Làm thế nào để bắt đầu một lá thư với các ví dụ chào hỏi chuyên nghiệp

Cách tốt nhất để bắt đầu một lá thư là gì? Khi viết một lá thư cho mục đích chuyên nghiệp, một lời chào thích hợp là vô cùng quan trọng. Lời chào của bạn đặt âm cho thư hoặc email của bạn và là một chỉ báo về kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn.

Cách tốt nhất để bắt đầu một lá thư

Khi quyết định sử dụng lời chào nào, bạn nên xem xét nếu bạn biết người đó, và làm thế nào tốt.

Nếu bạn đang viết thư cho một người có năng lực chuyên môn mà bạn đã biết cá nhân trong nhiều năm, thì chỉ nên sử dụng tên của họ.

Mặt khác, tốt nhất là sử dụng Ông, Bà hoặc Tiến sĩ như một lời chào thư kinh doanh thích hợp. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về việc nên sử dụng lời chào nào, hãy thận trọng và sử dụng kiểu địa chỉ trang trọng hơn.

Cố gắng đừng để bị bắt đầu lá thư chuyên nghiệp của bạn bằng những lời chào không chính thức như từ Hello Hello, tạm biệt, Chúc mừng, đó là một câu chào buổi sáng nếu bạn không biết tên người liên lạc của mình.

Mặc dù những kiểu chào hỏi không chính thức này rất tốt cho các email thông thường cho bạn bè hoặc thậm chí cho các email chính thức hơn mà bạn có thể gửi cho các nhóm người, trong một lá thư chuyên nghiệp, bạn sẽ cần sử dụng một lời chào cá nhân, một với một hoặc trước hoặc / hoặc tên cuối cùngDoe phạm) hoặc một chức danh công việc

Luôn đảm bảo kiểm tra kỹ chính tả tên người nhận thư. Nếu không, bạn sẽ tạo ấn tượng kém từ khi bắt đầu thư. Đồng thời, đừng bỏ qua việc bao gồm khoảng thời gian sau "Mr." và "Bà" Thực hiện theo lời chào của bạn bằng dấu hai chấm (ví dụ: "Kính gửi cô Doe:").

Ví dụ về lời chào thư chuyên nghiệp

Những lời chào này đều phù hợp cho giao tiếp chuyên nghiệp.

• Kính gửi tên họ; ví dụ: John Doe thân mến
• Kính gửi ông / bà. Họ; ví dụ: Ông Doe thân mến hoặc Bà Doe thân mến
• Kính gửi ông / bà. Tên họ Họ; ví dụ: Ông John Doe thân mến hoặc Bà Jane Doe thân mến
• Kính gửi người quản lý tuyển dụng
• Kính gửi ông hoặc bà
• Mà nó có thể quan tâm
• Kính gửi Giám đốc nhân sự
• Kính gửi tên công ty Nhà tuyển dụng; ví dụ: Kính gửi nhà tuyển dụng công ty ABC

Lời chào nên tránh

Lời chào sau đây không phù hợp với thư chính thức hoặc thông điệp email.

• Ngày tốt
• Chào buổi sáng hoặc buổi chiều (bạn không biết khi nào họ sẽ nhận được thư hoặc email)
• Lời chào hỏi
• Chào
• Xin chào
• Chào
• Này đó

Cố gắng tìm một người liên hệ

Nếu có thể, sử dụng tên liên lạc khi bạn viết. Điều này làm cho thư của bạn cá nhân hơn, và nó tạo ra một mối quan hệ ngay lập tức với người đọc. Nếu bạn không có tên liên lạc, bạn có thể thực hiện một số nghiên cứu để cố gắng tìm ra đúng người để gửi thư cho bạn.

Đôi khi tên sẽ có trên trang web của công ty hoặc bạn có thể tìm đúng người trên LinkedIn. Có lẽ một trong những đồng nghiệp hoặc người liên hệ của bạn có thể biết ai là người thích hợp. Bạn cũng có thể gọi văn phòng của người chưa biết bạn đang viết và hỏi nhân viên tiếp tân tên của họ bằng cách giải thích lý do bạn gọi.

Ví dụ: Tôi đang xin việc với công ty của bạn. Bạn có thể vui lòng cho tôi biết tên của Người quản lý tuyển dụng của bạn để tôi biết ai là người giải quyết thư xin việc của tôi không?

Nó không mất nhiều thời gian để cố gắng tìm tên và tình cảm mà nó truyền tải là xứng đáng.

Đôi khi, bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn, bạn chỉ có thể tìm thấy một cái tên để gửi thư cho bạn. Trong trường hợp đó, bạn có nhiều lựa chọn, tất cả đều chuyên nghiệp và phù hợp. Bạn càng có nhiều thông tin về nơi bạn gửi thư, thì càng tốt (ví dụ, cho bộ phận nhân sự của công ty hoặc cho người quản lý của bộ phận liên quan đến yêu cầu của bạn). Bằng cách này bạn có thể đưa ra lựa chọn nhắm mục tiêu hơn khi chọn lời chào của mình.

Khi bạn có tên nhưng không chắc chắn về giới tính của người bạn đang viết, bạn có thể bỏ qua danh dự và chỉ sử dụng tên và họ. Ví dụ: Robin Miller thân mến.

Mẹo để viết và gửi thư

Sau lời chào của bạn, bạn sẽ bắt đầu đoạn đầu tiên của mình, thường là phần giới thiệu cho phép người đọc biết bạn là ai và bạn đang viết về cái gì. Nếu bạn có một người quen biết đã giới thiệu bạn với người đọc, bạn nên đề cập đến họ vào lúc này.

Phần thân thư của bạn thường bao gồm một hoặc hai đoạn văn bản. Tại đây bạn có thể giải thích về chủ đề của bức thư của bạn và cung cấp các chi tiết hỗ trợ cho chủ đề này. Bạn sẽ muốn giữ cho nó ngắn gọn và phù hợp với người và chủ đề. Hãy cẩn thận nhưng đừng lặp lại chính mình hoặc tiếp tục về những chi tiết không quan trọng.

Tiếp theo, bạn sẽ cần tổng hợp thư của bạn. Tóm tắt của bạn nên bao gồm một lời cảm ơn đến người đó vì thời gian và sự cân nhắc của người đó. Nếu bạn có kế hoạch theo dõi sau, bạn cũng có thể cung cấp chi tiết về thời gian và cách bạn sẽ liên lạc với anh ấy hoặc cô ấy.

Kết thúc bức thư chuyên nghiệp của bạn bằng cách kết thúc, chẳng hạn như Trân trọng Nếu bạn đang gửi email, tên được nhập của bạn sẽ được theo sau bởi thông tin liên hệ của bạn, bạn có thể nhập bằng tay hoặc tự động thực hiện cho bạn. Đây là cách thiết lập chữ ký email tự động.