10 kỹ thuật quản lý thời gian vượt thời gian

Mọi người đều có 24 giờ giống nhau trong một ngày, nhưng một số người dường như làm việc hiệu quả hơn với thời gian đó so với những người khác. Nếu bạn không cảm thấy năng suất, giải pháp thông thường xuất hiện trong đầu là bạn cần quản lý thời gian tốt hơn. Tuy nhiên, bạn thực sự không thể quản lý thời gian, vì có 24 giờ trong một ngày, 60 phút trong một giờ, 60 giây trong một phút và điều đó không bao giờ thay đổi.

Tuy nhiên, bạn có thể kiểm soát nơi và cách bạn dành thời gian và thực hiện các hành động để giảm hoặc loại bỏ lãng phí thời gian. Trong thực tế, quản lý thời gian thực sự là tất cả về quản lý bản thân.

Sau đây là mười cách vượt thời gian để kiểm soát lịch trình của bạn mỗi ngày để tận dụng tối đa thời gian bạn có sẵn.

1) Thiết lập mục tiêu ưu tiên

Không có mục tiêu, bạn có thể thấy rằng bạn có xu hướng đuổi theo bất cứ điều gì có vẻ khẩn cấp nhất hoặc đang nhìn chằm chằm vào bạn. Thật khó để không bị phân tâm bởi các vật thể sáng bóng. Để ngăn chặn điều này, hãy tìm ra các ưu tiên thực sự của bạn trong cuộc sống và tiến tới chúng bằng cách đặt ra các mục tiêu hàng năm, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày hoặc kết quả mong muốn. Xếp hạng từng thứ trong số này bằng hệ thống sau:

• Tầm quan trọng: (A = cao, B = trung bình, C = thấp)
• Tính cấp thiết: (1 = cao, 2 = trung bình, 3 = thấp)

Luôn luôn làm việc trên các mục tiêu và nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nhất (A1) trước, sau đó chuyển xuống danh sách của bạn.

2) Thực hiện theo quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20 của Nhật Bản, còn được gọi là Nguyên tắc Pareto, nói rằng 80 phần trăm kết quả của bạn đến từ 20 phần trăm hành động của bạn. Đó là một cách để xem thời gian sử dụng của bạn, ưu tiên các nhiệm vụ bạn đã chọn so với các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Bạn có đang tập trung vào 20 phần trăm các hoạt động tạo ra 80 phần trăm kết quả mong muốn của bạn không?

3) Học cách nói không

Khi người khác đưa ra yêu cầu từ bạn, những nhiệm vụ này có thể quan trọng đối với họ, nhưng xung đột với các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Đặc biệt là khi đó là điều bạn muốn làm, nhưng đơn giản là không có thời gian để làm, có thể rất khó để nói không.

Mặc dù nó rất tuyệt khi trở thành người chơi theo nhóm, nhưng điều đó cũng rất quan trọng để biết khi nào và làm thế nào để quyết đoán và cho người đó biết bạn có thể xử lý yêu cầu của họ vào lúc này. Nếu bạn đồng ý nhận nhiệm vụ, hãy thương lượng thời hạn giúp họ đạt được mục tiêu mà không phải hy sinh chính bạn.

4) Khắc phục sự chần chừ bằng cách sử dụng Hệ thống 4D 4D

• Xóa đi: Hậu quả của việc không thực hiện nhiệm vụ là gì? Hãy xem xét quy tắc 80/20; có lẽ nó không cần phải được thực hiện ngay từ đầu.
• Đại biểu: Nếu nhiệm vụ là quan trọng, hãy tự hỏi liệu nó có thực sự là thứ gì đó mà bạn chịu trách nhiệm thực hiện ngay từ đầu không. Nhiệm vụ có thể được giao cho người khác? Xem 10 điều mà người quản lý không bao giờ nên ủy thác.
• Làm ngay bây giờ: Trì hoãn một nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện chỉ tạo ra cảm giác lo lắng và căng thẳng. Làm điều đó càng sớm trong ngày càng tốt.

• Hoãn lại: Nếu nhiệm vụ là một nhiệm vụ có thể được hoàn thành nhanh chóng và không phải là một mục ưu tiên cao, chỉ cần trì hoãn nó.

5) Ăn ếch

Từ cuốn sách của Brian Tracey, Ăn ếch đó, "Nếu việc đầu tiên bạn làm mỗi sáng là ăn một con ếch sống, bạn có thể trải qua một ngày với sự hài lòng khi biết rằng đó có lẽ là điều tồi tệ nhất sẽ xảy ra với bạn suốt cả ngày."

Những con ếch của bạn mỗi ngày là những nhiệm vụ sẽ có tác động lớn nhất trong việc đạt được mục tiêu của bạn và những nhiệm vụ mà bạn có khả năng trì hoãn bắt đầu.

6) Giảm số lượng các cuộc họp

Cuộc họp diễn ra kém là lãng phí thời gian, nhân với số lượng người trong cuộc họp. Xem cách làm thế nào để dẫn dắt một cuộc họp nhóm.

7) The Glass Jar: Đá, Sỏi, Cát và Nước

Phân loại nhiệm vụ của bạn theo cách này, sau đó giải quyết các khối đá đá trước. Nếu bạn tiếp tục giải quyết những thứ nhỏ nhặt (cát, sỏi và nước), và không phải là vật phẩm chiến lược quan trọng, thì những tảng đá của bạn sẽ nhanh chóng lấp đầy không còn chỗ cho nhiều đá.

8) Loại bỏ các Wasters thời gian điện tử

Mọi người đều có những phiền nhiễu nhất định làm gián đoạn họ và dành thời gian ra khỏi công việc của họ. Facebook của bạn phải không? Twitter? Kiểm tra email? Nhắn tin liên tục với bạn bè và gia đình? Dừng kiểm tra chúng thường xuyên bằng cách gộp các loại nhiệm vụ. Đặt thời gian, sau đó kiểm tra và xử lý tất cả chúng cùng một lúc. Dành cho mình 30 phút và sau đó nhận lại nhiệm vụ. Batch chúng và nghỉ ngơi một hoặc hai lần mỗi ngày để trả lời.

9) Nhận tổ chức

Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn và làm việc hiệu quả mỗi ngày, bạn phải tạo ra môi trường phù hợp. Loại bỏ sự lộn xộn vô dụng, thiết lập một hệ thống lưu trữ hiệu quả, có một vị trí gần đó cho tất cả các mục công việc bạn cần thường xuyên và sử dụng các công cụ quản lý quy trình công việc để giúp bạn tạo ra một môi trường hiệu quả.

10) Chăm sóc sức khỏe của bạn

Một đêm ngon giấc, ăn uống lành mạnh và tập thể dục sẽ cung cấp cho bạn năng lượng, sự tập trung và sức chịu đựng cần thiết để tận dụng tối đa ngày của bạn. Có vẻ như công việc quan trọng hơn và bạn luôn có thể bắt kịp giấc ngủ, thức ăn và tập thể dục sau này. Tuy nhiên, nếu bạn mất sức khỏe, bạn không thể làm việc hoặc làm bất cứ điều gì khác cho vấn đề đó, vì vậy đừng bỏ qua việc chăm sóc bản thân.