Tạo một kế hoạch hàng ngày để làm việc hiệu quả hơn

Bước đầu tiên và quan trọng nhất để hướng tới làm việc hiệu quả hơn là lên kế hoạch hàng ngày. Điều quan trọng là kế hoạch của bạn được ghi lại ở đâu đó: Trên lịch, notepad hoặc được lưu trữ trên máy tính của bạn. Đừng chỉ đơn giản là đi qua một danh sách kiểm tra tinh thần mỗi ngày.

Có một kế hoạch bằng văn bản là phải giữ những suy nghĩ dai dẳng ra khỏi đầu và để giúp ngăn ngừa thảm họa vì bạn quên mất một điều quan trọng. Thỉnh thoảng hầu hết mọi người sẽ thấy rằng họ cần phải xoay vòng kế hoạch hàng ngày, nhưng có một người sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian tốt hơn, chuẩn bị trước cho các dự án cụ thể và một kế hoạch sẽ cho bạn một bức tranh tinh thần rõ ràng hơn về tất cả mọi thứ bạn phải làm.

Thoát khỏi phiền nhiễu hàng ngày với một kế hoạch

Nếu bạn đến nơi làm việc mỗi ngày và ngay lập tức bị choáng ngợp với danh sách "việc cần làm" và bừa bộn trên bàn, thì tốt nhất, bạn sẽ lao vào một ngày của bạn như một con ngựa đua (và nhanh chóng kiệt sức sau khi chạy nước rút, giống như một con ngựa đua) trên bất cứ điều gì có vẻ cấp bách nhất tại bất kỳ thời điểm nào. Trường hợp xấu nhất là bạn sẽ ngồi trong một funk không biết bắt đầu từ đâu. Dù bằng cách nào, chỉ cần "dập lửa" mỗi ngày là cách ít hiệu quả nhất để tấn công khối lượng công việc của bạn và là cách tốt nhất để làm bạn kiệt sức trong khi chỉ lùi xa hơn.

Không có kế hoạch, những phiền nhiễu trong ngày sẽ nhanh chóng chiếm lĩnh: điện thoại reo, bạn bắt đầu trả lời email, đồng nghiệp bắt đầu trò chuyện và trước khi bạn biết điều đó, giờ ăn trưa đã đến và bạn đã hoàn thành rất ít. Kế hoạch hàng ngày của bạn có thể bao gồm một giờ mỗi sáng để ổn định bằng cách trả lại các cuộc gọi, kiểm tra email trước khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ khác nhưng nó sẽ làm nhiều hơn là hướng dẫn về những việc cần làm với thời gian của bạn. Ví dụ, nếu bạn cố tình dành ra một giờ để làm việc gì đó và bạn vượt quá giới hạn thời gian đó, bạn sẽ biết rằng bạn cần điều chỉnh kế hoạch cho ngày hôm sau.

Bằng cách vạch ra ngày của bạn theo phân khúc hoặc theo nhiệm vụ, bạn có thể dễ dàng xác định các khu vực có vấn đề và thời gian hiệu quả cao nhất của bạn (tức là, bạn có thể kém hiệu quả hơn sau bữa trưa nếu bạn bị suy sụp buổi chiều hoặc bạn có thể là người bắt đầu chậm vào buổi sáng).

Tránh tiếp nhận nhiều hơn bạn có thể xử lý

Một người lạc quan là người có thể nhìn thấy sự tích cực trong một tình huống nhất định thường sẽ tập trung vào niềm tin rằng "tất cả mọi thứ đều có thể." Không có gì sai khi là một người lạc quan trừ khi điều đó khiến bạn đánh giá thấp khả năng của mình, thời gian cần thiết để hoàn thành một việc gì đó và kết quả là bạn sẽ đảm nhận nhiều hơn những gì bạn có thể xử lý.

Một người thực tế có thể là một người lạc quan, nhưng một người thực tế cũng nhìn thấy hậu cần có thể liên quan đến việc xử lý một tình huống và sẽ là yếu tố gây trở ngại và hạn chế tiềm năng.

Nếu bạn không sắp xếp kế hoạch trò chơi của mình trong ngày, bạn có thể khó nói không với việc giúp đỡ người khác hoặc tham gia các dự án bổ sung vì bạn có thái độ "có thể làm" tích cực, lấn át thực tế hoặc lẽ thường. Thật dễ dàng để đánh giá thấp mọi thứ sẽ mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ của bạn ít hơn nhiều so với người khác nếu bạn nghĩ bạn là nữ siêu nhân và một viễn cảnh đầy nắng là tất cả để hoàn thành công việc.

Biết những gì trên đĩa của bạn trong ngày và đã xác định ngân sách cho thời gian riêng của bạn cho các nhiệm vụ cụ thể có thể giúp bạn đáp ứng thời hạn, hoàn thành công việc mỗi ngày và thực tế hơn khi đảm nhận công việc bổ sung.

Tạo kế hoạch tấn công của bạn

Trước khi bạn bắt đầu đi làm, hãy quyết định trước những gì bạn sẽ tập trung vào khi bạn đến đó. Tốt hơn hết, hãy lên kế hoạch cho ngày hôm trước và chuẩn bị bàn làm việc cho những công việc bạn muốn hoàn thành vào buổi sáng. Ví dụ: nhận tệp hoặc tài liệu đọc được tổ chức vào buổi sáng để bạn có thể nhảy ngay vào hoặc đặt các mục bạn cần nhập hoặc gọi điện thoại để trả lại theo thứ tự bạn cần để hoàn thành chúng.

Có một kế hoạch có thể giúp bạn tạo ra các thói quen có thể dự đoán được, đến lượt nó, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với những ngày hỗn loạn khi sếp hoặc một khách hàng bảo trì cao đòi hỏi nhiều thời gian của bạn hơn.