Các bước để tùy chỉnh giao tiếp của bạn cho từng đối tượng

Nếu bạn hy vọng giao tiếp với mọi người theo cách chia sẻ thông tin và đặc biệt là thay đổi hành vi và có tác động nghiêm trọng, bạn cần biết đối tượng của mình. Nó là một nguyên tắc cơ bản của giao tiếp tuyệt vời. Hiểu quan điểm của những người bạn đang nói để giúp bạn trở thành người dẫn chương trình tốt hơn và chuyên gia Nhân sự.

Biết khán giả của bạn. Biết những gì họ quan tâm. Biết những gì họ muốn nghe. Và bằng cách biết họ và tập trung vào thông điệp của bạn, bạn có thể cho họ thấy rằng bạn là một tài nguyên. Bạn thu hút khán giả của bạn và có tác động lớn hơn.

Vấn đề? Biết đối tượng của bạn cần có thời gian, và nó luôn dễ dàng hơn để thực hiện một bộ não về tất cả những điều bạn biết hoặc muốn nói với khán giả của mình về một chủ đề. Suy nghĩ nghiêm túc về những gì khán giả của bạn muốn hoặc cần nghe là khó khăn hơn.

Rất nhiều chuyên gia nhân sự bị cuốn vào việc mang đến cho khán giả của họ mọi thứ họ nên biết hoặc làm về một bài thuyết trình vấn đề. Bạn biết rằng bạn đã rơi vào cái bẫy này khi bạn thấy mình đặt các gạch đầu dòng lên các slide thay vì nghĩ về:

• những gì khán giả thực sự quan tâm,
• điểm quan trọng nhất của bạn là gì, và
• làm thế nào để ánh xạ chúng thành một câu chuyện rõ ràng tạo ra một cuộc nói chuyện hấp dẫn.

Cái bẫy thứ hai mà nhiều chuyên gia nhân sự rơi vào là lặp đi lặp lại cùng ngày đó cho các đối tượng khác nhau. Vấn đề là các đối tượng khác nhau quan tâm và phản hồi những điều khác nhau, vì vậy nếu bạn muốn thu hút, bạn cần tùy chỉnh tin nhắn của mình mỗi khi bạn nói.

Đó là cách đảm bảo rằng bạn tùy chỉnh tin nhắn của mình, giảm tiếng ồn và giữ cho khán giả của bạn gắn bó với những gì bạn nói với họ, bất kể họ là ai và ở đâu. Năm lời nhắc chính này sẽ đảm bảo rằng lời nói của bạn đạt được tác động mà họ xứng đáng nhận được khi bạn giành được sự chú ý và tham gia đầy đủ của khán giả.

Biết những gì khán giả của bạn quan tâm

Đối tượng của bạn sẽ không quan tâm đến những gì bạn nói cho đến khi bạn chứng minh rằng bạn quan tâm đến họ. Khi bạn lên kế hoạch cho bài thuyết trình của mình, hãy hỏi những thách thức và nhu cầu của đối tượng mong đợi của bạn là gì? Ba đến bốn câu hỏi hoặc vấn đề chính trong tâm trí của họ về chủ đề của bạn là gì?

Nếu bạn không biết, hãy hỏi một vài người sẽ tham dự buổi thuyết trình của bạn, hỏi người quản lý của bộ phận, hoặc, nếu không có thông tin nào, hãy đoán đúng nhất.

Sau đó bắt đầu bài thuyết trình của bạn bằng cách nhắc nhở khán giả của bạn về mối quan tâm được xác định của họ. Nói, tôi biết rằng một số bạn đã tự hỏi về các lựa chọn lợi ích của chúng tôi, hoặc tôi tưởng tượng rằng ba điều này là những gì bạn thực sự muốn ra khỏi hội thảo này.

Khi bạn nói trước về đối tượng của bạn và các vấn đề và nhu cầu của họ mà bạn sẽ giải quyết trong cuộc nói chuyện của mình, bạn chứng tỏ rằng bạn quan tâm đến họ. Điều đó khiến mọi người muốn lắng nghe.

Vạch ra những điểm chính của bạn cho khán giả của bạn

Hầu hết các bài thuyết trình nhân sự cảm thấy như một bãi chứa thông tin, không phải là một câu chuyện rõ ràng với một loạt các điểm chính. Các chuyên gia nhân sự thường biết nhiều hơn những người khác muốn hoặc cần biết về bất kỳ chủ đề cần thiết nào.

Tác giả Chip và Dan Heath, trong cuốn sách "Made to Stick" của họ đã gọi điều này là lời nguyền của kiến ​​thức. Lần cuối cùng bạn cảm thấy một bài thuyết trình quá ngắn hoặc bao phủ quá ít thông tin? Có lẽ hiếm khi nếu có.

Những người nổi bật như những người thuyết trình, những người được lắng nghe và có ảnh hưởng, bắt đầu bằng cách thừa nhận vấn đề của khán giả mà họ đang giúp giải quyết. Sau đó, khi họ chuẩn bị bài thuyết trình, họ tách ra những điều phải biết từ những điều tốt đẹp để biết.

Dành một nửa thời gian chuẩn bị mà bạn phải tập trung vào trọng tâm của bài thuyết trình và những gì khán giả của bạn cần biết sẽ giúp họ. Cách tốt nhất để phá bỏ lời nguyền về kiến ​​thức của người Viking là tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với cả bạn và khán giả.

Ánh xạ bản trình bày của bạn ra trên bảng trắng hoặc mảnh giấy hoặc sử dụng một bộ ghi chú dán. Chuỗi điểm nào là tốt nhất? Có một trật tự cho các điểm sẽ có ý nghĩa hơn cho khán giả của bạn? Làm thế nào để điểm của bạn liên quan với nhau? Làm cho họ rõ ràng. Nếu họ không dạy, hãy nói với mọi người, ở đây, đây là một chủ đề hoàn toàn khác, nhưng quan trọng.

Kể chuyện và sử dụng các ví dụ Đối tượng của bạn sẽ tìm thấy có liên quan

Bên cạnh việc cố gắng trình bày quá nhiều thứ cùng một lúc, tất cả các bài thuyết trình nhân sự quá thường nghe có vẻ trừu tượng và không liên quan đến cuộc sống và công việc hàng ngày của khán giả. Điều xảy ra sau đó là mọi người điều chỉnh, ngồi lại nói chuyện, cho rằng đó không phải là về họ và không hành động. Điều này làm cho bài thuyết trình lãng phí thời gian của họ và của bạn.

Để liên hệ với họ, để giúp họ hành động, mọi người cần những ý tưởng dựa trên những câu chuyện và ví dụ. Bộ não của con người có dây để liên quan đến những câu chuyện và để ghi nhớ chúng. Vì vậy, hãy bao gồm ít điểm hơn. Và, bất cứ khi nào có thể, hãy làm cho các ví dụ từ bộ phận của họ và kinh nghiệm hàng ngày của họ tại nơi làm việc.

Kể những câu chuyện về cách sử dụng ý tưởng mà bạn chia sẻ. Cho dù đó là cách giải quyết vấn đề bồi thường, cách đưa ra phản hồi, cách đăng ký kế hoạch tầm nhìn của bạn hoặc cách tổ chức mới khác với tổ chức cũ, hãy kể chuyện. Làm cho cầu nối rõ ràng giữa chủ đề của bạn với cuộc sống và sở thích của họ.

Hiển thị, Don Chỉ cần nói với khán giả của bạn

Một bức tranh có giá trị bằng một ngàn từ trong nhiều trường hợp. Video đang trở thành tiêu chuẩn để giao tiếp hiệu quả. Trong thời đại của các công cụ video có thể truy cập này, những người thuyết trình sử dụng quá nhiều văn bản thường sử dụng các lý do. Họ nói, nhưng Nhưng tôi phải truyền đạt thông tin rất cụ thể., Hay, thì khán giả của tôi sẽ có khả năng tiêu hóa ý tưởng phức tạp này tốt hơn nếu tôi viết nó ra. Không, bạn don, và không, họ đã thắng.

Trừ khi mục tiêu của bạn là nhàm chán, xa lánh và áp đảo khán giả của bạn, và không có ảnh hưởng trong trường hợp xấu nhất, hãy cắt văn bản. Gửi nó trong email tiếp theo hoặc chia sẻ nó trong tài liệu Google. Hình ảnh bạn sử dụng cần hỗ trợ câu chuyện, không trở thành kịch bản của bạn. Khi bạn đã có bộ điểm chính rõ ràng và một luồng tốt được hỗ trợ bởi các câu chuyện và ví dụ, chỉ sau đó bạn mới nên khởi chạy một công cụ trình bày.

Nếu không, bạn kết thúc với các slide của bạn phục vụ nhiệm vụ kép như ghi chú loa của bạn. Trong trường hợp đó, bạn chỉ nên gửi email bản trình bày thay vì lãng phí thời gian của khán giả.

Tùy chỉnh và cải tiến bằng cách biết đối tượng của bạn

Khi bạn đã tạo một bản trình bày tốt hỗ trợ trực quan thông điệp chính của mình, bạn có quyền tự do điều chỉnh nó cho từng đối tượng bạn phục vụ. Bạn có thể đưa ra quan điểm của mình và sau đó hỏi thật to, Vậy Vậy tại sao bạn nên quan tâm đến vấn đề này? Và và điều chỉnh câu trả lời của bạn cho khán giả trước mặt bạn. Những gì thành viên nhóm tiếp thị của bạn quan tâm có thể rất khác so với nhu cầu của nhân viên phát triển của bạn.

Trong nhiều năm đào tạo và thuyết trình cho các nhà lãnh đạo tại hàng chục tổ chức như Apple, Oracle, SAP và T-Mobile, sức mạnh của một bộ thông điệp đơn giản đã tỏa sáng. Khi các thông điệp được hỗ trợ bởi các hình ảnh đơn giản và được gửi bởi một người thuyết trình tập trung, người có thể đưa ra những quan điểm rõ ràng và kết nối chúng với cuộc sống hàng ngày của khán giả, giao tiếp đã xảy ra. Và, đó không phải là điểm của một bài thuyết trình?

----------------------------------------

Tobey Fitch là một đối tác quản lý tại Fitch Associates. Trước đây ông đã đóng góp cho các ấn phẩm bao gồm Doanh nhân.