Lập kế hoạch cho cuộc trò chuyện nơi làm việc khó khăn

Mỗi nhà lãnh đạo và quản lý ở mọi cấp đều có một bí mật nhỏ dơ bẩn mà họ chủ động che giấu.

Đúng vậy, sự thật chưa được tiết lộ là tất cả họ đều chủ động tránh tiến hành một cuộc trò chuyện khó khăn. Điều này có thể bao gồm bạn. Chúng tôi đã học được một cách khó khăn mà không ai chiến thắng khi nhà lãnh đạo trì hoãn đối mặt với một chủ đề khó khăn.

Cho dù bạn là giám sát viên tuyến đầu đã nhận được khiếu nại (rằng bạn đã xác thực) rằng Bob có thể muốn thay đổi hoặc sử dụng chất khử mùi, hoặc, bạn là CEO đang trì hoãn đối mặt với thực tế rằng việc thuê ngôi sao của cô ấy đang bùng phát, có một cuộc trò chuyện khó khăn thuê không gian trong tâm trí của bạn ở đâu đó. Đó là thời gian để giải phóng không gian đó và giảm bớt lo lắng trước cuộc trò chuyện của bạn với một số chuẩn bị thích hợp.

Mẹo để lập kế hoạch cho một cuộc trò chuyện khó khăn năng suất

Bắt đầu kế hoạch của bạn bằng cách tập trung vào lợi ích của việc thực hiện cuộc hội thoại quá hạn này

Trong tình huống nghiêm trọng nhất, sức khỏe của đội ngũ, công ty và thậm chí danh tiếng của bạn đang bị ảnh hưởng xấu bởi những nỗ lực đình trệ của bạn. Bằng cách đối mặt và tiến hành cuộc trò chuyện, bạn sẽ loại bỏ một cách hiệu quả một trở ngại, giải quyết vấn đề tồn tại lâu dài và / hoặc cho phép ai đó hoặc một nhóm nào đó tăng cường theo đuổi thành công. Và vâng, bạn sẽ giải phóng không gian mà sự kiện tương lai gây lo lắng này đã được thuê trong tâm trí của bạn.

Đánh giá tình hình và phương hướng mong muốn cho cuộc thảo luận

Hãy tự hỏi: loại tình huống nào chúng ta đang giải quyết ở đây? Suy nghĩ về tình huống và tập trung vào việc xác định cách tiếp cận hoặc kết quả có khả năng nhất. Nó hữu ích cho một số nhà quản lý để phân loại tình huống trước khi tiến hành thảo luận. Mặc dù có một phân loại phổ quát, nhưng khuôn khổ của huấn luyện viên, đào tạo, tư vấn hoặc trao quyền là một điểm khởi đầu hữu ích.

Một số tình huống đáng khen, nơi bạn khuyến khích, đưa ra phản hồi và thách thức cá nhân điều chỉnh hoặc thích nghi thông qua thực hành.

Các tình huống khác là các ví dụ rõ ràng về vấn đề kỹ năng là vấn đề. Trong trường hợp này, đào tạo là một cách tiếp cận khả thi theo sau là quan sát và huấn luyện.

Trong một số tình huống, điều chỉnh hành vi là điều cần thiết cho sự an toàn, hiệu suất chấp nhận được hoặc năng suất rộng hơn. Nhân viên trễ kinh niên gây nguy hiểm cho hiệu suất nhóm. Các nhân viên caustic gây nguy hiểm cho sức khỏe của đội. Những tình huống này phải được hoàn thành với ý nghĩa. Tôi tham khảo những câu nói uyển chuyển này như những cuộc trò chuyện tư vấn của người Hồi giáo.

Trong tình huống một cá nhân thể hiện năng lực hoặc làm chủ tình huống, yêu cầu trao quyền cho họ làm nhiều hơn. Trong khi một tình huống tích cực, nhiều cá nhân cảm thấy thoải mái, và bạn sẽ được thử thách hướng dẫn họ vào những lĩnh vực và thách thức mới.

Tập trung vào việc xác định vấn đề hành vi cốt lõi

Mục đích của một cuộc thảo luận hoặc thảo luận huấn luyện là để hỗ trợ thay đổi hành vi hoặc tăng cường. Thái độ không phải là một hành vi. Hành vi cốt lõi mà bạn và những người khác đã quan sát thấy đang ảnh hưởng đến hiệu suất là gì? Hãy cụ thể.

Liên kết hành vi với doanh nghiệp, không phải người. Chống lại cáo trạng người trễ kinh niên là lười biếng hoặc vô trách nhiệm. Tập trung vào sự chậm trễ tác động có khả năng của nhóm hoặc chức năng hoặc cá nhân để hoàn thành công việc của mình thành công. Tương tự, việc thuê ngôi sao CEO CEO có thể thiếu quyết đoán đối với các vấn đề tài năng hoặc chiến lược quan trọng. Tập trung vào tác động của việc thiếu một quyết định kịp thời có hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ:

John, bạn đã bị trễ ca 3 lần trong hai tuần. Khi bạn đến trễ, các thành viên trong nhóm của bạn phải bao quát khu vực của bạn và của họ cùng một lúc. Nó gây thêm căng thẳng cho nhóm, làm tăng sai lầm và gây nguy hiểm cho chất lượng dịch vụ của chúng tôi đối với khách hàng.

Cheryl, bạn đã nán lại hai quyết định quan trọng trong tháng qua. Việc thiếu các quyết định về các vấn đề này đang đẩy ra thời gian biểu của chúng tôi. Như bạn đã biết, chúng tôi đã chơi đuổi kịp các đối thủ trong các lĩnh vực này và sự chậm trễ từ phía chúng tôi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hàng đầu và cuối cùng của chúng tôi trong năm tới.

Lập kế hoạch và thực hành câu mở đầu của bạn

Trong hàng chục hội thảo giúp các cá nhân học cách điều hướng các cuộc thảo luận khó khăn thành công, hoạt động chế tạo và thực hành câu mở đầu luôn được xác định là bước quan trọng nhất trong một quy trình thành công. Dành thời gian để viết ra các vấn đề và hành vi và hình thức và khung và sau đó thực hành câu mở đầu của bạn. Có một mức độ tương quan cao giữa việc đóng đinh người mở cuộc trò chuyện của bạn và tiến hành một cuộc trò chuyện hiệu quả, mang tính xây dựng.

Lập kế hoạch và thực hành câu mở đầu của bạn cho đến khi nó được thoải mái.

Lập kế hoạch cho điểm đến cuối cùng của cuộc hội thoại ban đầu này

Bạn đã đánh giá tình hình (huấn luyện, đào tạo, tư vấn, trao quyền). Mục tiêu của bạn là đạt được thỏa thuận (lý tưởng) hoặc tuân thủ (trong hoàn cảnh tư vấn) để hỗ trợ củng cố hoặc thay đổi hành vi. Trong khi tiến hành thảo luận là cả nghệ thuật và khoa học và là một chủ đề cho một bài tiếp theo, bạn nên lập kế hoạch về cách bạn sẽ giới thiệu các bước tiếp theo mong muốn. Trong một số trường hợp, nó sẽ là một hộp thoại và trong các trường hợp khác là một nhiệm vụ.

Biết nơi bạn muốn cuộc trò chuyện kết thúc trước khi bạn bắt đầu cuộc trò chuyện.

Lập kế hoạch cho một thời gian hợp lý và hợp lý

Biết và sẵn sàng để nói rõ liệu một sự thay đổi hành vi được yêu cầu ngay lập tức hay, liệu nó có được quan sát theo thời gian và thông qua huấn luyện và phản hồi thường xuyên. Cuộc trò chuyện không phải là kết thúc của quá trình và những người nắm vững các cuộc hội thoại khó khăn có một ý tưởng rõ ràng về một chân trời thời gian cho những thay đổi phù hợp sẽ diễn ra.

Điểm mấu chốt cho bây giờ

Các nhà lãnh đạo hiệu quả và các nhà quản lý tuyệt vời hiểu tầm quan trọng và cấp bách của các cuộc hội thoại khó khăn. Và trong khi xu hướng của chúng ta có thể bị đình trệ hoặc tránh hoàn toàn chúng, cách tiếp cận này gây bất lợi cho mọi người liên quan. Bước đầu tiên trong việc xử lý các cuộc hội thoại khó khăn quá hạn của bạn là tốt nhất dành cho một phiên lập kế hoạch. Đo hai lần cắt một lần. Và vâng, tất cả chúng ta đều biết rằng lập kế hoạch trước ngăn chặn hiệu suất đặc biệt kém.