Làm thế nào bạn có thể hưởng lợi từ Kiểm toán dự án

Mỗi dự án có thể được hưởng lợi từ một cuộc kiểm toán theo thời gian. Nhưng đừng lo lắng, nó không đáng sợ như nó nghe. Kiểm toán dự án là nơi một người vô tư xem xét dự án của bạn và cung cấp hướng dẫn về những gì có thể được thực hiện khác nhau để cải thiện cơ hội thành công của nó. Bài viết này giải thích mọi thứ và đưa bạn qua cách chuẩn bị kiểm toán dự án.

Kiểm toán dự án chính thức như thế nào

Kiểm toán dự án thường là một bài tập chính thức. Tương đương không chính thức thường được gọi là đánh giá ngang hàng. Đây là nơi một đồng nghiệp xem qua dự án của bạn và các tài liệu liên quan và cung cấp cho bạn thông tin phản hồi về nơi bạn nên dành thêm một chút thời gian.

Kiểm toán dự án là chính thức ở chỗ chúng thường có một bộ câu hỏi xác định và được thực hiện bởi một người thường xuyên làm điều đó.

Ai thực hiện kiểm toán dự án

Người thực hiện kiểm toán dự án của bạn có thể là một người quản lý dự án khác (có thể là người có nhiều kinh nghiệm trong việc điều hành dự án) nhưng nhiều khả năng là một người từ Văn phòng dự án thường xuyên kiểm toán.

Nó sẽ trở thành một người có thể coi mình là người vô tư nên đã giành chiến thắng với tư cách là người quản lý dự án hoặc nhà tài trợ dự án của bạn. Nó thậm chí có thể là một nhóm người, tùy thuộc vào quy mô của dự án.

Làm thế nào để chuẩn bị cho kiểm toán dự án

Điều đầu tiên và chính, được tổ chức là có các bản sao tài liệu dự án của bạn để kiểm toán viên xem xét. Nếu bạn có một điều phối viên dự án, hãy yêu cầu họ tập hợp một gói tài liệu (tốt nhất là điện tử). Bạn nên có tất cả thông tin của bạn dễ dàng truy cập nhưng ngay cả khi bạn làm, bước này vẫn có thể mất một chút thời gian. Tối thiểu, đảm bảo rằng bạn có kế hoạch dự án, nhật ký rủi ro, nhật ký phát hành, ngân sách và lịch trình có sẵn cho kiểm toán viên.

Ai có nhu cầu được tham gia

Điều này phụ thuộc vào loại điều mà kiểm toán viên muốn xem xét. Bạn, là người quản lý dự án, sẽ phải dành thời gian cho họ. Mong các thành viên trong nhóm của bạn cũng được gọi đến để trò chuyện với kiểm toán viên.

Hãy nhớ rằng họ dành thời gian cho các nhiệm vụ liên quan đến kiểm toán càng lâu, họ càng có ít thời gian cho công việc dự án, do đó bạn có thể phải lên lịch lại một số hoạt động và làm việc chậm hơn trong giai đoạn kiểm toán.

Kiểm toán dự án mất bao lâu

Không có khoảng thời gian cố định cho kiểm toán dự án. Trong các dự án lớn, bạn sẽ thấy nó mất nhiều thời gian hơn. Trong các dự án nhỏ, kiểm toán viên có thể được thực hiện trong vòng một vài giờ. Ngay khi bạn biết rằng dự án của bạn sẽ được kiểm toán, hãy hỏi nhóm kiểm toán của bạn xem họ dự đoán công việc của họ mất bao lâu.

Kiểm toán tìm kiếm gì

Nếu cuộc kiểm toán được gọi vì một mối quan tâm đặc biệt, chẳng hạn như không đạt được các mục tiêu chất lượng, thì hãy hy vọng nó sẽ thăm dò sâu khu vực đó. Kiểm toán thường xuyên sẽ nhìn rộng ra các lĩnh vực khác nhau của quản lý dự án và các sản phẩm mà dự án đang thực hiện. Nó sẽ bao gồm thời gian, chi phí và chất lượng của dự án của bạn và sự tham gia của các bên liên quan.

Mục tiêu của kiểm toán là tìm hiểu xem dự án có đáp ứng mục tiêu của nó hay không. Nếu kiểm toán viên cảm thấy rằng dựa trên hiệu suất hiện tại, dự án sẽ không đạt được các mục tiêu đó, anh ta hoặc cô ta sẽ đưa ra các khuyến nghị cho hành động.

Khuyến nghị phụ thuộc vào những gì được tìm thấy

Các khuyến nghị trong báo cáo kiểm toán viên sẽ phụ thuộc vào những gì họ đã tìm thấy. Hy vọng họ sẽ tích cực và diễn đạt theo cách cho phép bạn chấp nhận chúng một cách dễ dàng. Họ nên thực tế.

Ở một thái cực, kiểm toán viên có thể khuyến nghị rằng dự án của bạn đã bị đóng, mặc dù điều này chỉ xảy ra nếu họ cảm thấy rằng không có cơ hội nào dự án làm việc từ thời điểm này trở đi sẽ mang lại bất kỳ giá trị nào cho tổ chức.

Nhìn vào kiểm toán dự án của bạn như là một kinh nghiệm tích cực. Nó sẽ cung cấp cho bạn cảnh báo sớm về bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy dự án của bạn đang gặp rắc rối và nó có cơ hội làm việc với một chuyên gia dự án có kinh nghiệm. Thực hiện các đề xuất của họ sẽ làm cho bạn, nhóm của bạn và dự án của bạn thành công hơn và đó chỉ có thể là một điều tốt.