Các bước để một ngày làm việc hiệu quả hơn

Trong môi trường làm việc bận rộn ngày nay, khối lượng công việc giảm và tăng đã buộc chúng ta phải làm việc thông minh hơn. May mắn thay, nếu bạn tuân thủ lời khuyên hiệu quả này, bạn có thể học cách làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn.

Việc áp dụng kết hợp đúng các thực hành quản lý thời gian có thể cắt giảm căng thẳng và giúp bạn tiết kiệm tới một giờ mỗi ngày. Dưới đây là tám lời khuyên về cách đến đó.

Sử dụng công nghệ

Bạn không thể làm việc hiệu quả nhất nếu bạn vô tổ chức và bị bao vây bởi sự bừa bộn. Loại bỏ những đống giấy tờ ngẫu nhiên và ghi chú dán và sử dụng một hệ thống nộp đơn điện tử đơn giản để thay thế.

Nhiều chương trình phần mềm có thể giúp bạn tổ chức một loạt các chi tiết về khách hàng và sản phẩm, cho phép truy cập nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời xem xét áp dụng chương trình lập lịch cá nhân cho phép bạn giữ lịch, danh sách công việc, kế hoạch làm việc và thư mục danh bạ.

Nhóm tin nhắn đến của bạn

Liên tục kiểm tra và trả lời email, thư thoại và các tin nhắn khác chỉ làm gián đoạn quá trình suy nghĩ của bạn. Nó có thể cản trở năng suất, đặc biệt là trong các công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo, đổi mới hoặc chiến lược.

Học cách trả lời các tin nhắn đến theo đợt và xem xét việc kiểm tra chúng chỉ ba hoặc bốn lần một ngày - tất nhiên, trừ khi, việc giữ trên đầu chúng là không thể thiếu đối với công việc và năng suất của bạn. Ngay cả sau đó, cố gắng sắp xếp thời gian để kiểm tra và rõ ràng nếu không.

Sử dụng nguyên tắc "Làm, Đại biểu, Xóa hoặc Tệp" để xử lý e-mail, thư, hóa đơn, tin nhắn văn bản, tin nhắn thoại và các yêu cầu khác.

Thả thời gian

Rất nhiều thời gian bị lãng phí khi chần chừ, làm "công việc bận rộn", truy cập các trang web gây mất tập trung - đặc biệt là các trang truyền thông xã hội - tham dự các cuộc họp không cần thiết, báo cáo chỉnh sửa quá mức và tương tác với các đồng nghiệp trò chuyện.

Tập trung vào các nhiệm vụ và hoạt động thực sự "di chuyển kim" của doanh nghiệp và giảm hoặc loại bỏ những nhiệm vụ không thực hiện.

Thường xuyên nghỉ giải lao

Ngay cả những người bận rộn nhất cũng cần phải giải tỏa tâm trí và duỗi chân hết lần này đến lần khác. Hãy hít thở từ năm đến 10 phút khỏi bàn làm việc hoặc làm việc định kỳ. Hãy đi bộ nhanh bên ngoài nếu bạn có thể. Thực hiện một số bài tập kéo dài hoặc đi bộ lên xuống cầu thang một vài lần. Uống nước. Ăn một bữa ăn nhẹ lành mạnh.

Bước ra khỏi công việc của bạn một thời gian ngắn sẽ thư giãn cơ thể của bạn và làm trẻ hóa tâm trí của bạn. Bạn thậm chí có thể thấy rằng bạn đã bớt đau khổ khi bạn trở về nhà sau nhiều giờ.

Đại biểu, Đại biểu, Đại biểu

Bạn không cần phải làm tất cả - thực sự. Những người khác hoàn toàn có khả năng xử lý một số nhiệm vụ mà bạn thường dành cho chính mình.

Xem xét những nhiệm vụ bạn có thể chia sẻ với người khác, sau đó từ từ bắt đầu đưa ra một số trách nhiệm đó. Nó sẽ cho phép bạn tập trung vào các mục ưu tiên cao của bạn trong khi cho đồng nghiệp của bạn cơ hội phát triển và tỏa sáng.

Học cách nói không

Đó là một từ nhỏ nhưng rất khó để nói. Khi ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó không phải là đam mê hoặc ưu tiên của bạn, hãy từ chối một cách lịch sự nhưng kiên quyết. Nhắc nhở bản thân rằng nói không với một điều cho bạn tự do nói có với điều gì đó khác hoàn hảo hơn và xứng đáng với thời gian và kỹ năng của bạn.

Ngừng nhắm đến sự hoàn hảo

Dù sao bạn cũng sẽ hiếm khi đạt được nó, và nó hầu như không cần thiết. Cầu toàn có thể dẫn đến quản lý vi mô, mối quan hệ kém với đồng nghiệp, sự trì hoãn, năng suất thấp, trầm cảm, căng thẳng và lo lắng.

Những người thành công nhất là những người hài lòng khi một công việc được hoàn thành tốt. Họ tiết kiệm nhu cầu hoàn hảo của họ cho một vài điều thực sự quan trọng.

Biết khi nào cần giúp đỡ

Nếu bạn quá tải trong công việc và điều đó khiến bạn căng thẳng quá mức, đừng im lặng. Làm sáng tỏ hình ảnh Siêu nữ / Siêu nhân và giải thích tình huống của bạn cho sếp hoặc người giám sát của bạn. Các tình huống công việc không thể kiểm soát thường có thể được giảm bớt, nhưng nó sẽ có một số quyết đoán từ phía bạn.

Nếu một cuộc sống cân bằng tiếp tục trốn tránh bạn hoặc bạn đang gặp căng thẳng mãn tính, hãy nói chuyện với một chuyên gia như nhân viên tư vấn, nhân viên sức khỏe tâm thần hoặc giáo sĩ.Tận dụng các dịch vụ được cung cấp bởi Chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP) nếu có sẵn cho bạn.

Cho phép cuộc sống của bạn áp đảo bạn tuần này qua tuần khác, tháng này qua tháng khác, có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về thể chất, tinh thần và xã hội. Hãy tích cực và biết rằng có những giải pháp cho vấn đề của bạn, nhưng bạn phải tìm kiếm sự giúp đỡ.