Danh sách kỹ năng trợ lý văn phòng với các ví dụ

Vị trí trợ lý văn phòng có thể được tìm thấy trong tất cả các ngành và chia sẻ một bộ kỹ năng khá lớn. Trợ lý văn phòng đôi khi được gọi là thư ký hoặc trợ lý hành chính, nhưng những gì họ làm là hỗ trợ trong hoạt động của một văn phòng. Cho dù văn phòng thuộc về một công ty luật, thực hành y tế, một tổ chức giáo dục hoặc một công ty, các nhu cầu là tương tự nhau; ai đó phải nộp hồ sơ, duy trì lịch trình và chăm sóc giao tiếp thường xuyên thay mặt cho những người sử dụng văn phòng.

Rằng ai đó có thể là bạn.

Trợ lý văn phòng Trách nhiệm công việc

Mặc dù các vị trí trợ lý văn phòng thường tương tự nhau, công việc vẫn thay đổi - nó chỉ thay đổi theo từng ngày, thay vì từ văn phòng này sang văn phòng khác. Hôm nay bạn có thể đóng vai trò là nhân viên tiếp tân, ngày mai có thể yêu cầu sửa chữa máy in và ngày hôm sau, bạn sẽ phải mang toàn bộ tủ hồ sơ vào thế kỷ hai mươi mốt. Bạn sẽ cần một bộ kỹ năng rất rộng để thành công.

Trợ lý văn phòng là một trong những anh hùng vô danh của thế giới kinh doanh, bởi vì khi bạn thực hiện đúng công việc của mình, không ai để ý - văn phòng dường như tự điều hành. Nhưng một số người thích công việc nhanh nhẹn nhưng linh hoạt, cảm giác là trung tâm của mọi thứ. Và một thư ký giỏi vẫn có thể tìm được công việc ở hầu hết mọi nơi, trong bất kỳ loại tổ chức nào.

Cách sử dụng danh sách kỹ năng

Bạn có thể sử dụng các danh sách kỹ năng này trong suốt quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Đầu tiên, tên của các kỹ năng này hoạt động như các từ khóa, vì vậy hãy sử dụng càng nhiều càng tốt khi viết sơ yếu lý lịch của bạn. Donith dựa vào việc thuê người giám sát để tìm ra rằng bạn có những gì họ muốn, nói trực tiếp với họ.

Thứ hai, bạn có thể sử dụng các từ khóa tương tự trong thư xin việc của bạn. Tập trung đặc biệt vào những người mà chủ nhân tương lai của bạn quan tâm nhất. Bạn phải thực hiện nghiên cứu của mình, bởi vì trong khi các công việc trợ lý văn phòng thường tương tự nhau, việc thuê giám sát viên lại khác nhau về các ưu tiên của họ. Mô tả công việc có thể sẽ bao gồm một danh sách các kỹ năng cần thiết. Hãy chú ý đến nó.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng cuộc thảo luận này để lên kế hoạch phỏng vấn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã sẵn sàng ít nhất một ví dụ cho một thời gian bạn thể hiện các kỹ năng từ mỗi danh mục được liệt kê ở đây.

Nó cũng có thể giúp xem lại danh sách các kỹ năng của chúng tôi được liệt kê theo công việc và các loại kỹ năng.

Kỹ năng trợ lý văn phòng hàng đầu

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói: Giao tiếp là một kỹ năng mềm quan trọng cho một trợ lý văn phòng. Bạn sẽ phải tương tác với người giám sát của bạn, nhân viên văn phòng đồng nghiệp, các chuyên gia mà bạn hỗ trợ và có thể là khách hàng hoặc người trong các văn phòng khác của cùng một tổ chức. Tất cả các bạn làm việc như một nhóm, và bạn là trung tâm giao tiếp chính của nó. Bạn cần phải vui vẻ, hữu ích, hiểu biết, nói rõ và biết lắng nghe mỗi ngày.

• Nghe điện thoại
• Quan hệ khách hàng
• Giao tiếp
• Chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại
• Nhận tin nhắn
• Các cuộc gọi điện thoại định tuyến
• Tổng đài
• Điện thoại
• Giao tiếp bằng lời nói

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Hầu hết các trợ lý văn phòng viết rất nhiều. Họ có thể viết ghi nhớ, điền vào biểu mẫu hoặc soạn thảo thư hoặc email. Một số tạo nội dung cho trang web của công ty hoặc chỉnh sửa văn bản cho những người khác. Rõ ràng, giao tiếp bằng văn bản chuyên nghiệp là phải.

• Thư tín
• E-mail
• Thư
• Thư
• Đánh máy
• Xử lý văn bản
• Giao tiếp bằng văn bản

Sự thân thiện: Một trợ lý văn phòng có thể là người đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy khi bước vào văn phòng. Nếu hiện tại, người cư ngụ chính của văn phòng sắp ra ngoài, trợ lý văn phòng có thể là người duy nhất mà khách truy cập tương tác. Bạn phải sẵn sàng chào đón mọi du khách bằng một nụ cười và một lời nói tử tế và giúp đỡ họ bất cứ điều gì họ cần cho đến khi bạn có thể. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt là một điều cần thiết.

• Dịch vụ khách hàng
• Hướng khách
• Linh hoạt
• Thân thiện
• Chào hỏi khách
• Liên cá nhân
• Thái độ tích cực
• độ tin cậy
• Chào mừng du khách

Kỹ năng công nghệ: Ngày xưa, các thư ký đã đánh máy rất nhiều. Thời đại đã thay đổi và công nghệ cũng vậy, nhưng các trợ lý văn phòng vẫn có thể hy vọng sẽ dành nhiều thời gian trước bàn phím. Thay vì một máy đánh chữ, bạn sẽ phải biết cách của mình xung quanh một loạt các ứng dụng phần mềm. Biết cách thực hiện một số hỗ trợ công nghệ nhẹ và cách khắc phục máy in recalcitrant cũng không làm tổn thương.

• Máy vi tính
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Phần mềm soạn thảo văn bản
• Sách nhanh
• Công nghệ

Cơ quan: Trợ lý văn phòng phải được tổ chức cực kỳ hiệu quả để tung hứng nhiều nhiệm vụ của họ.Bạn cũng cần phải giúp giữ cho người khác được tổ chức, từ việc duy trì lịch đến việc giữ cho văn phòng có trật tự.

• Hỗ trợ hành chính
• Các cuộc hẹn
• Thanh toán
• Lịch
• Thư ký
• Nhập dư liệu
• Gửi thư
• Nộp hồ sơ điện tử
• Báo cáo chi tiêu
• Nộp hồ sơ
• Bàn hoạt động
• Xử lý tiền
• Công việc văn phòng
• Thiết bị văn phòng
• Văn phòng cung cấp hàng tồn kho
• Văn phòng phẩm
• Văn phòng hỗ trợ
• Cơ quan
• Giấy tờ
• Đang chuyển hàng

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Giải quyết vấn đề, hoặc kỹ năng tư duy phê phán, rất quan trọng đối với bất kỳ trợ lý văn phòng nào, vì bạn sẽ thường là người khác đến với các câu hỏi hoặc vấn đề.

• Phối hợp hoạt động văn phòng
• Các cuộc họp
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Trả lời các câu hỏi
• Lập kế hoạch
• Sàng lọc và gọi trực tiếp
• Bảng tính
• Làm việc theo nhóm
• Quản lý thời gian
• Sắp xếp chuyến đi