Theo dõi dự án của bạn mà không có biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ tuyệt vời và rất hữu ích để theo dõi và điều phối tất cả các bước nhỏ đi vào một dự án lớn, nhưng chúng có thể nhanh chóng trở nên quá tải và lộn xộn, đặc biệt đối với những người không biết cách đọc chúng. Cố gắng sử dụng biểu đồ Gantt để giải thích tiến trình của bạn cho khách hàng hoặc đồng nghiệp ở bộ phận khác và bạn có thể gặp khá nhiều thách thức trong tay.

Đây không phải là thách thức duy nhất biểu đồ Gantt hiện tại. Dữ liệu trong biểu đồ Gantt thường yêu cầu phần mềm đặc biệt để xem và chỉnh sửa và việc in chúng hầu như luôn là một thách thức. Hơn nữa, đôi khi bạn chỉ muốn tập trung vào một phần nhỏ của dự án mà không bị choáng ngợp bởi tất cả các thông tin bổ sung.

Mặc dù biểu đồ Gantt là một giải pháp tuyệt vời, nhưng chúng không phải là giải pháp duy nhất. Khi bạn cần xem một mẫu thông tin nhỏ hơn hoặc bạn cần trình bày một phiên bản đơn giản hoặc một phần thông tin trong tình huống khi biểu đồ Gantt không thực tế, đây là năm phương án bạn có thể sử dụng thay thế.

Danh sách nhiệm vụ

Mọi người trong cộng đồng doanh nghiệp nên làm quen và thoải mái với danh sách việc cần làm cơ bản. Trong thực tế, được tổ chức là một trong những kỹ năng hàng đầu cho một người quản lý dự án.

Một danh sách nhiệm vụ đưa danh sách việc cần làm lên cấp độ tiếp theo. Với danh sách nhiệm vụ, bạn có thể thêm các cột bổ sung để hiển thị ai sẽ hoàn thành từng nhiệm vụ, trạng thái của nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc và khả năng nhiệm vụ sẽ được hoàn thành đúng hạn. Bạn thậm chí có thể thêm các hộp kiểm cho các thành viên trong nhóm của mình để kiểm tra khi các mục được hoàn thành.

Bảng tính

Một biểu đồ đơn giản hóa trên bảng tính là một cách khác. Bạn vẫn có thể liệt kê các nhiệm vụ dọc theo phía bên trái và bạn vẫn có thể hiển thị các thanh màu để hiển thị mức độ tiến bộ của bạn và ngày bắt đầu và ngày kết thúc ước tính cho các nhiệm vụ.

Tuy nhiên, bảng tính có thể tốn nhiều thời gian để thực hiện và tốn nhiều thời gian để cập nhật, do đó, bạn sẽ không muốn sử dụng chúng làm giải pháp quản lý dự án tổng thể của mình. Tuy nhiên, đối với báo cáo một lần đơn giản cho khách hàng hoặc người quản lý, một bảng tính được đơn giản hóa có thể bố trí trực quan dự án theo cách

dễ giải thích và hiểu Đó cũng là một lựa chọn tốt để theo dõi tiến độ dự án.

Sơ đồ dòng chảy

Sơ đồ luồng, hoặc sơ đồ mạng, hiển thị các nhiệm vụ dự án theo thứ tự chúng cần được hoàn thành. Sơ đồ dòng chảy có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể hoặc không muốn liệt kê thông tin như ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi bước, số nhận dạng tác vụ hoặc

địa điểm. Hãy nhớ rằng việc thêm quá nhiều thông tin có thể làm cho các biểu đồ này khó đọc.

Trong khi nhiều người tìm thấy sơ đồ dòng dễ đọc và dễ hiểu hơn biểu đồ Gantt, làm cho chúng có thể là một rắc rối. Hơn nữa, chúng thường không phù hợp cho các vấn đề lớn và phức tạp. Biểu đồ luồng là tốt nhất để trình bày các dự án đơn giản với các nhiệm vụ tiến triển tự nhiên từ một đến

tiếp theo, nhưng không nên được sử dụng như một công cụ dài hạn hoặc cho các dự án quá phức tạp.

Ban Kanban

Dự án của bạn có một số lượng lớn các bước không nhất thiết phải được thực hiện theo thứ tự không? Bạn có nhiều người làm việc trong cùng một dự án hoặc các nhiệm vụ được cập nhật thường xuyên không? Nếu vậy, Kanban có thể cung cấp giải pháp lý tưởng cho bạn. (Tìm hiểu thêm về cách Kanban hoạt động trong quản lý dự án.)

Với bảng Kanban, mỗi tác vụ dự án được viết trên một ghi chú dán và được đặt trong cột thích hợp, chẳng hạn như "phải làm", "đang thực hiện" hoặc "thực hiện". Khi mỗi tác vụ được hoàn thành, ghi chú dán tương ứng được di chuyển trên bảng cho đến khi tất cả các ghi chú nằm trong cột "thực hiện".

Hệ thống tổ chức này rất dễ hiểu và sửa đổi nhanh chóng, nhưng nó không dễ mang theo, và bạn sẽ cần cẩn thận rằng không có ghi chú nào bị rơi và bị mất.

Báo cáo tình trạng

Biểu đồ Gantt là công cụ tuyệt vời để theo dõi các dự án của bạn, không nhất thiết phải truyền đạt nó. Nếu tất cả những gì bạn cần làm là truyền đạt tiến trình của bạn với khách hàng, nhà tài trợ dự án của bạn hoặc các thành viên khác trong nhóm, một báo cáo trạng thái có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn. Thêm vào đó, nhiều chương trình phần mềm quản lý dự án sẽ tạo ra các báo cáo trạng thái đơn giản, dễ hiểu chỉ bằng vài cú click chuột, giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng quý giá.

Biểu đồ Gantt rất thiết thực để theo dõi tất cả các nhiệm vụ trong một dự án lớn, nhưng chúng không phải lúc nào cũng tốt nhất để truyền đạt thông tin này với người khác, đặc biệt là những người không quen đọc chúng.

Bạn có một số lựa chọn thay thế khác. Hãy thử một trong năm lựa chọn biểu đồ Gantt này. Bạn có thể ngạc nhiên một cách thú vị bởi bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian.