Kế hoạch quy trình quản lý thời gian dự án

Quản lý thời gian dự án là một trong 10 lĩnh vực kiến ​​thức PMP cho các nhà quản lý dự án. Nó có tính kỷ luật trong quản lý dự án, xem xét việc kiểm soát lượng thời gian cần thiết để thực hiện công việc. Dưới đây là tổng quan về khu vực kiến ​​thức quản lý thời gian dự án từ Hướng dẫn đến Cơ quan kiến ​​thức quản lý dự án (Hướng dẫn PMBOK®) - Phiên bản thứ năm. Có nhiều cách khác để xem lịch trình dự án nhưng nếu bạn đang làm việc để đạt được chứng chỉ PMP® thì cách tiếp cận PMBOK® Guide là cách bạn theo dõi, và nó cũng thực hành tốt cho tất cả các nhà quản lý dự án.

Quản lý thời gian dự án

Quản lý thời gian dự án trong Hướng dẫn PMBOK® được tạo thành từ 7 quy trình. Các quy trình quản lý thời gian của dự án là:

1. Kế hoạch quản lý lịch trình
2. Xác định hoạt động
3. Hoạt động tuần tự
4. Ước tính tài nguyên hoạt động
5. Ước tính thời lượng hoạt động
6. Phát triển kế hoạch
7. Lịch trình kiểm soát.

Hãy để có một cái nhìn sâu sắc hơn về từng người.

Kế hoạch quản lý lịch trình

Bước này là nơi bạn thiết lập tất cả các chính sách, thủ tục và tài liệu cần thiết để quản lý lịch trình dự án của bạn từ kế hoạch đầu tiên, phát triển liên tục, thực hiện và sau đó kiểm soát tiến độ.

Đầu ra của việc lập kế hoạch này là để tạo ra một kế hoạch quản lý lịch trình. Tuy nhiên, trong đời thực, có lẽ bạn đã giành được một kế hoạch riêng để quản lý lịch trình của mình. Phần lớn những gì bạn làm ở đây sẽ kết thúc trong kế hoạch quản lý dự án của bạn và điều đó hoàn toàn phù hợp.

Xác định hoạt động

Quá trình này xác định và ghi lại những gì bạn cần làm để sản xuất các sản phẩm phân phối của dự án. Nói cách khác, nó xác định các nhiệm vụ dự án. Bạn sẽ sử dụng câu lệnh phạm vi mà bạn kết hợp trong các hoạt động quản lý phạm vi để giúp bạn chia công việc thành các nhiệm vụ riêng lẻ. Đầu ra chính của việc thực hiện điều này là bạn sẽ kết thúc với một danh sách xác định các nhiệm vụ dự án. Điều đó rất hữu ích vì nó là đầu vào chính cho quá trình tiếp theo.

Hoạt động tuần tự

Sử dụng danh sách nhiệm vụ của bạn, bây giờ bạn phải đặt chúng theo đúng thứ tự. Khi kết thúc quá trình này, bạn sẽ có một cái nhìn về mối quan hệ giữa các nhiệm vụ dự án. Quá trình này giúp bạn sắp xếp công việc dự án của mình theo đúng thứ tự để bạn có thể sử dụng hiệu quả tài nguyên của dự án và phân phối nhanh nhất có thể.

Hướng dẫn PMBOK® nói về việc tạo ra một sơ đồ mạng như là đầu ra của quá trình này, nhưng điều đó hiếm khi cần thiết, và chắc chắn, không có gì mà bạn phải làm bằng tay. Nếu bạn muốn làm sơ đồ mạng vì một số lý do, sau đó sử dụng phần mềm quản lý dự án của bạn để làm điều đó. Cuối cùng, mặc dù, một danh sách các phụ thuộc và ngày bắt đầu và ngày kết thúc tiềm năng cho các nhiệm vụ sẽ tốt như vậy và ít tốn thời gian hơn.

Ước tính tài nguyên hoạt động

Khi bạn biết bạn sẽ làm gì, bước tiếp theo là tìm ra những tài nguyên bạn cần để đạt được điều đó. Quá trình Tài nguyên Hoạt động Ước tính giúp với điều đó. Trong quá trình này, bạn sẽ tìm ra nguồn nhân lực, thiết bị và vật tư nào bạn cần, cộng với số lượng bạn cần.

Ước tính thời lượng hoạt động

Bước này là nơi làm việc chăm chỉ để tính toán mỗi nhiệm vụ sẽ diễn ra trong bao lâu. Trong quá trình này, bạn sẽ tìm ra nó sẽ mất bao lâu để thực hiện từng hoạt động, sử dụng các tài nguyên mà bạn đã xác định. Don Tiết quên mất tính đến tài nguyên sẵn có và ngày lễ với thời lượng hoạt động của bạn. Chỉ vì một nhiệm vụ chỉ mất 8 giờ đồng nghĩa với việc nó sẽ hoàn thành vào buổi sáng.

Phát triển kế hoạch

Cuối cùng, bây giờ bạn có thể tập hợp lịch trình dự án của bạn. Với tất cả các thông tin được thu thập từ các quy trình trên, nó sẽ dễ dàng. Phát triển lịch trình là một trong những quy trình phức tạp hơn trong Hướng dẫn PMBOK®.

Có 13 đầu vào (mọi thứ ở trên cộng với rủi ro, phạm vi và các yếu tố liên quan đến bối cảnh dự án). Bản thân lịch trình chỉ là một trong những kết quả đầu ra, nhưng những cái khác thì (theo quan điểm của tôi) ít quan trọng hơn.

Rốt cuộc, bạn đã trải qua tất cả những điều này để có được lịch trình là một tài liệu quan trọng để quản lý hiệu suất dự án của bạn. Lịch trình của bạn không phải là một biểu đồ Gantt. Dưới đây là 5 lựa chọn thay thế cho biểu đồ Gantt để bạn xem xét.

Lịch kiểm soát

Cuối cùng, quy trình Lịch kiểm soát cung cấp cho bạn các công cụ bạn cần để theo dõi và cập nhật lịch biểu dự án của bạn, đảm bảo rằng các thay đổi được quản lý phù hợp và bạn giữ quyền kiểm soát thời gian của dự án. Chuẩn bị lịch trình dự án của bạn và theo dõi nó sau đó là những công việc lớn, nhưng nó đáng để bạn biết rằng bạn có một lịch trình mà bạn có thể tự tin.