Bạn có thể cải thiện tỷ lệ tham gia phỏng vấn thoát

Phỏng vấn xuất cảnh là một trong những cách tốt nhất để nhận được phản hồi trung thực và trung thực từ nhân viên. Nhược điểm là phải mất một thời gian để xây dựng một lượng dữ liệu đáng kể từ các cuộc phỏng vấn thoát. Tuy nhiên, việc tăng tỷ lệ tham gia của bạn có thể giúp bạn nhận được lượng thông tin hành động lớn hơn nhanh hơn từ các cuộc phỏng vấn thoát của bạn.

Điều gì được coi là tỷ lệ tham gia tốt cho các cuộc phỏng vấn thoát

Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ trả lời trung bình cho các cuộc phỏng vấn thoát khỏi giấy và bút chì là khoảng 30 - 35%. Điều này có nghĩa là một công ty có 2000 nhân viên và tỷ lệ doanh thu 15% sẽ mong nhận được khoảng 100 cuộc phỏng vấn xuất cảnh hoàn thành mỗi năm. Ở cấp độ tham gia này, tổ chức đang nhận được phản hồi thoát khỏi chỉ 5 phần trăm của tổng số nhân viên.

Chỉ cần thêm một chút nỗ lực, bạn sẽ có thể tăng gấp đôi tỷ lệ phản hồi đó. 65 phần trăm hoặc tốt hơn là một mục tiêu tốt để tham gia phỏng vấn thoát. Bạn có thể thực hiện điều này với các cuộc phỏng vấn thoát giấy và bút chì, phỏng vấn thoát trực tuyến dựa trên web và phỏng vấn thoát điện thoại.

Đo lường sự tham gia của bạn vào cuộc phỏng vấn thoát

Để đo tỷ lệ trả lời của bạn, hãy chia số lượng các cuộc phỏng vấn thoát hoàn thành cho số lượng nhân viên mà bạn yêu cầu một cuộc phỏng vấn thoát. Lý tưởng nhất, số thứ hai nên bằng tổng số chấm dứt nhưng vì lý do thực tế, điều này thường không phải là trường hợp.

Ví dụ: nếu bạn có 125 cuộc phỏng vấn thoát hoàn thành từ 300 người mà bạn đã yêu cầu hoàn thành một cuộc phỏng vấn thoát, tỷ lệ tham gia của bạn là 125/300 tương đương với.416 hoặc 41,6%.

Điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn có một phương pháp tốt để theo dõi loại tham gia này. Tối thiểu, bạn muốn theo dõi tỷ lệ tham gia khi bắt đầu một dự án cải tiến và sau đó định kỳ sau đó.

Một kịch bản lý tưởng là giữ mức trung bình hoạt động mà bạn có thể tham khảo thường xuyên. Số thời gian thực này ngay lập tức cảnh báo bạn về việc giảm (hoặc tăng) sự tham gia của nhân viên trong các cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Một hệ thống quản lý phỏng vấn thoát trực tuyến sẽ làm điều này cho bạn tự động.

Các công ty lớn có thể muốn theo dõi tỷ lệ tham gia riêng cho các công ty con, bộ phận lớn hoặc khu vực địa lý. Các công ty vừa và nhỏ thường có thể hưởng lợi từ tổng tỷ lệ tham gia của tổ chức.

Nếu bạn quyết định rằng tỷ lệ tham gia của bạn trong các cuộc phỏng vấn thoát có thể cải thiện, bước tiếp theo là phân tích quá trình phỏng vấn thoát hiện tại của bạn. Hai lĩnh vực quan trọng nhất để xem xét là:

1. Tại sao nhân viên chọn không hoàn thành cuộc phỏng vấn lối ra?
2. Có vấn đề hậu cần nào ngăn cản nguồn nhân lực tiếp nhận thông tin cho nhân viên một cách kịp thời và hiệu quả không?

Nhân viên không hoàn thành cuộc phỏng vấn xuất cảnh của họ

Một số lý do mà nhân viên chọn không hoàn thành các cuộc phỏng vấn thoát là:

• Cuộc phỏng vấn xuất cảnh quá dài.
• Các câu hỏi phỏng vấn lối ra là khó hiểu hoặc xâm lấn cá nhân.
• Nhân viên không tin rằng cuộc phỏng vấn xuất cảnh sẽ được đọc hoặc tạo sự khác biệt.
• Nhân viên sợ hậu quả.
• Nhân viên tức giận với công ty.
• Nhân viên chần chừ hoặc quên.
• Quá trình khó khăn hoặc không thoải mái.

Nếu bạn đang sử dụng bản khảo sát phỏng vấn xuất cảnh với các câu hỏi được xếp hạng, 35-60 câu hỏi là về độ dài khảo sát phù hợp. Hơn 60 câu hỏi bắt đầu cảm thấy dài và khó chịu cho nhân viên. Nếu bạn vượt qua 70 câu hỏi, bạn nên chuẩn bị cho số lượng cao hơn các cuộc phỏng vấn thoát chưa hoàn thành.

Xem lại câu hỏi phỏng vấn lối ra của bạn cho đơn giản. Đặt mình vào vị trí của nhân viên và tự hỏi bạn sẽ cảm thấy thế nào khi trả lời các câu hỏi. Tránh rất nhiều câu hỏi phỏng vấn thoát yêu cầu cảm xúc và cảm xúc.

Nhiều nhân viên không đồng điệu với cảm xúc của họ (hoặc nếu có, họ có thể không muốn chia sẻ chúng với bạn). Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều cho một nhân viên đánh giá hiệu quả của một quy trình hơn là cách họ cảm nhận về quy trình.

Thoát Phản hồi Phỏng vấn Bỏ qua

Nhân viên sẽ không hoàn thành các cuộc phỏng vấn xuất cảnh nếu họ tin rằng phản hồi họ cung cấp sẽ không được đọc hoặc sẽ bị bỏ qua ngay lập tức. Điều quan trọng là để cho nhân viên biết rằng bạn coi trọng phản hồi của họ. Khi bạn thực hiện các cải tiến dựa trên các đề xuất từ ​​các cuộc phỏng vấn thoát ra, đừng ngại nói với nhân viên ý tưởng đó đến từ đâu.

Theo thời gian, nhân viên sẽ học được rằng bạn lắng nghe. Một khi điều này trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể yên tâm về rất nhiều ý tưởng, đề xuất và phê bình cởi mở và trung thực.

Tác động từ phản hồi trung thực

Ngoài ra, hãy rõ ràng với nhân viên rằng phản hồi trung thực sẽ không dẫn đến hậu quả. Tuyên bố được thực hiện trong một cuộc phỏng vấn xuất cảnh không bao giờ nên được sử dụng để ngăn chặn điều kiện được thuê lại trong tương lai.

Có nhiều chuyên gia được cho là nói với nhân viên không trung thực trong mẫu phỏng vấn xuất cảnh của họ hoặc không hoàn thành một trong tất cả. Họ cho rằng các công ty sử dụng thông tin này chống lại nhân viên. Các chuyên gia nhân sự biết rằng điều này là vô nghĩa, tuy nhiên, họ vẫn phải chiến đấu với nhận thức vô căn cứ này.

Phản hồi của nhân viên

Nhân viên tức giận với công ty có thể cảm thấy rằng họ không muốn giúp đỡ bằng cách tham gia vào cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Bạn có thể khuyến khích những nhân viên này trút giận trong cuộc phỏng vấn xuất cảnh. Nhiều nhân viên tức giận này rất vui mừng khi có cơ hội được nghe giọng nói của họ - đặc biệt nếu họ biết rằng nó sẽ được quản lý cấp cao lắng nghe.

Một quy trình sạch sẽ và đơn giản hóa cũng rất quan trọng. Cho dù đó là dựa trên web hoặc giấy và bút chì, mẫu phỏng vấn xuất cảnh nên được trình bày độc đáo với một mẫu khảo sát trực quan và dễ hiểu.

Vấn đề hậu cần là lĩnh vực chính thứ hai để xem xét trong quá trình phỏng vấn xuất cảnh của bạn. Nhìn chung có các liên kết yếu trong bất kỳ quá trình và các cuộc phỏng vấn thoát cũng không ngoại lệ. Bài kiểm tra của bạn nên bao gồm toàn bộ chuỗi sự kiện bắt đầu khi nhân viên đưa ra thông báo và kết thúc khi nhân viên nộp bài phỏng vấn xuất cảnh.

Kiểm tra quá trình phỏng vấn thoát của bạn

Bạn có thể bắt đầu kiểm toán quá trình phỏng vấn xuất cảnh của mình bằng cách tìm hiểu các thông tin sau.

• Làm thế nào để nhân viên thường đưa ra thông báo về ý định chấm dứt của họ?
• Ai là người đầu tiên được thông báo và bao nhiêu thông báo thường được đưa ra?
• Ai bảo bộ phận Nhân sự và làm thế nào? Bao lâu sau khi nhân viên thông báo nhân sự được thông báo? Ai trong phòng nhân sự được thông báo trước?
• Ai chịu trách nhiệm bắt đầu cuộc phỏng vấn thoát? Khi nào người này được thông báo về việc chấm dứt nhân viên?
• Làm thế nào là nhân viên được thông báo về cuộc phỏng vấn lối ra? Bởi ai? Phương pháp nào? Khi nào?
• Có quyền sở hữu rõ ràng trong Nhân sự của quá trình phỏng vấn lối ra? Những người tham gia vào quá trình có hiểu tầm quan trọng và cấp bách của các cuộc phỏng vấn xuất cảnh không?
• Nhân viên nói gì về cuộc phỏng vấn xuất cảnh? Những cách nào họ được khuyến khích để hoàn thành cuộc phỏng vấn thoát? Có phải nhân viên đã nói nhiều hơn một lần và theo nhiều cách?
• Là cuộc phỏng vấn lối ra dễ dàng để hoàn thành?
• Khi nào và ở đâu nhân viên sẽ hoàn thành cuộc phỏng vấn lối ra? Có dễ dàng truy cập vào các tài nguyên cần thiết?
• Liệu nhân viên có quyền riêng tư để hoàn thành cuộc phỏng vấn xuất cảnh nếu họ đang hoàn thành nó tại nơi làm việc?
• Các giám sát viên và quản lý có ủng hộ quá trình phỏng vấn xuất cảnh không? Họ có sợ nhận được phản hồi tiêu cực từ nhân viên? Bạn đang dựa vào các giám sát viên đáng sợ để chuyển tiếp thông tin về cuộc phỏng vấn lối ra cho nhân viên?
• Có dễ dàng cho nhân viên để gửi các cuộc phỏng vấn lối ra của họ?

Xem lại từng câu hỏi kiểm toán ở trên và xem xét kỹ quá trình phỏng vấn xuất cảnh của bạn. Xác định những gì bạn có thể làm để cải thiện từng lĩnh vực này. Sau khi bạn hoàn thành đánh giá của mình, bạn có thể bắt đầu cải thiện ngay lập tức.

Đo lại quá trình phỏng vấn thoát của bạn

Một số thay đổi mà bạn thực hiện sẽ cung cấp một sự cải thiện đáng chú ý về tỷ lệ tham gia rất nhanh. Những người khác sẽ cần nhiều thời gian hơn để lan tỏa hiệu quả văn hóa công ty.

Đo lại tỷ lệ tham gia của bạn sau ba tháng, sáu tháng, chín tháng và mười hai tháng. Đến mười hai tháng, bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể về tỷ lệ tham gia phỏng vấn xuất cảnh của mình. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có nhiều dữ liệu có thể được sử dụng để hạn chế doanh thu và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.

Phần kết luận

Bạn có thể tăng giá trị của các cuộc phỏng vấn xuất cảnh đáng kể bằng cách tăng số lượng nhân viên chấm dứt tham gia vào quá trình phỏng vấn thoát. Bằng cách xem xét và cải thiện cả nội dung và cấu trúc của cuộc phỏng vấn thoát, cùng với các quy trình nội bộ của riêng bạn, bạn có thể mang lại sự gia tăng đáng kể về tỷ lệ tham gia của bạn.

Cuối cùng, hãy xem xét khả năng một cuộc phỏng vấn trực tiếp thực sự với một nhân viên nhân sự có thể không chỉ cải thiện tỷ lệ tham gia của bạn mà còn cung cấp thông tin tốt hơn. Bạn không thể đánh giá thấp giá trị của câu hỏi tiếp theo.

--------------------------------------------

Beth Carvin là CEO của Nobscot Corporation có nền tảng về kinh doanh, khởi nghiệp, nhân sự, tuyển dụng, bán hàng và phát triển kinh doanh.