Nhân viên lễ tân Mô tả công việc: Mức lương, Kỹ năng và hơn thế nữa

Theo định nghĩa, nhân viên tiếp tân là người đầu tiên được nhìn thấy bởi một khách truy cập vào bất kỳ doanh nghiệp. Họ là tuyến phòng thủ đầu tiên của công ty. Lối vào phía trước của một tổ hợp văn phòng hoặc một cơ sở y tế thường sẽ có một nhân viên tiếp tân đóng tại đó để hướng khách đến văn phòng chính xác trong cơ sở. Các văn phòng cá nhân trong công ty cũng có thể có nhân viên tiếp tân riêng.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của lễ tân

Nhân viên tiếp tân thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính và văn phòng:

1. Trả lời điện thoại: Điều này có thể liên quan đến việc nhận tin nhắn hoặc gửi cuộc gọi đến nhân viên phù hợp và thậm chí trả lời trực tiếp các câu hỏi chung từ khách hàng, khách hàng và những người khác.
2. Lập kế hoạch: Hầu hết các nhân viên tiếp tân có trách nhiệm lên lịch cho khách hàng và khách hàng gặp gỡ nhân sự, hoặc họ sẽ sắp xếp nhân sự cho các nhiệm vụ ngoài công trường, chẳng hạn như sự xuất hiện của tòa án và các cuộc họp.
3. Tiếp khách: Một nhân viên tiếp tân có thể tự mình giải quyết nhu cầu của khách hàng, nhưng thường hướng họ đến nhân viên hoặc địa điểm thích hợp.

1. Thu thập thông tin: Điều này là phổ biến nhất cho những người làm việc trong các cơ sở y tế. Họ có thể bị buộc tội thu thập thông tin cá nhân từ các bệnh nhân mới và xác nhận bảo hiểm.
2. Trả lời thư đến: Điều này bao gồm cả email và thư giấy, thường hướng dẫn từng người cho nhân viên phù hợp.

Một số nhân viên tiếp tân cũng đảm nhận các nhiệm vụ thư ký, chẳng hạn như đánh máy, nộp đơn, và sao chép thư từ và tài liệu.

Lương lễ tân

Mức lương có thể thay đổi phần nào theo ngành, nhưng đây thường là một vị trí nhập cảnh và trả lương tương ứng. Nhân viên tiếp tân thường được đền bù theo giờ, nhưng một số có thể kiếm được tiền lương.

• Mức lương hàng năm trung bình: $ 28.392 ($ 13,65 / giờ)
• 10% lương hàng năm hàng đầu: Hơn $ 40,872 ($ 19,65 / giờ)
• Mức lương dưới 10% hàng năm: Dưới $ 20,072 ($ 9,65 / giờ)

Giáo dục, Đào tạo & Chứng nhận

Đây không phải là một vị trí đòi hỏi rất nhiều giáo dục hoặc đào tạo.

• Giáo dục: Nhân viên lễ tân thường được yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương.
• Đào tạo: Đào tạo thường là về công việc và cụ thể cho các nhu cầu của ngành hoặc công ty cụ thể.
• Kinh nghiệm: Kiến thức về các chương trình và phần mềm máy tính có thể hữu ích vì nhiều nhiệm vụ của nhân viên tiếp tân được tiến hành bởi công nghệ.

Kỹ năng & năng lực lễ tân

Kỹ năng cần thiết cho một công việc tiếp tân có thể khác nhau dựa trên ngành công nghiệp, nhưng một số là phổ biến cho hầu hết các công ty.

• Chuyên nghiệp: Bạn là người đầu tiên mà khách hàng hoặc khách truy cập khác nhìn thấy khi đến. Bạn có ấn tượng đầu tiên của họ về chủ nhân của bạn. Bạn nên thể hiện lý tưởng công ty của bạn, cả về hành vi và ngoại hình của bạn.
• Kĩ năng giao tiếp: Công việc chính của bạn là chào hỏi mọi người. Tìm hiểu những gì họ cần, và giúp họ có được nó. Hầu hết các giao tiếp này sẽ bằng lời nói, trực tiếp hoặc qua điện thoại.
• Kỹ năng giao tiếp: Bạn sẽ làm việc chặt chẽ với nhiều người khác nhau. Nếu một cuộc họp quan trọng rơi vào, bạn có thể phải giải thích tại sao.Nếu ai đó đang có một ngày tồi tệ, bạn có thể chịu đựng gánh nặng của nó và phản ứng thích hợp có thể rất quan trọng.

• Thần kinh thép: Nếu trường hợp khẩn cấp phát triển tại hoặc trước địa điểm kinh doanh của bạn, bạn có thể là người đầu tiên phải phản hồi và quyết định phải làm gì.
• Kỹ năng công nghệ: Bạn sẽ sử dụng một hệ thống điện thoại phức tạp, có thể là một hệ thống gồm nhiều đường dây bên trong và bên ngoài mà bạn phải tiếp tục vận hành trơn tru. Bạn cũng có thể phải làm quen với bảng tính, phần mềm xử lý văn bản, hệ thống chia sẻ tệp và email của công ty bạn và có thể một số nền tảng truyền thông xã hội.
• Cơ quan: Bạn sẽ là mối quan hệ của một phần lớn người sử dụng lao động của bạn, vì vậy, bạn sẽ không chỉ phải giữ cho mình ngăn nắp mà còn bạn sẽ phải giữ mọi người khác được tổ chức. Bạn có thể chịu trách nhiệm dự trữ và làm thẳng tài liệu đọc hoặc tài nguyên thông tin trong khu vực chờ của bạn.

• Khả năng đa nhiệm: Một cuộc gọi điện thoại chắc chắn sẽ đến trong khi bạn vẫn đang liên lạc với người khác. Bạn sẽ phải chào người gọi mới, sau đó chuyển lại. Trong khi đó, ba người có thể đang đợi để nói chuyện với bạn. Bạn sẽ phải giữ cho nhu cầu của mỗi người tách biệt trong tâm trí của bạn, không bỏ rơi bất cứ ai và không bị choáng ngợp hoặc thất vọng.

Triển vọng việc làm

Nhìn chung, tăng trưởng việc làm cho nhân viên tiếp tân trong các ngành chăm sóc sức khỏe được dự đoán là khoảng 9% từ năm 2016 đến năm 2026, tức là khoảng trung bình. Các ngành công nghiệp khác có thể trở nên phụ thuộc nhiều hơn vào công nghệ và ít cần người gác cổng.

Tiến bộ là phổ biến trong nhà. Nhiều nhân viên tiếp tân chuyển lên các vị trí khác trong công ty của họ.

Môi trường làm việc

Nhân viên tiếp tân có thể được tìm thấy trong hầu hết các ngành công nghiệp. Nhiệm vụ của họ là bảo vệ cửa và duy trì trật tự đối với những vị khách, điện thoại và thư đến. Điều này có nghĩa là họ không có nhiều quyền riêng tư cá nhân. Nơi làm việc của họ thường nằm ở khu vực có lưu lượng cao và họ có thể phải đối phó với những khách hàng, khách hàng hoặc tình huống khó chịu.

Lịch làm việc

Đây thường là một vị trí toàn thời gian trong giờ làm việc thông thường. Điều này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp vẫn mở cửa vào cuối tuần, ngày lễ hoặc buổi tối, tuy nhiên, chẳng hạn như các cơ sở y tế. Khoảng 25% nhân viên tiếp tân làm việc bán thời gian.

So sánh công việc tương tự

Những người xem xét vai trò của nhân viên tiếp tân cũng có thể quan tâm đến những nghề nghiệp này:

• Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng: $32,890
• Thư ký thông tin: $33,680
• Thư viện kỹ thuật viên và trợ lý: $29,050

Ví dụ nhân viên tiếp tân

Đây là một ví dụ về một sơ yếu lý lịch cho một vị trí tiếp tân. Tải xuống mẫu sơ yếu lý lịch lễ tân (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Tải xuống mẫu Word

Ví dụ nhân viên tiếp tân (Phiên bản văn bản)

Người nộp đơn Jonathan

Đại lộ 123 Moore

Albany, NY 12201

(111) 222-3333

[email protected]

LỄ TÂN

Quản lý một văn phòng bận rộn, tốc độ nhanh với sự chuyên nghiệp và hiệu quả

Có kinh nghiệm trong cả môi trường pháp lý và y tế và tự hào là khách hàng mặt đầu tiên nhìn thấy trong văn phòng hoặc giọng nói đầu tiên họ nghe thấy trên điện thoại.

Các kỹ năng chính bao gồm:

• Microsoft Office
• Điện thoại nhiều dòng
• Giải quyết xung đột
• Dịch vụ khách hàng
• Có tổ chức cao
• Đa nhiệm

KINH NGHIỆM CHUYÊN NGHIỆP VÀ TÌNH NGUYỆN VIÊN

VĂN PHÒNG LUẬT SƯ VÀ THỰC SỰ, Đại tá, NY

TIẾP NHẬN / H ASS TRỢ HÀNH CHÍNH (Tháng 2 năm 2015 hiện tại)

Người đầu tiên liên lạc cho khách hàng. Tổ chức các tài liệu chuẩn bị cho ngày ra tòa. Lịch trình và tham dự các cuộc họp và mất vài phút. Nhiệm vụ văn phòng chung khác.

VĂN PHÒNG NHA KHOA DR. THỢ RÈN, Albany, NY

LỄ TÂN (Tháng 11 năm 2012 tháng 1 năm 2015)

Chào hỏi bệnh nhân khi họ đến. Các cuộc hẹn theo lịch trình trong người và qua điện thoại. Xử lý các hồ sơ y tế (lập ký hiệu, phân loại và nộp đơn). Nộp đơn yêu cầu với các công ty bảo hiểm nha khoa.

CÔNG TY ĐIỆN VÀ KHÍ QUỐC GIA, Albany, NY

ĐẠI DIỆN BỘ PHẬN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG (Tháng 5 năm 2011 tháng 10 năm 2012)

Trả lời các cuộc gọi dịch vụ khách hàng và giải quyết các vấn đề và mối quan tâm. Hướng khách hàng đến các nguồn lực thích hợp khi cần thiết. Thoải mái sử dụng hệ thống dịch vụ khách hàng dựa trên máy tính.

CAMP HẠNH PHÚC, Albany, NY

QUỐC GIA TÌNH NGUYỆN VIÊN (Tháng 6 năm 2009 hiện tại)

Dành một tuần mỗi mùa hè để làm việc tại trại cho trẻ em ở độ tuổi đi học. Tổ chức các hoạt động và phục vụ như một người cố vấn cho việc tham dự thanh niên.

GIÁO DỤC & TÍN DỤNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG THÀNH PHỐ, Albany, NY

Cử nhân nghệ thuật quản trị kinh doanh, 2011