Câu hỏi phỏng vấn thường gặp của nhân viên tiếp tân và câu trả lời hay nhất

Tại nhiều tổ chức, lễ tân là bộ mặt của công ty. Mỗi khách hàng mới, người xin việc, nhân viên hoặc nhà cung cấp bên thứ ba sẽ đi qua hoặc đăng ký với nhân viên tiếp tân, vì vậy các nhà tuyển dụng rất muốn tìm một người có trách nhiệm, thân thiện và bình tĩnh.

10 câu hỏi điển hình được hỏi trong một cuộc phỏng vấn tiếp tân

Ở đây bạn sẽ tìm thấy những câu hỏi thường gặp cho nhân viên tiếp tân, câu trả lời mẫu và lời khuyên cho những gì cần nói trong cuộc phỏng vấn của bạn.

1:53

Xem ngay: Cách trả lời 4 câu hỏi phỏng vấn tiếp tân thường gặp

1. Bạn làm gì để theo kịp môi trường làm việc nhịp độ nhanh?

Những gì họ muốn biết: Người phỏng vấn của bạn muốn chắc chắn rằng bạn có thể theo kịp. Làm thế nào bạn làm điều đó có thể không liên quan, nhưng bạn nên có sẵn một câu trả lời rõ ràng và tự tin.

Điều số một tôi làm là giữ bình tĩnh, vì thái độ điên cuồng, căng thẳng không hữu ích và cũng không phải là một cái nhìn tốt trước bất kỳ nhân viên hoặc khách hàng nào. Tôi cố gắng phân chia các nhiệm vụ, để tôi luôn làm việc với nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên. Thông thường, đó là bất cứ điều gì liên quan đến một trong những khách hàng của công ty. Đồng thời, tôi giữ một danh sách đang chạy mọi thứ tôi cần làm, để tôi không bỏ bê bất kỳ trách nhiệm quan trọng nào.

2. Làm thế nào để bạn giữ lịch trình hàng ngày của bạn được tổ chức?

Những gì họ muốn biết: Làm thế nào bạn tổ chức ngày của bạn không thực sự là vấn đề. Vấn đề là chứng minh rằng bạn có tổ chức tốt và sẽ hoàn thành mọi nhiệm vụ của mình một cách có thẩm quyền và kịp thời.

Tôi bắt đầu mỗi ngày bằng cách lập danh sách mọi thứ tôi cần phải hoàn thành. Tôi kiểm tra lịch của mình cho bất kỳ cuộc họp hoặc cuộc hẹn nào, vì vậy tôi có thể biết về chúng và nhận bảo hiểm trên quầy lễ tân nếu cần thiết. Trong công việc của tôi, giao tiếp là chìa khóa, vì vậy tôi liên tục trả lời điện thoại và kiểm tra email của mình để biết các yêu cầu mới, sau đó cập nhật danh sách việc cần làm với các nhiệm vụ tiếp theo phù hợp.

3. Nhân viên tiếp tân đóng vai trò gì trong khách hàng Ấn tượng đầu tiên của một tổ chức?

Những gì họ muốn biết: Người phỏng vấn của bạn cần chắc chắn rằng bạn hiểu vị trí bạn đang ứng tuyển, nhưng câu hỏi này cũng có thể mang tính văn hóa, chạm đến triết lý làm việc của bạn.

Một nhân viên tiếp tân có thể tạo ấn tượng lớn về việc tích cực hoặc tiêu cực đối với khách hàng. Vì tôi là một trong những người đầu tiên khách hàng nhìn thấy, một sự tương tác bực bội hoặc kém có thể thực sự gây ra ý kiến ​​của họ về công ty hoặc kinh nghiệm tổng thể mà họ có. Đối với tôi, nó tương tự như khi chủ nhà chào đón bạn tại một nhà hàng. Nếu họ có vẻ điên cuồng hoặc hành động thô lỗ, thì có thể cảm thấy sau đó giống như thức ăn của bạn không ngon như vậy. Đó là lý do tại sao tôi luôn đảm bảo chào mọi người bằng một nụ cười trên khuôn mặt và đảm bảo tất cả khách hàng cảm thấy như họ đã thu hút được sự chú ý của tôi.

4. Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải đối phó với một khách hàng hay một vị khách tức giận, qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Bạn đã xử lí tình huống đó như thế nào?

Những gì họ muốn biết: Đây là một trong một số câu hỏi bạn có thể được hỏi liên quan đến cách bạn xử lý các điều kiện căng thẳng và khó khăn. Bạn cũng có thể được hỏi về cách bạn phản ứng với hoạt động tội phạm hoặc phi đạo đức. Hãy trung thực. Don lồng phóng đại và cũng đừng bán mình quá ngắn.

Là một nhân viên tiếp tân văn phòng của bác sĩ, tôi thường xử lý các bệnh nhân thất vọng trên điện thoại. Một lần, một người phụ nữ rất tức giận, bộ phận thanh toán đã không gọi lại cho cô ấy cùng ngày, cô ấy bắt đầu la hét với tôi qua điện thoại. Thật là khó chịu! Những gì tôi cố gắng làm trong những tình huống này là suy nghĩ về việc người đó phải cảm thấy căng thẳng như thế nào khi hành xử theo cách này. Sau một phút cô ấy hét lên, tôi nói, "Bạn phải thực sự thất vọng. Bạn có thể cho tôi biết thêm về những gì đang xảy ra?" Điều đó giúp làm chậm cuộc trò chuyện và giảm âm lượng của cô. Cô ấy giải thích toàn bộ tình huống, và tôi trấn an cô ấy rằng người thanh toán của chúng tôi sẽ ra ngoài trong ngày và sẽ liên lạc với nhau. Tôi cũng nói với cô ấy rằng tôi sẽ đặt một ghi chú trên bàn của người thanh toán, yêu cầu cô ấy gọi lại cho người phụ nữ đó là nhiệm vụ đầu tiên của cô ấy. Đến cuối cuộc gọi, cô đã bình tĩnh hơn rất nhiều, và xin lỗi vì những lời cay nghiệt trước đó.

5. Bạn có sẵn sàng làm thêm giờ không?

Những gì họ muốn biết: Nếu bạn không sẵn sàng làm thêm giờ, hãy nói như vậy. Nếu bạn sẵn sàng làm thêm giờ nhưng chỉ trong một số giới hạn nhất định, hãy nói điều đó. Vâng, có những công ty không làm việc ngoài giờ sẽ khiến bạn mất việc. Nhưng đưa ra một cam kết mà bạn không thể giữ, hoặc đặt mình vào vị trí mà bạn phải hy sinh phúc lợi của bạn hoặc của gia đình cho công việc của bạn, không phải là một lựa chọn chấp nhận được. Bạn cần một công việc phù hợp với sự sẵn có của bạn.

Tôi cảm thấy thoải mái khi làm thêm giờ một vài lần một tháng, miễn là tôi có thông báo trước một ngày. Có một cái đầu giúp tôi dễ dàng sắp xếp lại các kế hoạch của mình. Trong một tình huống khó khăn, tôi rất có thể cũng làm thêm giờ trong ngày, nhưng tôi thực sự muốn có thông báo trước một ngày.

6. Có bao nhiêu nhân viên làm việc trong văn phòng cuối cùng của bạn?

Những gì họ muốn biết: Người phỏng vấn muốn biết bạn đã làm việc trong loại môi trường nào, so sánh với công ty bạn đang phỏng vấn và liệu bạn có cảm thấy thoải mái khi làm việc ở những nơi làm việc nhỏ và / hoặc lớn.

Trong văn phòng cuối cùng của tôi, có năm nhân viên. Nó đủ nhỏ để chúng tôi bắt đầu cảm thấy giống như một gia đình. Bạn biết đấy, mọi người đều biết Martha trong bộ phận thanh toán cần hai tách cà phê trước khi bạn có thể hỏi những câu hỏi phức tạp. Tuy nhiên, trước đó, văn phòng của tôi khá lớn 60 nhân viên. Tôi cảm thấy thoải mái trong cả hai môi trường, mặc dù tháng đầu tiên trong văn phòng lớn có một chút thách thức vì tôi phải tìm ra ai đã làm gì và gọi điện trực tiếp ở đâu với rất nhiều tùy chọn có sẵn.

7. Mô tả nhiệm vụ trước đây của bạn là một trợ lý hành chính, thư ký hoặc nhân viên tiếp tân.

Những gì họ muốn biết: Người phỏng vấn muốn xem xét các trách nhiệm mà bạn đã liệt kê trong hồ sơ xin việc và xác nhận rằng họ phù hợp với vị trí đang được cung cấp. Đây cũng là một cơ hội tốt để mở rộng những điểm nổi bật trong kinh nghiệm làm việc của bạn.

Là nhân viên tiếp tân tại ABC Financials, tôi là người đầu tiên cho khách hàng. Tôi đã trả lời đường dây điện thoại chung, cũng như trả lời điện thoại cho năm VP của công ty. Tôi cũng chịu trách nhiệm nhận các gói và phân phối thư, chào hỏi và hộ tống khách hàng và nhà cung cấp đến phòng họp và theo kịp địa chỉ email thông tin chung của công ty. Tôi cũng có nhiều trách nhiệm hành chính: Tôi quản lý lịch của các VP đó, sắp xếp chuyến đi công tác của họ và giúp tạo và tinh chỉnh các bài thuyết trình PowerPoint và các tài liệu khác để phân phối tại các sự kiện.

8. Làm thế nào để bạn ưu tiên các cuộc gọi, khách hàng, giao hàng và các vấn đề khác phải được giải quyết ngay lập tức?

Những gì họ muốn biết: Người phỏng vấnmuốn biết bạn giỏi như thế nào trong đa nhiệm, sắp xếp thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ. Đây cũng là một cơ hội tốt để chỉ ra cách bạn đối mặt với nhiều ưu tiên và giải thích cách bạn xử lý tất cả.

Đa nhiệm là điều cần thiết khi văn phòng bận rộn. Bất cứ khi nào nó không thô lỗ, tôi cố gắng thực hiện một vài nhiệm vụ cùng một lúc. Chẳng hạn, tôi có thể dễ dàng trả lời một cuộc gọi điện thoại trong khi đăng ký một gói hàng từ người giao hàng. Khi đa nhiệm không thể thực hiện được, tôi tập trung vào khách hàng và khách hàng là ưu tiên số một. Nếu cần, tôi sẽ hỏi liệu họ có thể cho tôi một phút để thực hiện một nhiệm vụ khác trước hay không, và nếu mọi thứ thực sự bận rộn, tôi cố gắng gọi cho một nhân viên để cung cấp cho tôi bảo hiểm.

9. Kỹ năng máy tính của bạn mạnh đến mức nào?

Những gì họ muốn biết: Người phỏng vấn muốn bạn xác nhận bạn có kỹ năng máy tính nào, mức độ kỹ năng của bạn có tương thích với kỳ vọng của công ty và chương trình nào bạn cảm thấy thoải mái nhất khi sử dụng. Nếu có thể, đó là một ý tưởng tốt để nghiên cứu các chương trình mà công ty đang sử dụng trước khi phỏng vấn.

Tôi có kỹ năng máy tính rất mạnh. Ngoài việc quen thuộc với Microsoft Office, tôi cũng đã từng cập nhật trang web của công ty trong vai trò cuối cùng của mình, vì vậy tôi cũng cảm thấy thoải mái khi sử dụng WordPress. Khi tôi bắt đầu sử dụng một chương trình hoặc ứng dụng mới, tôi thường thấy rằng hầu hết các câu hỏi của tôi có thể được trả lời bằng một tìm kiếm trực tuyến, mặc dù tôi cũng đánh giá cao việc nhận được hướng dẫn từ đồng nghiệp.

10. Hãy cho tôi biết về trải nghiệm dịch vụ khách hàng của bạn.

Những gì họ muốn biết: Người phỏng vấn muốn có một cái nhìn tổng quan về trải nghiệm dịch vụ khách hàng của bạn trong bao nhiêu năm, ví dụ cụ thể và kỹ năng nào bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng để giải quyết vấn đề.

Tôi đã làm việc trong dịch vụ khách hàng từ khi tôi còn là một thiếu niên. Công việc đầu tiên của tôi là làm việc tại một hiệu sách, nơi tôi đã giúp khách hàng tìm sách và đôi khi được bảo hiểm về máy tính tiền. Trong thời gian học đại học, tôi cũng có một công việc bán lẻ bán thời gian, bán quần áo. Sau đó, tất nhiên, với tư cách là nhân viên tiếp tân tại Công ty ABC, tôi cũng đã giao dịch với khách hàng, mặc dù trong vai trò này, tôi không trực tiếp thực hiện bất kỳ doanh số nào. Tôi cảm thấy thực sự thoải mái khi tương tác với khách hàng và giải quyết vấn đề của họ, cho dù đó là tìm cuốn sách họ đang tìm kiếm hay thay đổi thời gian gặp gỡ của họ với một giám đốc điều hành.

Mẹo trả lời câu hỏi lễ tân

Các nhân viên tiếp tân tốt nhất là những người giao tiếp theo định hướng chi tiết, có tổ chức và xuất sắc. Do đó, các ứng viên nên xuất hiện để chuẩn bị trả lời các câu hỏi phỏng vấn mở sẽ đánh giá kinh nghiệm, sự quen thuộc với các công cụ tại nơi làm việc, quy trình và bộ kỹ năng, bao gồm làm việc với dịch vụ khách hàng, đa nhiệm và khả năng thực hiện các cuộc gọi phán đoán nhanh.

Trong trường hợp này, người phỏng vấn không nhất thiết phải tìm kiếm câu trả lời có hoặc không. Thay vào đó, họ đang mong đợi các ứng viên trả lời bằng các ví dụ cụ thể mô tả cách họ xử lý các tình huống tại nơi làm việc trong quá khứ và đặt câu hỏi được nghiên cứu kỹ về các ưu tiên, kỳ vọng, mục tiêu và thách thức của công ty.

Bởi vì những tiến bộ công nghệ ngày càng tăng ở nơi làm việc, nhân viên tiếp tân cũng phải có kỹ năng kỹ thuật mạnh mẽ. Bạn nên có kinh nghiệm sử dụng hệ thống điện thoại và máy văn phòng như máy in, máy photocopy, máy quét và máy fax (có, vẫn), ngoài các ứng dụng máy tính như MS Office và phần mềm dành riêng cho ngành.

7 câu hỏi để hỏi người phỏng vấn

Người phỏng vấn sẽ mong đợi bạn đặt câu hỏi. Tại đây, một danh sách các câu hỏi mà bạn có thể hỏi trong hoặc cuối buổi phỏng vấn:

1. Bạn có thể cho tôi biết thêm về các trách nhiệm hàng ngày cho công việc này?
2. Những phẩm chất nào bạn đang tìm kiếm ở một người bạn muốn thuê cho công ty?
3. Kỳ vọng của bạn cho công việc này là gì và làm thế nào để bạn đo lường thành công?
4. Tại sao người cuối cùng giữ công việc này lại rời đi?
5. Vị trí này báo cáo cho ai?
6. Các cơ hội để thăng tiến nghề nghiệp với công ty là gì?
7. Công ty có cung cấp bất kỳ cơ hội đào tạo cho nhân viên?

Làm thế nào để tạo ấn tượng tốt nhất

Một vị trí tiếp tân có thể được coi là cấp nhập cảnh, nhưng nó cũng có thể là bước đầu tiên bước lên nấc thang công ty. Một nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ được thu hút bởi một người tự tin, tự tin. Thường thì bạn sẽ là người đầu tiên khách hàng hoặc bệnh nhân của họ gặp nhau khi lần đầu tiên bước vào văn phòng.

Hãy chắc chắn rằng ấn tượng đầu tiên của bạn là tốt nhất có thể. Đây là cách chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn. Cùng với một bản lý lịch nổi bật, hãy dành thời gian để ăn mặc phần khi bạn phỏng vấn. Nếu bạn nhận được công việc, bạn sẽ trở thành người đi đầu và điều quan trọng là phải cho nhà tuyển dụng thấy hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Nếu bạn không chắc chắn về việc mặc gì cho buổi phỏng vấn, hãy xem những lời khuyên về cách ăn mặc cho buổi phỏng vấn. Nếu cả sơ yếu lý lịch và trang phục chuyên nghiệp của bạn đều đúng, và bạn sẵn sàng trả lời các câu hỏi có khả năng, bạn sẽ thành công trong việc đạt được vị trí mà bạn đang phỏng vấn.