Vai trò và mục đích của Điều lệ dự án

Các dự án tồn tại chính thức trong một tổ chức vì điều lệ dự án. Nó là một tài liệu cho phép công việc diễn ra và bổ nhiệm người quản lý dự án. Nó cung cấp cho bạn, với tư cách là người quản lý dự án, nhiệm vụ thực hiện công việc được mô tả trong đó.

Vai trò quan trọng nhất của điều lệ dự án là đưa ra chính xác những gì dự án sẽ đạt được. Chúng ta hãy nhìn vào những gì mà LỚP trong tài liệu dự án thiết yếu này.

Điều gì đi vào một điều lệ dự án?

Phần đầu tiên của một điều lệ dự án sẽ đánh vần tên của dự án, tên của nhà tài trợ và người quản lý dự án và ngày tài liệu được chuẩn bị. Sau đó, bạn nhận được vào thịt của tài liệu.

Các phần chính của một điều lệ dự án như sau.

• Mục đích dự án: Điều này giải thích tại sao dự án được mong muốn. Bạn có thể tham khảo một trường hợp kinh doanh hoặc hợp đồng đang thúc đẩy dự án này hoặc chỉ đơn giản là giải thích lý do tại sao nó lại quan trọng để thực hiện công việc này.
• Mô tả dự án: Giải thích trong phần này những gì dự án sẽ đạt được. Bạn nên bao gồm các chi tiết về các hạng mục sẽ được xây dựng hoặc các dịch vụ sẽ được cung cấp.
• Ngân sách: Tại thời điểm này, bạn có thể không có tất cả các chi tiết về các nhiệm vụ của dự án, vì vậy bạn có thể cùng nhau đặt một ngân sách dự án đầy đủ và chi tiết. Ghi lại bất kỳ ràng buộc ngân sách hoặc phạm vi chi tiêu ban đầu cấp cao mà bạn mong đợi.

• Rủi ro: Tất cả các dự án đều có rủi ro. Phần này của điều lệ dự án tạo thành phiên bản đầu của nhật ký rủi ro dự án của bạn. Ghi lại mọi rủi ro mà bạn biết về điểm này để đội ngũ quản lý có thể thấy những gì có thể ảnh hưởng đến dự án trong tương lai.
• Các cột mốc: Nếu bạn biết các cột mốc cấp cao, hãy đưa chúng vào điều lệ dự án trong phần này. Bạn có thể chuyển chúng vào biểu đồ Gantt của bạn sau khi bạn đến để đưa ra một kế hoạch chi tiết hơn. Tại thời điểm bạn chỉ cần tìm kiếm ngày hết hạn hoặc bất cứ điều gì được chỉ định trong hợp đồng bạn đang làm việc.

• Mục tiêu dự án: Đây là một phần thực sự quan trọng, nhưng có thể khó để kết hợp với nhau. Bạn đang cố gắng trả lời câu hỏi: Làm sao chúng ta biết khi nào chúng ta kết thúc? 'Hãy viết ra những gì bạn mong đợi dự án sẽ cung cấp và làm thế nào bạn sẽ biết nếu bạn đã đến đó. Ví dụ, trong một dự án để khởi động một hệ thống ghi thời gian cho tất cả các bộ phận, mục tiêu có thể là: tất cả các đội sẽ sử dụng hệ thống bảng chấm công vào cuối năm nay. Ngoài ra, hãy lưu ý về việc ai sẽ trở thành chịu trách nhiệm đồng ý rằng bạn đã đạt được mục tiêu này. Nó tránh bất kỳ vấn đề nào vào cuối dự án khi đột nhiên không có ai chuẩn bị ký kết công việc hoàn thành.

• Cấp độ quản lý dự án: Trừ khi rõ ràng và được ghi lại ở một nơi khác, nó có giá trị bao gồm một phần trong điều lệ về những gì bạn có thể làm mà không cần đăng nhập thêm từ một người cao cấp hơn. Nó thường liên quan đến mức độ dung sai đã được đặt cho ngân sách và thời gian và sẽ được thể hiện như thế này: Người quản lý dự án có một mức độ chấp nhận ngân sách 10% và mức độ khoan dung 5% theo tiến độ. Bất kỳ sai lệch nào vượt quá các giới hạn được phê duyệt này phải được ký bởi nhà tài trợ dự án. Bạn có thể mở rộng phần này để chỉ định những gì, nếu có, thẩm quyền mà người quản lý dự án có về việc thuê và sa thải nhân viên từ nhóm dự án.

Phê duyệt Điều lệ dự án

Phần cuối cùng của điều lệ dự án là phần phê duyệt. Người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án (hoặc người đã khởi động công việc, nếu một nhà tài trợ dài hạn chưa được bổ nhiệm) nên ký và ghi ngày vào tài liệu. Hôm nay, điều đó có khả năng là thông qua email, vì vậy hãy giữ một bản sao ủy quyền email trong các tệp dự án của bạn trong trường hợp bạn cần tham khảo lại.