Trợ lý cá nhân Tiếp tục danh sách mẫu và kỹ năng

Trợ lý cá nhân tương tự như trợ lý điều hành hoặc trợ lý văn phòng ở chỗ tất cả đều thực hiện các nhiệm vụ kiểu hành chính thông thường để người khác không phải làm. Nhiệm vụ có thể bao gồm sàng lọc hoặc trả lời các cuộc gọi điện thoại, thư và email, quản lý lịch trình và ghi chú tại các cuộc họp.

Sự khác biệt là trợ lý cá nhân chỉ hỗ trợ một người duy nhất và họ cũng có thể giúp đỡ các công việc cá nhân như mua sắm hoặc lên lịch tham gia xã hội.

Một số người ủy thác công việc dự án cho các trợ lý của họ hoặc để các trợ lý của họ đứng ra bảo vệ họ khi họ vắng mặt.

Yêu cầu công việc cho Trợ lý cá nhân

Mặc dù không có yêu cầu tối thiểu nào được đặt ra cho các trợ lý cá nhân về mặt giáo dục, nhưng một nền tảng trong kinh doanh hoặc công việc hành chính sẽ giúp ích. Một ngôn ngữ thứ hai hoặc thứ ba cũng có thể quan trọng trong một số trường hợp. Nói chung, các kỹ năng bạn có quan trọng hơn giáo dục của bạn. Một cuộc thảo luận về một số các kỹ năng cần thiết này có thể giúp bạn quyết định xem loại công việc này là dành cho bạn.

Dưới đây là danh sách các kỹ năng trợ lý cá nhân cho sơ yếu lý lịch, thư xin việc, đơn xin việc và phỏng vấn. Các kỹ năng cần thiết sẽ thay đổi dựa trên công việc mà bạn đang ứng tuyển, do đó, cũng xem xét danh sách các kỹ năng được liệt kê theo công việc và loại kỹ năng của chúng tôi. Xem qua danh sách này và xem nếu bạn đã sử dụng các kỹ năng này trong các công việc trước đây hoặc đã có được chúng thông qua đào tạo.

Ghi chú về thời điểm và cách bạn sử dụng hoặc phát triển các kỹ năng này. Sau đó thêm chúng vào sơ yếu lý lịch của bạn và thư xin việc hoặc giữ tiện cho việc điền đơn xin việc. Những người sàng lọc các ứng dụng thường sẽ tìm kiếm các kỹ năng chính. Kết hợp các kỹ năng của bạn với những người được đăng theo yêu cầu cho công việc. Sau đó hãy chắc chắn rằng chúng được đề cập trong thư xin việc của bạn và được liệt kê trong hồ sơ của bạn.

Bạn cũng nên phát triển các câu trả lời phỏng vấn về cách bạn sử dụng các kỹ năng của mình ở các vị trí trước đó. Có một ví dụ về cách bạn giải quyết vấn đề tại nơi làm việc bằng cách sử dụng một hoặc nhiều kỹ năng này. Chỉ ra cách sử dụng các kỹ năng của bạn đã góp phần vào sự thành công của một dự án.

Ví dụ về kỹ năng trợ lý cá nhân

Danh sách này không đầy đủ nhưng bao gồm một số kỹ năng quan trọng nhất, được tìm kiếm cho trợ lý cá nhân.

Tổ chức và quản lý thời gian

Là một trợ lý cá nhân, một phần lớn công việc của bạn sẽ là giữ cho người khác có tổ chức và đúng tiến độ. Do đó, bạn phải tự tổ chức tốt. May mắn thay, tổ chức có thể được học. Có những kỹ thuật cụ thể mà bạn có thể thích nghi để giúp việc sử dụng thời gian của bạn hiệu quả hơn và để giữ cho cuộc sống của bạn và của người quản lý theo thứ tự.

Giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói

Bạn sẽ phải hiểu và làm theo hướng dẫn, và bạn sẽ phải truyền thông tin rõ ràng và trung thực. Tùy thuộc vào chi tiết của vị trí của bạn, bạn cũng có thể phải chào đón khách hàng, trả lời thư, hoặc tạo báo cáo và thuyết trình. Tất cả các nhiệm vụ này đòi hỏi các kỹ năng giao tiếp hàng đầu bao gồm nói và viết, nghe và đọc.

Độ chính xác và chú ý đến chi tiết

Chú ý đến chi tiết là một thành phần quan trọng của cả việc tổ chức và giao tiếp tốt.

Sự mơ hồ hoặc không chính xác tạo ra sự kém hiệu quả nhất, và cũng có thể gây ra những sai lầm nghiêm trọng hoặc xa lánh các đồng nghiệp quản lý của bạn.

Kiến thức về phần mềm liên quan

Phần mềm nào bạn có thể xử lý có thể khác nhau, nhưng có thể sẽ bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, lịch, xuất bản trên máy tính để bàn và PowerPoint hoặc một cái gì đó tương đương. Có thể cung cấp ít nhất hỗ trợ công nghệ tối thiểu là một lợi thế. Bạn có thể phải đánh giá một số chương trình và ứng dụng khác nhau để tự mình lựa chọn, nơi cung cấp các công cụ tốt nhất để thực hiện các mục tiêu quản lý của bạn. Luôn luôn, công việc của bạn là làm cho công việc quản lý của bạn dễ dàng và đơn giản hơn, và điều đó có thể đòi hỏi nhiều cách giải quyết vấn đề hậu trường.

Chính xác và thận trọng

Là một trợ lý cá nhân, bạn sẽ thường xuyên được tiếp xúc với các tài liệu nhạy cảm, từ bí mật thương mại đến thông tin cá nhân cao mà bạn sẽ cần giữ bí mật.

Một kỹ năng liên quan là khéo léo, khả năng phản ứng nhẹ nhàng hoặc hoàn toàn không có thông tin mà người khác có thể cảm thấy khó khăn hoặc lúng túng. Nói cách khác, bạn phải là người an toàn để người quản lý của bạn dễ bị tổn thương. Rốt cuộc, chỉ có bạn mới biết họ cần bao nhiêu sự trợ giúp.

Danh sách kỹ năng trợ lý cá nhân

Kỹ năng hành chính

Những kỹ năng này thường là một phần của mô tả công việc cho trợ lý cá nhân hoặc là các kỹ năng có giá trị gia tăng. Chủ nhân của bạn có thể cần một người có thể làm những công việc này cho cô ấy.

• Hành chính
• Các cuộc hẹn
• Thư tín
• Việc vặt
• Sự kiện
• Kế hoạch tổ chức sự kiện
• Nộp hồ sơ
• Thủ tục thực hiện
• Duy trì lịch trình
• Các cuộc họp
• Quản lý văn phòng
• Quản lý dự án
• Nghiên cứu
• Lập kế hoạch
• Đọc chính tả
• Nhận tin nhắn
• Ghi chú
• Sắp xếp chuyến đi
• Lập kế hoạch du lịch

Kỹ năng giao tiếp

Là một trợ lý cá nhân, tất cả các khía cạnh của truyền thông đều quan trọng đối với công việc. Hãy sẵn sàng để thể hiện kinh nghiệm hoặc đào tạo của bạn.

• Điện thoại trả lời
• Giao tiếp
• E-mail
• Chào khách
• Xử lý yêu cầu
• Mạng
• Giao tiếp phi ngôn ngữ
• Cuộc gọi sàng lọc
• Truyền thông bằng lời nói
• Truyền thông bằng văn bản

Kỹ năng tài chính

Bạn có kinh nghiệm hoặc đào tạo cho các nhiệm vụ này?

• Kế toán
• Ngân sách
• Thu mua
• Tìm nguồn cung ứng
• Mua sắm

Kỹ năng công nghệ

Bạn có thể sử dụng các nền tảng và thiết bị khác nhau và xử lý sự cố cơ bản không?

• Máy tính (PC, Mac, máy tính bảng)
• Quản lý cơ sở dữ liệu
• Microsoft Office
• Chuẩn bị bài thuyết trình
• Báo cáo
• Xử lý văn bản

Kỹ năng làm chủ cá nhân

Những kỹ năng này thường là một phần trong tính cách của bạn. Chỉ ra cách bạn đã sử dụng chúng và phát triển chúng.

• Bảo mật
• Ngoại giao
• Thận trọng
• Mềm dẻo
• Liên cá nhân
• Đa nhiệm
• Cơ quan
• Thái độ tích cực
• Giải quyết vấn đề
• Thái độ chuyên nghiệp
• Tự tạo động lực
• Đội chơi
• Quản lý thời gian
• Làm việc độc lập

Nếu bạn chưa sử dụng những kỹ năng này ở một công việc trước đây, hãy xem cách bạn đã phát triển chúng ở các công việc tình nguyện hoặc không được trả lương hoặc sử dụng chúng trong cuộc sống cá nhân của bạn. Bạn có sử dụng những kỹ năng này như một phần của cộng đồng đức tin hoặc cho một dự án sinh viên ở trường không? Bạn đã phát triển các kỹ năng như là một phần của một đội thể thao hoặc môn thể thao cá nhân? Kinh nghiệm đó cũng có thể có giá trị và làm cho bạn trở thành một ứng cử viên tốt hơn cho vị trí này.

Trong sơ yếu lý lịch mẫu sau đây được thiết kế cho Trợ lý cá nhân, hãy lưu ý về cách một số kỹ năng được đề cập ở trên được kết hợp vào văn bản, đặc biệt là "bằng cấp cốt lõi".

Mẫu trợ lý cá nhân

Đây là một ví dụ về sơ yếu lý lịch cho vị trí trợ lý cá nhân. Tải xuống mẫu sơ yếu lý lịch (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Tải xuống mẫu Word

Mẫu sơ yếu lý lịch trợ lý cá nhân (Phiên bản văn bản)

Người nộp đơn cẩn thận

999 đường chính

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP

Trợ lý cá nhân có định hướng chi tiết và có tổ chức cao, rất thành thạo trong việc cung cấp hỗ trợ liền mạch cho các giám đốc điều hành cấp C, cũng như thực hiện độc lập các trách nhiệm hành chính, hẹn và đi du lịch, mua sắm và lên kế hoạch sự kiện với hiệu quả dễ dàng tìm kiếm vị trí trợ lý cá nhân hàng đầu chắc chắn.

CHẤT LƯỢNG CORE

• Có thể xử lý dữ liệu nhạy cảm và xử lý tất cả các thư từ và chính tả với tính toàn vẹn và bảo mật không thỏa hiệp.
• Có thể dễ dàng xây dựng mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan của dự án cả trực tiếp và bằng văn bản.
• Có khả năng tận dụng giáo dục trong kế toán để cân bằng chính xác sổ sách và thực hiện chức năng lập ngân sách và mua hàng.
• Luôn duy trì thái độ chuyên nghiệp tích cực và tận tâm, với khả năng thấm nhuần lòng tin và sự tham gia của người khác.

KINH NGHIỆM CHUYÊN NGHIỆP

GLENGARRY TĂNG CƯỜNG, Columbia, MO

Trợ lý cá nhân cho Chủ tịch, Tháng 9 năm 2016-Hiện tại

Cung cấp hỗ trợ hành chính và cá nhân toàn diện cho người sáng lập công ty tư vấn tài chính cửa hàng, với phạm vi trách nhiệm bao gồm chính tả, thư tín, quản lý văn phòng, quan hệ nhà cung cấp, lên lịch hẹn, điều phối du lịch và chức năng lập kế hoạch sự kiện.

• Kế hoạch tất cả các chi tiết cho các sự kiện quan hệ khách hàng rất thành công bao gồm cuối tuần nghỉ dưỡng golf và quần vợt, hội thảo về kế hoạch tài chính và các bữa tiệc cổ đông.
• Các nhà cung cấp du lịch và giải trí có hiệu quả về chi phí và bảo đảm giảm 15% chi phí đi lại.
• Sử dụng Adobe Creative Suite để tạo các tài liệu quảng cáo tiếp thị mới hấp dẫn trực quan và bản tin hàng tháng.

GIÁO DỤC

Cử nhân Khoa học Quản trị Kinh doanh (Tiểu tiết: Kế toán)2016; Điểm trung bình 3.9

Đại học Missouri, Columbia, MO

Danh sách Trưởng khoa; Tốt nghiệp Summa kiêm Laude

Thành thạo kỹ thuật: Microsoft Office Suite, QuickBooks và Adobe Creative Suite. Thông thạo tiếng Tây Ban Nha.