Cách xem lại công việc của cấp dưới

Khi bạn giao việc cho cấp dưới, bạn theo dõi nhiều khía cạnh của tiến trình của họ, nhưng bạn chủ yếu quan tâm đến việc liệu công việc có được thực hiện đúng và được thực hiện đúng hạn hay không.

Hoàn thành công việc đúng hạn

Làm cho công việc của họ được thực hiện đúng giờ là dễ dàng hơn để hai người theo dõi. Đó là bởi vì thời gian dễ đo lường hơn chất lượng. Bạn cần phải đặt ra các yêu cầu rõ ràng, bao gồm các mốc và thời hạn, nhưng bạn cũng cần cho phép một số linh hoạt. Lập kế hoạch lịch trình của họ, hoặc để họ lên kế hoạch lịch trình của họ, để bao gồm một số thời gian chậm chạp. Luôn luôn có một số sự kiện không lường trước được, vì vậy nên thận trọng xây dựng ít nhất một chút chùng trong lịch trình. Số lượng chùng mà bạn cho phép trong lịch trình của họ sẽ thay đổi từ cá nhân này sang cá nhân khác với những cá nhân cao cấp và tài năng hơn cần ít chùng hơn.

Sử dụng Báo cáo tiến độ để theo dõi lịch trình

Phương pháp phổ biến nhất để theo dõi xem công việc có được thực hiện đúng hạn hay không là báo cáo định kỳ, thường được thực hiện hàng tuần cho các dự án nhỏ và hàng tháng cho các dự án lớn hơn. Khi bạn có cấp dưới gửi báo cáo tiến độ bằng văn bản, một trong những mục mà họ sẽ báo cáo là tuân thủ lịch trình. Một phương pháp phổ biến được sử dụng để nhanh chóng chỉ ra trạng thái là màu đèn dừng. Nếu dự án đúng tiến độ, họ sẽ hiển thị một biểu tượng màu xanh lá cây. Nếu dự án bị trễ, họ sẽ thể hiện điều đó như một biểu tượng màu đỏ.

Đôi khi màu vàng cũng được sử dụng để chỉ ra khi có một vấn đề nhỏ không đủ nghiêm trọng để đảm bảo màu đỏ.

Bạn cũng muốn họ báo cáo bất cứ điều gì đang cản trở tiến trình của họ. Phần này nên bao gồm những gì họ đã cố gắng để xóa trình chặn và kết quả của những nỗ lực đó. Nếu họ đang yêu cầu trợ giúp từ bạn, hoặc từ một người nào đó bên ngoài phạm vi của họ, điều đó cần được chỉ định rõ ràng.

Đừng quên để họ cũng bao gồm những thành tựu của họ. Nếu họ đã làm điều gì đó đã xóa trình chặn, ngăn chặn sự cố hoặc bằng một cách khác giúp giữ nguyên lịch trình cần được ghi chú trong báo cáo tiến độ của họ.

Cuối cùng, báo cáo tiến độ sẽ hiển thị phần trăm hoàn thành. Hầu hết các dự án tạo ra rất ít tiến bộ khi bắt đầu, sau đó chúng tăng vọt mạnh mẽ, và vào cuối dự án lại tạo ra tiến độ chậm. Lịch trình dự án mà bạn và nhân viên của bạn đã phát triển nên tính đến việc này. Cho dù bạn có thực hiện điều này trong lịch trình hay không, bạn cần đánh giá tiến trình được báo cáo bởi nhân viên. Phần trăm kế hoạch hoàn thành sẽ phản ánh, nói chung, bao nhiêu thời gian được phân bổ cho dự án đã trôi qua.

Trong một dự án với lịch trình ba tháng, nhân viên nên báo cáo tỷ lệ phần trăm hoàn thành theo kế hoạch là khoảng 1/3 vào cuối tháng đầu tiên. Nếu họ báo cáo một con số nhỏ hơn hoặc lớn hơn nhiều, bạn nên nhìn sâu hơn một chút. Ngoài ra, bạn cần đưa ra đánh giá về tính chính xác của những gì họ báo cáo cho phần trăm hoàn thành thực tế. Dựa trên kiến ​​thức của bạn về dự án và tình trạng chung của dự án, bạn sẽ có thể đánh giá, xấp xỉ, liệu phần trăm hoàn thành được báo cáo bởi nhân viên có chính xác hay không.

Ví dụ, nếu họ báo cáo con số hoàn thành theo kế hoạch là 60% và tỷ lệ hoàn thành thực tế là 65%, nhưng bạn biết dự án đã gặp khó khăn, bạn nên điều tra báo cáo chi tiết hơn.

Hoàn thành công việc ngay

Khó khăn hơn để đo lường và giám sát xem nhân viên của bạn có hoàn thành công việc đúng hay không. Đó là bởi vì khó xác định và định lượng "nghĩa là đúng" nghĩa là gì. Ở đây một lần nữa, như với lịch trình, bạn cần đặt ra những kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Và trong khi với lịch trình, bạn cho phép một số linh hoạt và chậm chạp, bạn cần phải linh hoạt hơn về chất lượng. Tốt là tốt.

Đừng đánh mất mục tiêu của bạn. Khi chúng ta nói về "thực hiện đúng", hãy nhớ rằng bạn sẽ "tuyệt vời" chứ không "hoàn hảo". Và don không quên tập trung vào kết quả hơn là quá trình.

Đánh giá phần thể hiện

Cách tốt nhất để theo dõi nhân viên của bạn Sự tiến bộ liên quan đến việc hoàn thành công việc đúng là các cuộc họp thường xuyên và sử dụng "chương trình và kể" một cách tự do. Khi một nhân viên báo cáo đã đạt được tiến bộ đáng kể, họ sẽ cho bạn thấy những gì họ đã làm. Khi bắt đầu dự án, công việc có thể hơi thô và chỉ hoàn thành một phần. Đó là để được mong đợi. Tuy nhiên, khi thời gian trôi qua, các cuộc biểu tình của nhân viên sẽ cho thấy sự tiến bộ với công việc trở nên suôn sẻ và hoàn thiện hơn.

Chìa khóa trong các đánh giá chất lượng này là đảm bảo ước tính của nhân viên về chất lượng công việc được thực hiện cho đến nay phù hợp với chính bạn. Nếu bạn thấy rằng chất lượng công việc được thực hiện cho đến thời điểm này vẫn còn sơ bộ và sơ bộ, bạn cần thảo luận về sự khác biệt với nhân viên và đặt lại kỳ vọng của họ. Nếu bạn không, khi họ nghĩ rằng họ đã đạt được chất lượng hoàn thành, bạn có thể đánh giá công việc chỉ hoàn thành ở mức độ vừa phải.

Dòng dưới cùng

Khi xem xét công việc mà bạn đã ủy thác cho cấp dưới, hãy nhớ rằng bạn vẫn có trách nhiệm với công việc của họ. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng công việc được thực hiện đúng thời gian và được thực hiện đúng như đã thảo luận ở trên. Ở dấu hiệu khó khăn đầu tiên, bạn cần bước vào và điều chỉnh các tiêu chuẩn của nhân viên để phù hợp với chính bạn.