6 quy trình quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án là những gì bạn làm để đảm bảo rằng dự án của bạn bao gồm tất cả các công việc liên quan đến việc đạt được các mục tiêu của dự án (và không phải bất cứ điều gì khác). Nó quanh quẩn trong việc kiểm soát những gì LỚP bao gồm trong dự án và những gì không phải là.

Bài viết này xem xét khu vực kiến ​​thức quản lý phạm vi dự án từ cuốn sách Hướng dẫn về Cơ quan kiến ​​thức quản lý dự án (Hướng dẫn PMBOK®) - Phiên bản thứ năm. Đây là cách duy nhất để xác định quản lý phạm vi dự án, nhưng nó là điểm khởi đầu tốt và sẽ rất hữu ích cho bạn nếu bạn đang làm việc hướng tới chứng nhận PMP® của mình.

Kế hoạch quy trình quản lý phạm vi

Điểm quan trọng của việc này là cung cấp cho bạn một kế hoạch quản lý phạm vi ở cuối của nó. Điều đó đặt ra cách bạn sẽ xác định, quản lý, xác nhận và kiểm soát phạm vi dự án của bạn. Đặt công việc lên trước để xác định điều này cung cấp cho bạn một cái gì đó để tham khảo sau. Bạn có thể thấy rằng bạn có thể sử dụng một kế hoạch quản lý phạm vi dự án khác làm điểm khởi đầu, vì quy trình quản lý phạm vi không khác nhau giữa các dự án một khi công ty của bạn đã giải quyết được cách làm việc thành công cho họ.

Kết quả của quá trình này là kế hoạch quản lý phạm vi. Đây là một phần trong kế hoạch quản lý dự án của bạn và bao gồm:

• Làm thế nào bạn sẽ chuẩn bị một tuyên bố phạm vi chi tiết
• Cách bạn sẽ tạo Cấu trúc phân chia công việc (WBS) từ câu lệnh phạm vi
• Làm thế nào bạn sẽ duy trì và phê duyệt WBS đó
• Làm thế nào bạn sẽ có được sự chấp nhận chính thức của các sản phẩm bàn giao của dự án
• Cách bạn sẽ quản lý các thay đổi đối với phạm vi

Tài liệu không phải là chi tiết cực kỳ chi tiết hoặc rất trang trọng: đơn giản là nó phải phù hợp với mục đích sử dụng.

Thu thập yêu cầu quy trình

Trong quá trình này, bạn sẽ tìm ra những gì các bên liên quan của bạn muốn từ dự án. Một khi bạn đã vạch ra ý tưởng lớn của mình, bạn cần ghi lại các yêu cầu và quản lý các kỳ vọng của các bên liên quan. Điều này rất quan trọng vì thường những gì họ yêu cầu là hiện thực hoặc có thể đạt được với các ràng buộc khác của dự án, như chi phí.

Đầu ra của công việc thu thập yêu cầu của bạn là một tập hợp các yêu cầu được ghi lại. Điều này phải toàn diện nhất có thể và thông thường sẽ bao gồm một số loại yêu cầu như:

• Yêu cầu chức năng và phi chức năng
• Yêu cầu các bên liên quan như yêu cầu báo cáo
• Yêu cầu hỗ trợ và đào tạo
• Yêu cầu kinh doanh
• Yêu cầu của dự án như mức độ dịch vụ hoặc chất lượng

Bạn cũng sẽ ghi lại các phụ thuộc, các giả định và các ràng buộc liên quan cụ thể đến các yêu cầu.

Xác định quy trình phạm vi

Tại đây, nơi bạn thực hiện các yêu cầu của mình và biến chúng thành một mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà dự án của bạn sẽ tạo ra. Bạn sẽ kết thúc với một tuyên bố phạm vi dự án mà bạn có thể tham khảo trong suốt dự án. Nó sẽ bao gồm một danh sách những gì mà phạm vi trong phạm vi và những gì ra khỏi phạm vi. Điều đó rất quan trọng bởi vì mọi người thường giành chiến thắng, hãy nhớ những gì được loại trừ cụ thể và quay lại và yêu cầu bạn thực hiện các công việc đó. Bất kỳ vùi sẽ phải trải qua kiểm soát thay đổi.

Tạo quy trình cấu trúc phân chia công việc

Quá trình này cho phép bạn biến danh sách các yêu cầu của bạn thành một tầm nhìn có cấu trúc về những gì bạn cần làm. Công việc chính ở đây là chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được.

Kết quả của quá trình này là một WBS và nó có thể là một công cụ rất hữu ích. Nếu bạn không nghĩ trực quan, thì bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách tạo một danh sách.

Xác thực quy trình phạm vi

Quá trình xác thực phạm vi là không, như bạn có thể nghĩ, khiến các bên liên quan kinh doanh đăng xuất WBS của bạn. Nó nói về việc đảm bảo rằng bạn có một quy trình sẵn sàng để đăng nhập cho các sản phẩm của bạn khi đến lúc.

Thật đáng để đặt cấu trúc này vào vị trí để bạn không có câu hỏi nào về việc ai sẽ phê duyệt một sản phẩm có thể giao được hay tiêu chí nào họ sẽ sử dụng để nói rằng nó đã hoàn thành. Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ chấp nhận giao hàng, được chấp thuận bởi bất cứ ai cần phê duyệt chúng.

Kiểm soát quy trình phạm vi

Quá trình Phạm vi điều khiển là quy trình cuối cùng trong khu vực kiến ​​thức quản lý phạm vi dự án. Nó liên quan đến việc đảm bảo rằng có kiểm soát thay đổi hiệu quả nếu phạm vi cần thay đổi. Nó cũng bao gồm theo dõi dự án của bạn với một chiếc mũ "phạm vi" để kiểm tra xem nó sẽ cung cấp những gì bạn nghĩ nó sẽ làm.

6 quy trình này tạo nên kiến ​​thức quản lý phạm vi dự án nằm trong Hướng dẫn PMBOK® Phiên bảnFifth.