Làm thế nào để có một cuộc trò chuyện khó khăn với một nhân viên

Nếu bạn quản lý con người, làm việc trong ngành Nhân sự hoặc quan tâm đến bạn bè tại nơi làm việc, rất có thể một ngày nào đó bạn sẽ cần phải tổ chức một cuộc trò chuyện khó khăn. Cuộc trò chuyện khó khăn trở nên cần thiết vì nhiều lý do. Chúng không bao giờ dễ thực hiện và bạn có nguy cơ gây bất hòa ở nơi làm việc khi bạn chuốt đối tượng với nhân viên.

Tại sao bạn có thể cần phải giữ một ví dụ về cuộc trò chuyện khó khăn

Mọi người ăn mặc không phù hợp và không phù hợp với công việc. Vệ sinh cá nhân đôi khi không được chấp nhận. Hành vi tán tỉnh có thể dẫn đến một vấn đề quấy rối tình dục. Một bàn làm việc lộn xộn không phải là dấu hiệu của một tâm trí có tổ chức.

Lon pop chưa hoàn thành trong kiệt tác xếp chồng lên nhau làm kiến. Thực phẩm được lưu trữ không đúng cách trong khu vực làm việc sẽ thu hút chuột và việc nhỏ giọt của chúng cực kỳ khó chịu với người ngồi ở bàn kế bên.

Ngôn ngữ thô tục là không chuyên nghiệp. Tiết lộ sự phân tách thuộc về một câu lạc bộ, một bữa tiệc hoặc trên bãi biển. Để bát đĩa bẩn cho người khác rửa là thô lỗ và không chuyên nghiệp.

Bạn đã gặp phải bất kỳ ví dụ nào về những hành vi bảo đảm một cuộc trò chuyện khó khăn chưa? Chúng chỉ là mẫu của các loại hành vi kêu lên phản hồi có trách nhiệm. Cho dù thủ phạm là đồng nghiệp, nhân viên báo cáo hay thậm chí là sếp của bạn, bạn nợ họ vì sự hài hòa và thanh thản nơi làm việc, và sự sạch sẽ và giữ gìn sức khỏe nơi làm việc để tổ chức một cuộc trò chuyện khó khăn.

Những bước này sẽ giúp bạn tổ chức các cuộc hội thoại khó khăn khi mọi người cần phản hồi thẳng thắn, rõ ràng, chuyên nghiệp.

Các bước để cung cấp phản hồi trong một cuộc hội thoại khó khăn

• Tìm kiếm sự cho phép để cung cấp thông tin phản hồi. Ngay cả khi bạn là sếp của nhân viên, hãy bắt đầu bằng cách nói rằng bạn có một số phản hồi bạn muốn chia sẻ. Hỏi xem đây là thời điểm tốt hay nhân viên muốn chọn thời gian và địa điểm khác. (Trong lý do, tất nhiên.)

  Cung cấp cho nhân viên một số quyền kiểm soát về cách thức và thời điểm nhận được phản hồi có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong khả năng tiếp thu của họ đối với phản hồi khó khăn.

• Sử dụng một mục mềm để bắt đầu cuộc trò chuyện khó khăn của bạn. Đừng lao thẳng vào phản hồi. Hãy cho người đó cơ hội để nhận được phản hồi có khả năng gây lúng túng. Nói với nhân viên rằng bạn cần cung cấp thông tin phản hồi khó chia sẻ. Nếu bạn không thoải mái với vai trò của mình trong cuộc trò chuyện, bạn cũng có thể nói như vậy. Hầu hết mọi người đều không thoải mái khi cung cấp phản hồi về trang phục hoặc thói quen cá nhân của một cá nhân, khi người nhận phản hồi. Điều này là bình thường và con người. Không ai muốn làm người khác buồn hay cảm thấy tồi tệ. Nhưng, bạn nợ cả bản thân và người khác cơ hội để điều chỉnh hành vi có thể ảnh hưởng đến cơ hội thành công trong công việc.

• Đừng từ bỏ cám dỗ để khuếch đại phản hồi bằng cách đưa ra từ nhiều người, hoặc xin lỗi trách nhiệm của bạn đối với phản hồi, bằng cách nói rằng một số đồng nghiệp đã phàn nàn.Thông thường, bạn ở trong vai trò phản hồi vì các nhân viên khác đã phàn nàn với bạn về thói quen, hành vi hoặc cách ăn mặc của nhân viên nhận phản hồi khó khăn. Đừng từ bỏ cám dỗ để khuếch đại phản hồi bằng cách đưa ra từ nhiều người, hoặc xin lỗi trách nhiệm của bạn đối với phản hồi, bằng cách nói rằng một số đồng nghiệp đã phàn nàn. Điều này làm tăng sự bối rối mà người đó sẽ trải qua và gây hại cho sự phục hồi của người đang nhận được phản hồi.

• Phản hồi tốt nhất là đơn giản và đơn giản. Đừng đánh quanh bụi rậm. Nói: "Tôi đang nói chuyện với bạn vì đây là vấn đề mà bạn cần giải quyết để thành công trong tổ chức này."
• Nói cho người đó biết tác động của việc thay đổi hành vi của người đó sẽ có từ một quan điểm tích cực. Nói với nhân viên cách chọn không làm gì sẽ ảnh hưởng đến sự nghiệp và công việc của họ.
• Đạt được thỏa thuận về những gì cá nhân sẽ làm để thay đổi hành vi của họ. Đặt một ngày đáo hạn vào ngày mai, trong một số trường hợp. Đặt khung thời gian để xem xét tiến trình trong các trường hợp khác. Hãy chắc chắn rằng bạn và người mà bạn đang tổ chức cuộc trò chuyện khó khăn có một thỏa thuận.

• Theo dõi ngay sau khi cung cấp thông tin phản hồi để kiểm tra tiến độ của nhân viên và thường xuyên sau đó nếu không có gì thay đổi hoặc nếu việc khỏa thân bổ sung có vẻ cần thiết. Thực tế là vấn đề tồn tại có nghĩa là trượt ngược là có thể; nhân viên cũng có thể cần làm rõ thêm thông tin phản hồi để hiểu đầy đủ.

  Sau đó, phản hồi nhiều hơn và có thể, hành động kỷ luật là bước tiếp theo có thể nếu nhân viên không phản ứng tích cực với cuộc trò chuyện khó khăn.

Bạn có thể trở nên hiệu quả trong việc tổ chức các cuộc trò chuyện khó khăn. Thực hành và các bước này sẽ giúp xây dựng mức độ thoải mái của bạn để tổ chức các cuộc hội thoại khó khăn. Rốt cuộc, một cuộc trò chuyện khó khăn có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại cho một nhân viên có giá trị. Đủ quan tâm để tổ chức cuộc trò chuyện khó khăn.