Cách trả lời yêu cầu kiểm tra tham chiếu

Trả lời yêu cầu kiểm tra tham chiếu là một công việc khó khăn. Nỗi sợ bị trả thù và kiện cáo khiến nhiều nhà tuyển dụng không phản ứng gì cả. Những đề xuất này sẽ giúp bạn trả lời hợp lý các yêu cầu kiểm tra tham khảo trong khi bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty và nhân viên hiện tại của bạn.

Thực hiện theo chính sách kiểm tra tham chiếu của công ty bạn

Đầu tiên, nhiều công ty yêu cầu các nhà quản lý gửi yêu cầu tham chiếu bằng văn bản đến Nhân sự. Tuy nhiên, nếu tham chiếu của người quản lý là tích cực, bạn có thể đồng ý yêu cầu người quản lý cung cấp tài liệu tham khảo bằng lời nói trực tiếp cho nhà tuyển dụng.

Bất cứ điều gì được gửi trong một định dạng bằng văn bản nên đến từ Nhân sự, hoặc nhân viên nhân sự nên xem xét phản hồi về tính nhất quán và bảo vệ lợi ích tốt nhất của công ty. Một định dạng kiểm tra tham chiếu phổ biến yêu cầu bạn cung cấp thông tin này về nhân viên cũ.

• Chức danh công việc, và đôi khi, trách nhiệm công việc,
• Lương thực lãnh,
• Ngày tháng làm việc,
• Cung cấp một danh sách kiểm tra yêu cầu nhà tuyển dụng cũ xếp hạng các đặc điểm như "tinh thần đồng đội" và "độ tin cậy".

Giấy tờ này tốt nhất là để lại cho Bộ phận Nhân sự tối thiểu, yêu cầu nhân viên nhân sự xem xét mọi phản hồi bằng văn bản mà bạn có thể nghĩ đến việc gửi. Không trả lời các câu hỏi yêu cầu bạn đánh giá số lượng nhân viên cũ trong bất kỳ khía cạnh nào trong công việc hoặc đặc điểm công việc của họ.

Xếp hạng số không thể so sánh dựa trên bất kỳ ý nghĩa chia sẻ nào về định nghĩa của thuật ngữ, cũng như ý nghĩa của các số trên thang số được xác định trên các biểu mẫu này. Do đó, tốt nhất, đó là giao tiếp thiếu sót. Tệ nhất, nó có thể làm tổn hại đến triển vọng công việc của nhân viên cũ của bạn.

Đảm bảo nhân viên có thẩm quyền đã ký trong hồ sơ

Thứ hai, kiểm tra để đảm bảo rằng chữ ký của nhân viên cũ, cho phép kiểm tra tham chiếu nằm trên giấy tờ do công ty yêu cầu gửi. Nếu không có sự cho phép chữ ký của nhân viên cũ, bạn không nên cung cấp bất kỳ thông tin nào về nhân viên.

Trả lời yêu cầu kiểm tra tham chiếu với tham chiếu tích cực

Nếu người quản lý có thể, với một vài đặt phòng, đề nghị nhân viên cũ, tham khảo ý kiến ​​của nhân viên nhân sự, người quản lý có thể trả lại cuộc gọi cho nhà tuyển dụng đang tìm hiểu. Khi trả lời một cuộc gọi điện thoại, người quản lý nên đảm bảo rằng chữ ký của nhân viên cho phép kiểm tra tham chiếu có trong hồ sơ của Bộ phận Nhân sự trước khi trả lại cuộc gọi.

Khi một nhân viên cũ là một nhân viên tốt và rời bỏ công ty của bạn với những điều khoản tốt (có thể là người phối ngẫu được tái định cư và khoảng cách không thể giao hoán), bạn muốn hỗ trợ nhân viên cũ để tìm vị trí mới.

Hoặc, có lẽ bạn đã được sử dụng làm tài liệu tham khảo bởi một nhân viên đã báo cáo cho bạn tại một thời điểm, mặc dù không phải gần đây nhất. Nếu bạn có những bình luận tích cực để đưa ra về nhân viên, bạn có thể trả lời nhà tuyển dụng tiềm năng bằng những bình luận tích cực mà bạn có thể đóng góp.

Câu hỏi kiểm tra tham khảo mà bạn không muốn chạm vào

Chỉ trả lời các câu hỏi mà bạn cảm thấy thoải mái khi trả lời nếu bạn nhận được một cuộc gọi điện thoại hoặc tài liệu yêu cầu tham khảo. Người quản lý chỉ nên nói chuyện với các lĩnh vực kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên mà anh ta có kiến ​​thức trực tiếp. Có một số câu hỏi mà người quản lý không nên trả lời:

• Câu hỏi ví dụ: Dự đoán liệu nhân viên cũ của bạn có thành công ở vị trí mà họ đang được xem xét hay không. (Có một quả cầu pha lê, bất cứ ai?) Bạn không thể trả lời câu hỏi này. Ngay cả khi vị trí nghe có vẻ giống nhau, bạn không thể dự đoán đồng nghiệp, văn hóa của chủ nhân, mối quan hệ của họ với khách hàng hoặc vô số yếu tố giúp nhân viên thành công hay không.

  Câu trả lời hay: Khi nhân viên làm việc cho tôi, ở vị trí của cô ấy với công ty của tôi, cô ấy là một người đóng góp mạnh mẽ mà công việc được đánh giá cao.

• Câu hỏi ví dụ: Điểm yếu của nhân viên là gì?

  Câu trả lời hay: Cô ấy không có điểm yếu nào đáng nói đến mà ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của cô ấy khi cô ấy làm việc cho tôi.

• Câu hỏi ví dụ: Tại sao nhân viên rời khỏi vị trí mà cô ấy báo cáo với bạn?

  Câu trả lời hay: Cô ấy tìm kiếm trách nhiệm ngày càng tăng và làm tròn kiến ​​thức về công ty và sản phẩm của chúng tôi.

  Câu trả lời hay: Cô ấy rời khỏi tổ chức của chúng tôi vì lý do cá nhân quan trọng với cô ấy.

Đây là những loại câu hỏi kiểm tra tham chiếu mà một nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ hỏi nếu bạn trả lại một cuộc gọi điện thoại kiểm tra tham chiếu.

Trả lời yêu cầu kiểm tra tham khảo: Không tích cực

Nếu nhân viên rời khỏi công ty của bạn dưới một đám mây, liệu nhân viên đó có phù hợp với công việc của họ không, nhân viên không đóng góp vì lý do khác hoặc không thể quản lý được, hãy giới thiệu cuộc gọi hoặc biểu mẫu cho nhân viên Nhân sự để có phản hồi chuẩn.

Đôi khi có những trường hợp bất thường xung quanh việc một nhân viên rời khỏi công ty của bạn. Có lẽ một nhân viên đang xem nội dung khiêu dâm trên máy tính của anh ấy, vâng, anh ấy đã yêu cầu Giám đốc nhân sự của mình làm một trong những tài liệu tham khảo của anh ấy. Một nhân viên cũ khác có thể đã đe dọa bạo lực hoặc thực hiện một hành động bạo lực trong khi được thuê bởi công ty của bạn.

Mặc dù những nhân viên cũ này sẽ hiếm khi liệt kê công ty của bạn làm tài liệu tham khảo, hãy chuẩn bị. Những cuộc gọi này nên được gửi đến nhân viên nhân sự để có phản hồi tiêu chuẩn.

Có một cảnh báo ở đây, tuy nhiên. Nói chuyện với luật sư của bạn trước khi trả lời bất kỳ kiểm tra tham chiếu nào về một nhân viên có khả năng bạo lực. Nếu bạn không tiết lộ hành vi bạo lực với chủ lao động tiềm năng và nhân viên cũ thực hiện hành vi bạo lực trong khi sử dụng lao động mới, công ty của bạn có thể phải chịu trách nhiệm vì không tiết lộ thông tin này. Vì vậy, hãy kiểm tra với luật sư của bạn trong bất kỳ trường hợp bất thường nào mà bạn chia tay với nhân viên.

Khi một cựu nhân viên yêu cầu một thư giới thiệu chung

Cung cấp cho nhân viên cũ một lá thư tham khảo chung không được khuyến khích. Một khi một tài liệu tồn tại, nó sống mãi mãi. Các nhân viên có triển vọng đã cung cấp cho các văn phòng nhân sự các bản sao thư từ 10 và 20 năm, đôi khi hầu như không đọc được từ nhiều phiên photocopy.

Sau một khoảng thời gian nhất định trôi qua, bạn không biết nhân viên cũ của mình đã trở thành loại nhân viên nào trừ khi anh ta hoặc cô ta là ngoại lệ hiếm hoi giữ liên lạc. Và, bạn không bao giờ biết nhân viên sẽ sử dụng thư của bạn như thế nào hoặc lời nói của bạn sẽ được các nhà tuyển dụng tiềm năng diễn giải như thế nào. Thông qua một chính sách tuyên bố rằng các nhà quản lý sẽ không bao giờ đưa ra các thư giới thiệu chung, bằng văn bản.

Thông báo cho nhân viên cũ rằng công ty của bạn sẽ vui lòng cung cấp xác nhận việc làm từ Bộ phận Nhân sự cho các nhà tuyển dụng cụ thể, những người hỏi trực tiếp.

Suy nghĩ cuối cùng về việc đáp ứng yêu cầu kiểm tra tham chiếu

Rất ít nhân viên đặt mục tiêu thất bại trong công việc. Tuy nhiên, nhân viên thất bại và các công ty và nhân viên làm một phần. Hãy ghi nhớ khi bạn được yêu cầu một tài liệu tham khảo rằng mọi nhân viên cũ đều xứng đáng có cơ hội để bắt đầu trên phạm vi bất kể các điều khoản mà họ chia tay với tổ chức của bạn.

Có lẽ nhân viên cũ không phù hợp với vị trí anh ta nắm giữ tại công ty bạn. Văn hóa công ty của bạn có thể không phù hợp hoàn toàn với nhu cầu của nhân viên. Nhân viên có thể đã có một tầm nhìn khác cho các yêu cầu của công việc của mình so với sếp của anh ta. Có lẽ cuộc sống cá nhân và hôn nhân của anh ấy đã được làm sáng tỏ trong nhiệm kỳ của anh ấy với công ty của bạn.

Bạn không bao giờ biết tất cả các chi tiết và lý do tại sao một nhân viên thất bại hoặc tiếp tục. Thật dễ dàng với nhân viên có hiệu suất cao mà bạn hối tiếc khi mất một công việc tốt hơn, chuyển gia đình hoặc cơ hội mơ ước. Nó khó hơn với người biểu diễn bên lề.

Hãy trung thực hoặc cung cấp thông tin tối thiểu. Đừng dự đoán thành công quả cầu pha lê cũng như không cung cấp xếp hạng và xếp hạng số cho các thuật ngữ không xác định. Nếu cần thiết, hãy cung cấp thông tin tối thiểu mô tả hiệu suất của nhân viên cũ. Bất cứ khi nào có thể, hãy cho nhân viên nghỉ ngơi và nói chuyện với nhà tuyển dụng tiềm năng.

Những số liệu gần đây liên quan đến kiểm tra tham chiếu cho thấy rằng các nhà tuyển dụng đang thực hiện kiểm tra tham chiếu rất nghiêm túc những ngày này. Hơn 90 phần trăm sử dụng lao động kiểm tra tài liệu tham khảo. Bất cứ khi nào có thể, hãy cho nhân viên cũ của bạn nghỉ ngơi khi bạn có thể làm điều đó một cách có lương tâm.