Làm thế nào để xử lý bệnh tật để lại lạm dụng tại nơi làm việc

Bạn có thấy rằng nhân viên của bạn đang thiếu hành động thường xuyên hơn trong mùa hè và trong các kỳ nghỉ lễ không? Các nghiên cứu cho thấy bạn đúng. Sự vắng mặt của công nhân không theo quy định đang gia tăng và theo các cuộc điều tra khác nhau, các cơ quan chính phủ có số lần vắng mặt lớn nhất.

Theo "Nguyên nhân và chi phí vắng mặt tại nơi làm việc", một ấn phẩm của công ty giải pháp lực lượng lao động Circadian, sự vắng mặt đột xuất có chi phí khoảng 3.600 đô la mỗi năm cho mỗi công nhân làm việc theo giờ và 2.650 đô la mỗi năm cho nhân viên làm công ăn lương. Các chi phí có thể được quy cho nhiều yếu tố mà một số yếu tố mà bạn có thể giải quyết được và một số yếu tố mà bạn không thể làm được.

"Chỉ số sức khỏe của Gallup-Healthways đã khảo sát 94.000 công nhân trên 14 ngành nghề chính ở Mỹ Trong số 77 phần trăm công nhân phù hợp với định nghĩa của cuộc điều tra về tình trạng sức khỏe mãn tính (hen suyễn, ung thư, trầm cảm, tiểu đường, đau tim, máu cao áp lực, cholesterol cao hoặc béo phì), tổng chi phí hàng năm liên quan đến năng suất bị mất là 84 tỷ USD."

Chi phí này không bao gồm các chi phí gián tiếp như trả lương ngoài giờ cho các nhân viên khác, thuê temps, thời hạn bỏ lỡ, doanh số bị mất, tinh thần chìm và năng suất thấp hơn. Chi phí gián tiếp có thể cộng thêm tối đa 25 phần trăm vào chi phí trực tiếp, theo "Tin tức lợi ích nhân viên" và "Tin tức nhân sự".

Trong một cuộc khảo sát của mười một tổ chức viễn thông có trụ sở tại Hoa Kỳ, 72 cent mỗi đô la chi phí liên quan đến sự vắng mặt của nhân viên bắt nguồn từ năng suất bị mất, thay vì chi phí cứng, như chăm sóc sức khỏe và trợ cấp tàn tật ("Bảo hiểm kinh doanh" tháng 7 năm 2000).

Nghỉ ốm là một lợi ích thiết yếu cho nhân viên ngay cả khi nó không được sử dụng

Nghỉ ốm là một lợi ích cần thiết cho tất cả nhân viên. Nếu một người sử dụng lao động không cho phép nghỉ ốm, họ sẽ đẩy nhanh các vấn đề về sức khỏe và lây lan bệnh tật, do đó làm giảm năng suất và tinh thần. Ngay cả khi người sử dụng lao động nghỉ ốm, nhân viên thường xuyên bị ốm. Hành động này được gọi là chủ nghĩa hiện tại, có thể kết quả khi nhân viên làm việc trong một tổ chức nơi các nhà lãnh đạo cấp cao và văn hóa không hỗ trợ dành thời gian nghỉ ngơi khi bị ốm.

Mặc dù áp lực tham dự hoàn hảo để cải thiện hiệu quả và dịch vụ khách hàng, nhân viên cần các chương trình nghỉ ốm công bằng để bảo mật và hiệu suất cao nói chung. Tuy nhiên, một số tổ chức bị lạm dụng nghỉ ốm, và lạm dụng nghỉ ốm chuyển thành đô la bị mất.

Một mô hình của bệnh tật để lại lạm dụng

Một mô hình lạm dụng liên quan đến nghỉ ốm thường đề cập đến những nhân viên, trong một khoảng thời gian, đã vi phạm chính sách tham dự của tổ chức trong nhiều lần. Để tự tin kỷ luật nhân viên có vấn đề về việc tham dự, các chuyên gia pháp lý cho rằng đặt cược tốt nhất là có chính sách bằng văn bản rõ ràng quy định các tiêu chuẩn của tổ chức và yêu cầu của nhân viên.

Hãy chắc chắn để xác định rằng kỷ luật, bao gồm cả chấm dứt, có thể do lạm dụng và lạm dụng nghỉ ốm lặp đi lặp lại. Giữ chính sách linh hoạt, vì hầu như không thể liệt kê mọi hành vi phạm tội tiềm năng. Bạn cũng muốn duy trì sự linh hoạt để xử lý các tình huống của nhân viên nếu cần.

Ví dụ về vi phạm chính sách tham dự bao gồm:

• Số lần vắng mặt, số lần đến muộn và số lần khởi hành sớm, tất cả đều vượt quá sự phân bổ chính sách tham dự;
• Không được phép đi sớm hoặc đến muộn;
• Không thông báo trước về sự vắng mặt khi có thể;
• Không báo cáo sự vắng mặt đúng cách; và
• Không nộp chứng nhận y tế theo yêu cầu.

Xác định nếu và tại sao nhân viên khai thác chính sách nghỉ phép là quan trọng. Giống như một nhà tuyển dụng phân tích doanh thu, tổ chức cũng nên xem xét xu hướng lạm dụng nghỉ ốm. Là sử dụng nghỉ phép cao hơn trong một bộ phận hoặc dưới một giám sát viên cụ thể?

Là thực tiễn nơi làm việc hoặc chính sách ảnh hưởng đến sự vắng mặt? Trẻ em bệnh tật có dẫn đến thời gian nghỉ của nhân viên không? Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề lạm dụng nghỉ ốm giúp giải quyết các vấn đề cốt lõi.

Các phương pháp theo dõi lạm dụng nghỉ ốm khác nhau tùy theo từng tổ chức, nhưng có một số hướng dẫn chung mà tất cả các nhà tuyển dụng có thể tuân theo. Dưới đây là một số lời khuyên về cách quản lý các trường hợp lạm dụng nghỉ ốm.

• Nhận ra vấn đề lạm dụng nghỉ ốm và can thiệp sớm trước khi nó leo thang. Các nhà quản lý cần thực thi các chính sách nghỉ ốm và có hành động thích hợp.
• Tìm hiểu tại sao nhân viên lạm dụng nghỉ phép. Nói chuyện với các nhân viên đang lạm dụng nghỉ phép và xem liệu hành vi của họ bắt nguồn từ một vấn đề cá nhân. Nếu bạn thấy như vậy, hãy khuyên bạn nên tư vấn hoặc giới thiệu họ đến chương trình hỗ trợ nhân viên của tổ chức bạn.
• Học cách nói "không." Bạn không nên để cho nhân viên thoát khỏi việc lạm dụng các chính sách nghỉ phép. Khi bạn nghe thấy một yêu cầu vô lý để lạm dụng nghỉ phép, hãy nói "không."

• Sử dụng các thủ tục, quy định, thực hành và kiến ​​thức để quản lý lợi ích cũng như nhân viên. Người giám sát và quản lý phải làm việc với nhân viên. Công việc chính của họ là đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết về các chính sách nghỉ ốm và cách sử dụng chúng.
• Tài liệu mọi thứ.

Khuyến khích sử dụng hợp lý nghỉ ốm khi nhân viên bị ốm

Bạn không cần phải đối phó với lạm dụng nghỉ ốm, bạn cũng có thể khuyến khích sử dụng nghỉ phép thích hợp.

Để khuyến khích nhân viên sử dụng các chương trình nghỉ ốm đúng cách, nhiều tổ chức sử dụng các ưu đãi tiền mặt hoặc các lợi ích khác. Sau đây là số liệu thống kê khuyến khích từ Khảo sát kiểm kê chương trình nhân sự của Trung tâm nhân sự, được phát triển bởi Hiệp hội quản lý nhân sự quốc tế. Trong số 428 Thành viên Cơ quan IPMA đã trả lời, cuộc khảo sát cho thấy như sau:

• 58 phần trăm tiền nghỉ ốm khi nghỉ hưu;
• 45 phần trăm cung cấp tiền mặt / thanh toán cho nghỉ ốm không sử dụng;
• 33 phần trăm đề nghị chia sẻ nghỉ ốm / rời ngân hàng;
• 11 phần trăm chuyển đổi nghỉ ốm sang thời gian nghỉ phép;
• Chín phần trăm chuyển đổi nghỉ ốm sang bảo hiểm khi nghỉ hưu;
• Ba phần trăm chuyển đổi nghỉ ốm sang bảo hiểm khuyết tật; và
• Hai phần trăm chuyển đổi nghỉ ốm sang chi phí chăm sóc sức khỏe.

Có những chương trình có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề lạm dụng nghỉ ốm. Ví dụ, Trung tâm nhân sự IPMA, đã phát triển hai gói cung cấp các đề xuất quan trọng trong việc giúp hạn chế lạm dụng nghỉ ốm và cung cấp các mẹo chung về việc tạo chính sách âm thanh. Các gói chính sách và ý tưởng về các chương trình tiền thưởng tham dự, các ưu đãi nghỉ ốm và công nhận hàng năm cho việc sử dụng nghỉ ốm tối thiểu.

Gói thứ hai "Chính sách giảm thời gian trả phí" của Wap cung cấp các chính sách mẫu và mẹo về phát triển chương trình PTO. Các gói nghỉ phép toàn diện này kết hợp nghỉ ốm, thời gian cá nhân và nghỉ phép thành một "đơn vị". Đối với người sử dụng lao động, điều này có thể có nghĩa là bớt sợ lạm dụng nghỉ ốm và đối với người lao động, điều này thường có nghĩa là linh hoạt và kiểm soát hơn.

Nhiều tổ chức đã thực hiện các chương trình và chính sách khuyến khích nghỉ ốm để ngăn chặn sự vắng mặt và thưởng cho những nhân viên duy trì hồ sơ tham dự xuất sắc. Ví dụ, Hạt Broward, Florida cung cấp "Ngày Thưởng", trong đó nhân viên đủ điều kiện kiếm được một ngày nghỉ cho bất kỳ thời gian bị bệnh nào không được sử dụng trong vòng sáu tháng.

Thiết lập các chương trình khuyến khích nghỉ ốm

Hạt Calvert, Maryland cung cấp một phần thưởng khuyến khích, tương đương với một ngày lương trả cho bất kỳ nhân viên toàn thời gian đủ điều kiện nào được tuyển dụng vào ngày làm việc đầu tiên trong một năm lương và sử dụng hai ngày nghỉ phép hoặc ít hơn trong một năm lương. Lưu ý thận trọng: người sử dụng lao động xem xét việc thiết lập chương trình ưu đãi nghỉ ốm phải đảm bảo rằng chương trình không vi phạm Đạo luật nghỉ phép gia đình và y tế.

Các nhà phê bình về các chương trình khuyến khích nghỉ ốm cho thấy rằng các khuyến khích cố gắng mua chuộc nhân viên để hành động theo những cách nhất định, thay vì khiến họ muốn thể hiện các hành vi một cách tự nguyện. Một phản đối phổ biến khác là các chương trình như vậy gián tiếp trừng phạt những nhân viên phải nghỉ việc một cách hợp pháp.

Cha mẹ của trẻ nhỏ có thể phẫn nộ với sự thiên vị nhận thức được ban cho những đồng nghiệp không có con của họ, những người không muốn nghỉ ốm để chăm sóc những đứa trẻ bị bệnh.

Một số nhà phê bình cũng khẳng định rằng các khuyến khích tham dự gửi thông điệp sai về nghỉ ốm, điều này ngày càng trở nên quan trọng trong môi trường làm việc căng thẳng cao hiện nay. Nếu việc sử dụng nghỉ ốm được thực hiện để trông giống như hành vi sai trái, người sử dụng lao động có nguy cơ khuyến khích nhân viên làm việc quá sức đến mức bị bệnh thật.

Nhân viên sử dụng nghỉ ốm hợp pháp có thể cảm thấy áp lực phải báo cáo công việc ngay cả khi họ bị bệnh nặng, điều này có thể dẫn đến thiệt hại đáng kể về sức khỏe và tăng chi phí chăm sóc sức khỏe.

Cách tốt nhất để tạo ra một chương trình khuyến khích là, trước tiên, kiểm tra các chính sách hiện tại và phong cách quản lý, sau đó cố gắng phát triển ý tưởng để ngăn chặn và cấm lạm dụng. Ví dụ, một số nhà tuyển dụng đã phát hiện ra, khi đánh giá nội bộ, rằng nhân viên càng có ít người giám sát thì càng ít có khả năng họ sẽ lạm dụng nghỉ ốm.

Bằng cách điều tra và chú ý đến các hành vi của nhân viên và quản lý, các tổ chức có cơ hội phát triển chương trình khuyến khích nghỉ phép thành công cao hơn.