứt với nhân viên.
• Tài liệu cung cấp bằng chứng rằng một nhân viên xứng đáng được thăng chức hoặc cơ hội hơn những nhân viên khác cũng đủ điều kiện.

• Tài liệu cung cấp bằng chứng để biện minh cho việc tăng lương, giảm hoặc tại sao một nhân viên không được tăng lương.
• Trong trường hợp khởi kiện, tài liệu đầy đủ và kỹ lưỡng sẽ bảo vệ quyền lợi của chủ nhân. Tài liệu này có thể hỗ trợ các hành động của ban quản lý trong việc chấm dứt một nhân viên không thành công. Nó cũng có thể chứng minh rằng nhân viên đã bị chấm dứt vì những lý do hợp pháp trái ngược với những người khác như phân biệt đối xử bất hợp pháp.

Tài liệu gì

Người quản lý cần ghi lại hiệu suất của nhân viên, cả đóng góp tích cực và thất bại về hiệu suất. Họ cần ghi lại chính xác những gì nhân viên đã làm và nói và những gì người quản lý đã làm và nói để đáp lại trong cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện.

Bạn cần ghi lại bất kỳ thỏa thuận nào được thực hiện trong cuộc trò chuyện, mục tiêu đã đặt ra, các cải tiến cần thiết và dự kiến ​​và dòng thời gian để cải thiện. Tài liệu cũng nên chứa các cam kết mà người quản lý đưa ra để hỗ trợ nhân viên.

Cách làm tài liệu

Tài liệu nên được viết trong hoặc ngay sau cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện với nhân viên. Không có thời gian bạn nên bỏ lỡ việc viết ra cuộc trò chuyện vào ngày khi nó thực sự xảy ra. Chờ đến sau này ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu vì nó dựa trên bộ nhớ.

Một trong những sai lầm tồi tệ nhất mà các nhà quản lý mắc phải là tin rằng họ có thể xây dựng lại lịch sử tư vấn cho nhân viên khi cần thiết. Không có nhân sự nào có kinh nghiệm về tài liệu đúng đắn, kịp thời bị đánh lừa bởi một hồ sơ được xây dựng lại. Các nhà quản lý tái cấu trúc từ bộ nhớ mang lại rủi ro không cần thiết và không thể chấp nhận được cho công ty của họ bởi vì lịch sử tạo nên sẽ không được giữ trong một vụ kiện tiềm năng.

Bạn cần tài liệu của bạn để xuất hiện chuyên nghiệp, gọn gàng và có tổ chức. Viết tài liệu như thể bạn đang nói về lịch sử cho bên thứ ba. Bạn không bao giờ biết ai có thể đọc tài liệu của bạn một ngày, vì vậy hãy chắc chắn rằng nó phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn. (Mặt sau của một chiếc khăn ăn cocktail, phong bì hoặc giấy ghi chú không đủ điều kiện là tài liệu chuyên nghiệp.)

Tài liệu của bạn nên chuyển đến một nhân viên, người quản lý mới, nếu nhân viên đó có được một công việc mới, hoặc bạn làm điều đó trong tổ chức của bạn. Đối với bộ nhớ của bạn và để thông báo cho nhân viên của người quản lý mới, bạn cần đặt tên và tiêu đề của nhân viên, tên và tiêu đề của bạn và ngày đầy đủ trên mỗi tài liệu.

Viết tài liệu thực tế, công bằng, hợp pháp, khách quan, đầy đủ và nhất quán. Tránh ý kiến ​​(Mike cẩu thả. Alice lười biếng. Tom nói dối tôi.), Gọi tên, biên tập (John là một thằng ngốc. Mark có vấn đề về thái độ.), Và dán nhãn (Mary vô trách nhiệm. George không phải là một nhóm người chơi.).

Tránh cũng cố gắng diễn giải hành vi của nhân viên. (Marsha không được thích bài tập này. Paula dường như ở trên đầu cô ấy.) Giảm thiểu việc bạn sử dụng các từ mô tả như tính từ và trạng từ (chậm, chậm chạp, không vui, ủ rũ, thô lỗ). Nêu hành vi và hành động cụ thể của nhân viên, không phải ý kiến ​​hay giải thích của bạn về nó.

Trong tài liệu, những gì cần thiết là một bản ghi chính xác của cuộc trò chuyện. Bám sát sự thật và viết ra những gì bạn nói và những gì nhân viên nói. Hãy chắc chắn rằng tài liệu của bạn không rõ ràng và nó sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn. (Trong mọi tình huống pháp lý tiềm ẩn, lỗi trong bất kỳ sự kiện nào được ghi lại làm cho tất cả các tài liệu bị nghi ngờ.)

Cuối cùng, ghi lại mọi thỏa thuận, cam kết, mốc thời gian, các cải tiến cần thiết, điểm đăng ký và các chi tiết khác có thể trượt khỏi bộ nhớ. Hãy chắc chắn rằng bạn đặt ngày và giờ cho thời hạn và ngày đáo hạn để không xảy ra hiểu lầm.

Biết chính sách tài liệu của bộ phận nhân sự của bạn, điều này sẽ cho bạn biết tài liệu nào cần sắp xếp trong hồ sơ nhân sự của nhân viên Bất kỳ tài liệu nào về các hành động kỷ luật chắc chắn nên được đưa vào.

Tài liệu và cửa hàng ở đâu

Vì tài liệu về nhân viên là bí mật và riêng tư đối với nhân viên, bạn cần lưu ý rằng mọi tài liệu vẫn được giữ bí mật cho người quản lý, nhân sự và có khả năng là người quản lý tiếp theo của nhân viên. Do đó, không nên đặt tài liệu trên ổ đĩa máy tính dùng chung. Tài liệu viết tay và tài liệu của người quản lý được in ra được lưu giữ tốt nhất trong kho lưu trữ bị khóa.

Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này, khi bạn đến phòng nhân sự để yêu cầu trợ giúp trong việc kỷ luật, chấm dứt hoặc chuyển một nhân viên sang một công việc phù hợp với tiềm năng tốt hơn, HR sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề hoặc cải thiện tình hình. Khi HR bảo bạn làm tài liệu, tài liệu, tài liệu hoặc họ không thể giúp bạn; bạn sẽ có tất cả các căn cứ của bạn được bảo hiểm.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi khán giả trên toàn thế giới, và luật và quy định về việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.