Cách giải quyết xung đột với các dự án

Xung đột vào các dự án là hoàn toàn bình thường. Bạn nên mong mọi người không đồng ý. Tất cả chúng ta đều khác nhau, và đó là sự khác biệt làm cho các đội của chúng tôi có hiệu suất cao.

Các cuộc thảo luận xảy ra khi mọi người không đồng ý có thể dẫn đến một số giải pháp vô cùng sáng tạo và truyền cảm hứng cho các vấn đề. Tranh chấp giúp mọi người giải quyết các vấn đề thực sự và đào sâu vào gốc rễ của những gì đang diễn ra khi họ cố gắng đóng khung các lập luận cá nhân của riêng họ.

Nói cách khác, hãy để Lợn không bắt đầu bằng cách nghĩ rằng chúng ta nên tránh xa xung đột. Nó có thể rất có lợi trong một số trường hợp nhất định, nhưng nó cần phải được quản lý tích cực. Tranh chấp có thể phá hủy các đội khi họ rời đi. Những mẹo này giải thích việc quản lý xung đột và cách bạn có thể chủ động giúp các bên khác nhau đạt được vị trí hiểu biết lẫn nhau, ngay cả khi bạn thừa nhận rằng họ sẽ không bao giờ thực sự đồng ý.

Quản lý xung đột là gì?

Hãy bắt đầu với một số định nghĩa. Quản lý xung đột tại nơi làm việc là điều tất cả chúng ta làm, cho dù chúng ta có ý thức về nó hay không. Xung đột xảy ra khi hai hoặc nhiều cá nhân (hoặc nhóm) có mục tiêu, thái độ hoặc ý kiến ​​khác nhau về cùng một điều.

"Quản lý xung đột" là thuật ngữ chúng tôi đưa ra để giải quyết vấn đề đó. Nó hướng dẫn những gì chúng ta làm để xác định vấn đề, phát hiện ra sự khác biệt và tìm ra cách chúng ta có thể giải quyết những gì đang diễn ra.

Nhiều xung đột có thể được giải quyết bằng thảo luận, đặc biệt nếu nhu cầu và mục tiêu của dự án hoặc doanh nghiệp được xem xét, nhưng đôi khi các yếu tố khác có liên quan.

Tại sao chúng ta cần quản lý xung đột?

Trong nhiều môi trường làm việc ngày nay và trên nhiều nhóm dự án, thiết lập là cấu trúc ma trận. Điều này có nghĩa là những người trong đội don don trực tiếp làm việc cho bạn. Đây có thể là tình huống hoàn hảo theo nhiều cách: bạn quản lý các nhiệm vụ của họ nhưng bạn không phải đối phó với tất cả các công cụ nhân sự khác như lương, lợi ích, thời gian nghỉ phép, v.v. Điều đó cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc chuyển dự án của bạn theo mục tiêu cuối cùng của nó.

Phải nói rằng, các cấu trúc ma trận đầy rẫy những xung đột về lòng trung thành, thời gian, ưu tiên hoặc nhóm. Biết làm thế nào để giải nén tất cả những điều này là một kỹ năng hữu ích.

Quản lý dự án là một công việc gây ra xung đột:

• Chúng tôi đi tìm những gì đã được thực hiện, đuổi theo mọi người và chọn ra những sai lầm của họ.
• Chúng tôi chỉ đạo công việc của những người báo cáo cho người khác.
• Chúng tôi theo đuổi các câu trả lời và quyết định, và điều này thường liên quan đến các vấn đề leo thang có thể khiến người khác trông tệ cho nhà tài trợ dự án của bạn.

Điểm mấu chốt là nếu bạn không biết cách giải quyết xung đột tại nơi làm việc, nhóm của bạn sẽ chịu nhiều xung đột hơn là lành mạnh. Các cuộc tranh luận giành chiến thắng được kiểm duyệt. Các phe phái phát sinh. Xung đột ngăn chặn các nhiệm vụ được hoàn thành khi các đối số đã được giải quyết. Đối phó với các bên liên quan khó khăn trở thành công việc hàng ngày của bạn. Nếu bạn không giải quyết vấn đề, điều đó sẽ ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các mục tiêu của bạn. Trong trường hợp xấu nhất, điều đó có thể có nghĩa là những người giỏi nhất của bạn từ chức và nhóm của bạn hoàn toàn nổ tung.

Nhiều xung đột chỉ yêu cầu bạn ngồi xuống và tạo điều kiện cho một cuộc trò chuyện giữa những người có ý kiến ​​khác nhau. Vào những lúc khác, bạn có thể phải nhận ra khi nào xung đột sẽ có tác động lớn đến dự án và hành động phù hợp, có thể gây ra vấn đề với ban dự án của bạn.

Giải quyết xung đột tại nơi làm việc

Công cụ chế độ xung đột Thomas-Kilmann (TKI) là cách thể hiện phong cách ưa thích của bạn để xử lý xung đột trong mọi tình huống, không chỉ trong công việc. Nó thường được sử dụng trong các thiết lập nơi làm việc. Là một công cụ, nó thực sự hữu ích để hiểu những tùy chọn có sẵn cho bạn khi bạn gặp vấn đề phải giải quyết.

TKI là một bảng câu hỏi hỏi bạn phản ứng tự nhiên như thế nào khi bạn phải đối mặt với một tình huống mà ý kiến ​​hoặc mối quan tâm của hai người không phù hợp. Nó giúp bạn mô tả phản ứng và phản ứng của chính bạn khi bạn chống lại ai đó không chia sẻ quan điểm của bạn.

Tính quyết đoán và hợp tác

TKI xem xét hai khía cạnh khác nhau trong cách tiếp cận của bạn để quản lý xung đột:

• Tính quyết đoán: Làm thế nào để bạn có những mối quan tâm của riêng bạn với chi phí của người khác?
• Hợp tác: Bạn đi bao xa để thỏa mãn mối quan tâm của người khác?

Đây là hai lĩnh vực quan trọng được xem xét. Bạn phải hiểu bạn đã chuẩn bị bao xa để bảo vệ và giành lấy vị trí của chính mình, và điều đó quan trọng với bạn như thế nào để giúp người khác đạt được những gì anh ta muốn. Hỏi đội ngũ nhân sự của bạn nếu họ có quyền truy cập vào đánh giá Thomas-Kilmann để bạn có thể thực hiện. Tìm ra phong cách cá nhân của riêng bạn.

Sau khi bạn xác định được phong cách của mình, bạn có thể nghĩ về phần tiếp theo của TKI: năm chế độ khác nhau để ứng phó với xung đột:

• Cạnh tranh
• Chứa
• Tránh
• Phối hợp
• Thỏa hiệp

Chế độ xung đột cạnh tranh

Chế độ cạnh tranh đôi khi cũng được gọi là "buộc." Đó là một phong cách rất quyết đoán mà cũng không hợp tác. Nó chính xác những gì bạn mong đợi: Bạn áp đặt ý kiến ​​của mình lên người khác. Anh "thua cuộc".

Cạnh tranh thực sự chỉ là điều bạn có thể làm khi bạn có một loại sức mạnh hợp pháp nào đó trong tình huống:

• Bạn đang ở trong vai trò quản lý và có thâm niên hơn người khác.
• Bạn kiểm soát một cái gì đó trong tình huống, chẳng hạn như ngân sách hoặc tài nguyên.
• Bạn có kiến ​​thức chuyên môn về tình huống mà người khác không chia sẻ.

Hãy xem xét các vấn đề về sức khỏe và an toàn khi bạn buộc phải đeo thiết bị an toàn ngay cả khi ai đó trong đội không muốn tuân thủ. Các kỹ thuật giải quyết xung đột trong chế độ này sẽ bao gồm:

• Nói cho người khác biết phải làm gì.
• Ban hành một nhiệm vụ hoặc chỉ thị.

Thay vì "giải quyết" xung đột, bạn đã xóa nó và cho phép dự án tiến lên. Bạn có một quyết định, nhưng bạn có lẽ đã mất một số người bạn bằng cách thực hiện nó. Sử dụng thận trọng hoặc khi tình huống thực sự đòi hỏi nó vì lý do pháp lý hoặc an toàn. Không bao giờ rơi vào bắt nạt tại nơi làm việc.

Chế độ xung đột chứa

Sức chứa là đối nghịch của cạnh tranh. Nó không quyết đoán và hợp tác ở chỗ lợi ích của bạn bị bỏ qua và bạn tuân theo ý muốn của người khác.

Bạn không nên luôn luôn xem đây là một trận thua hay là tự hy sinh. Đôi khi tranh luận aren giá trị thời gian hoặc quan tâm của bạn. Tuy nhiên, coi chừng nếu bạn sử dụng điều này quá thường xuyên, bởi vì có thể thấy bạn là "quá mềm nếu bạn đầu hàng quá thường xuyên.

Chế độ tránh xung đột

Đây là nơi bạn không tham gia xung đột. Nó không quyết đoán vì bạn không tham gia vào cuộc thảo luận và điều đó không hợp tác vì bạn cũng không giúp đỡ người khác. Trong thực tế, bạn không làm gì cả. Điều này nghe có vẻ khủng khiếp, nhưng nó thực sự có thể hiệu quả khi được sử dụng ở mức độ vừa phải và trong hoàn cảnh phù hợp.

Bạn thiên đường thực sự quản lý vấn đề, chỉ là biểu hiện ban đầu của cuộc xung đột. Bạn vẫn phải tìm thời gian để giải quyết các vấn đề. Có nguy cơ rằng vấn đề sẽ ngày càng lớn hơn nếu bạn chờ đợi quá lâu.

Hãy tưởng tượng rằng hai đồng nghiệp đang cãi nhau to và điều đó làm phiền công việc của những người khác trong văn phòng. Bạn can thiệp và nói với họ rằng bạn sẽ giúp họ giải quyết khi cả hai đã bình tĩnh lại. Bạn cung cấp cho một trong số họ cơ hội hạ nhiệt trong văn phòng của bạn cho đến thời điểm đó.

Kỹ thuật giải quyết xung đột trong chế độ này:

• Trì hoãn các cuộc thảo luận cho đến khi một thời gian hoặc tình huống tốt hơn.
• Tránh xa một tình huống đe dọa.

Chế độ xung đột hợp tác

Hợp tác là một cách quyết đoán để giải quyết vấn đề và nó có tính hợp tác cao. Bạn không cần tránh xung đột - bạn lao thẳng vào, làm việc cùng nhau để giải quyết các vấn đề và để đi đến điểm đáp ứng cả hai yêu cầu của bạn. Tiếp cận tình huống theo cách thực tế có thể giúp xây dựng niềm tin với nhóm của bạn.

Hãy nói rằng Marketing muốn sản phẩm ra mắt vào tháng 3. CNTT muốn có một người mới bắt đầu tham gia nhóm trước khi họ bắt đầu công việc ra mắt sản phẩm. Họ cùng nhau đi qua biểu đồ Gantt và sử dụng các kỹ thuật lập lịch để đảm bảo rằng người mới bắt đầu hoàn toàn có thể là một phần của nhóm và vẫn đưa sản phẩm ra mắt đúng thời gian. Kỹ thuật giải quyết xung đột trong chế độ này bao gồm thảo luận và hòa giải.

Chế độ xung đột thỏa hiệp

Thỏa hiệp là quyết đoán vừa phải và hợp tác vừa phải. Đó là một vị trí nửa chừng thường được sử dụng, và tất nhiên, bạn đã thỏa hiệp với các tình huống trong quá khứ. Bạn không nhận được chính xác những gì bạn muốn, và người khác cũng không. Thay vào đó, bạn đi đến một giải pháp hòa giải mà cả hai có thể đồng ý.

Nhóm nghiên cứu nói rằng nước rút Agile nên kéo dài hai tuần. Bạn muốn nó được bốn tuần. Bạn thỏa hiệp và đồng ý rằng nước rút sẽ là ba tuần. Các kỹ thuật giải quyết xung đột trong chế độ này bao gồm:

• Thảo luận
• Đàm phán
• Trao đổi nhượng bộ - cả hai bạn từ bỏ một cái gì đó

Phong cách giải quyết xung đột của bạn là gì?

Điều tuyệt vời về sự hiểu biết nơi bạn ngồi trên TKI là bạn hiểu sở thích của mình để giải quyết xung đột tại nơi làm việc - và ở những nơi khác nữa. Điều này giúp bạn bắt đầu xác định cách tiếp cận tốt nhất để sử dụng cho tình huống cụ thể mà bạn gặp phải. Bạn có sở thích cá nhân, nhưng bạn không bị mắc kẹt khi trả lời theo cách tương tự trong mọi tình huống. Đi bộ có thể là cách hành động thích hợp nhất trong một số trường hợp, vì vậy bạn sẽ chọn cách tránh nó.

Ở những người khác, một sự thỏa hiệp có thể là cách nhanh nhất đến một con đường chấp nhận được xung quanh sự bế tắc. Bạn có thể chọn sử dụng các kỹ thuật khác vào những thời điểm khác.

Điều quan trọng nhất cần nhớ là xung đột nơi làm việc sẽ xảy ra, do đó, có một vài kỹ thuật để rút ra cho bạn các lựa chọn khi bạn phải đối mặt với một tình huống khó khăn. Biết các lựa chọn của bạn mang lại cho bạn sự tự tin và điều đó có thể giúp bạn sắp xếp các tranh chấp để mọi người có thể quay lại làm việc.