Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp quản lý của bạn

Bạn không cần phải tìm đâu xa để tìm các bài báo từ các chuyên gia về quản lý thời gian, các giám đốc điều hành hoàn thành và các chuyên gia giải mã khác và đề nghị bạn tránh, thu hẹp hoặc phân tán với những người lãng phí thời gian của công ty thường xuyên này.

Tuy nhiên, đôi khi chúng ta chỉ cần gặp nhau. Và vâng, có một số lời khuyên tuyệt vời có sẵn từ các chuyên gia về quản lý thời gian, kiểm soát chương trình nghị sự và các quy tắc trật tự. Trọng tâm ở đây có một chút khác biệt, cung cấp một số hướng dẫn đã thử - và đúng - sẽ giúp các nhà quản lý biến năm loại cuộc họp phổ biến thành các sự kiện không gây đau đớn và hiệu quả.

Năm giải pháp họp chung

1. Loại bỏ cái chết bằng cách xung quanh bảng Cập nhật. Bạn biết cuộc họp này. Cram mười tám người trong một căn phòng và sau đó yêu cầu mọi người chia sẻ một bản cập nhật thường nghe giống như một nỗ lực để biện minh cho sự tồn tại của họ và đưa ra một trường hợp để họ được lưu giữ trong đại sảnh danh vọng của nhân viên. Các CEO và các nhà lãnh đạo cấp cao khét tiếng vì điều hành các cuộc họp này, ngây thơ tin rằng đây là một cách tuyệt vời để mọi người nghe những gì mà xảy ra trên toàn công ty. Trong thực tế, mọi người chủ yếu điều chỉnh và tập trung vào kế hoạch cập nhật của riêng họ mà không ai sẽ nghe.

Thay thế: Bằng mọi cách, hãy cùng với các đồng nghiệp, các thành viên trong nhóm hoặc các đồng nghiệp quan trọng của bạn, nhưng don không chịu khuất phục trước những người xung quanh cách tiếp cận bảng. Cung cấp thông tin trên cơ sở ngoại lệ. Chia sẻ tin tức liên quan, bao gồm kết quả tài chính, chiến thắng của khách hàng lớn hoặc cập nhật về các sáng kiến ​​toàn tổ chức. Ngoài ra, mở rộng cung cấp cho các cá nhân để nêu ra các vấn đề quan trọng. Nếu một cái gì đó đáng chú ý và không được biết đến rộng rãi đã xảy ra, ai đó nên chia sẻ nó. Nếu một nhóm cần sự giúp đỡ từ một nhóm khác, hãy đưa ra yêu cầu.

Nếu không, không bắt buộc tất cả những người tham dự để chia sẻ.

2. Các cuộc họp về tình trạng nói chung. Đây có thể là những kẻ giết thời gian tàn bạo, đặc biệt khi chúng khóa trong các sự kiện định kỳ và được quản lý kém.

Thay thế : Không bao giờ gọi một cuộc họp cho một cái gì đó bạn có thể tìm kiếm. Tận dụng các công cụ công nghệ trong ngày để đảm bảo các nhóm làm việc của bạn duy trì cập nhật trạng thái hiện tại và hiển thị nơi mọi người có thể nhìn thấy nó bằng cách nhấp chuột. Nếu bạn phải đáp ứng cắt giảm thời gian cuộc họp theo kế hoạch xuống một nửa hoặc, hãy sử dụng các cách tiếp cận nhanh nhẹn và chạy các phiên họp ngắn đứng lên trên đỉnh. Hãy nghiêm túc về những lạc đề và phiền nhiễu kéo dài những phiên này. Tập trung vào việc chia sẻ trạng thái và yêu cầu mọi người giải quyết các vấn đề bên ngoài diễn đàn này.

3. Các cuộc họp động não không có cấu trúc. Hầu hết các cuộc họp động não được tạo điều kiện thuận lợi đến mức chúng tôi kết thúc việc đàn áp các ý tưởng, ủng hộ ý tưởng của ông chủ hoặc tạo ra danh sách tuyệt vời những điều thú vị về hậu kỳ mà không bao giờ được nghe hay nhìn thấy nữa.

Thay thế: Làm việc để xác định chủ đề động não và chia sẻ nó với những người được mời trước phiên. Thu thập đầu vào của họ và hợp nhất và đăng nó hoặc chia sẻ nó mà không ghi công cho các ý tưởng. Sử dụng phiên trực tiếp để nhảy và xây dựng các ý tưởng đã gửi, thêm vào danh sách. Chống lại sự thôi thúc để đánh giá ý tưởng trong phiên này. Kết hợp các kỹ thuật khác để giảm thiểu áp lực xã hội hóa, chẳng hạn như viết bằng não. Và trên hết, hợp nhất các ý tưởng và tạo ra một quy trình để đánh giá chúng cũng như lưu trữ chúng để tham khảo nhóm dễ dàng trong các phiên và tình huống trong tương lai.

4. Đánh giá hoạt động làm cho Toà án dị giáo trông thuần hóa. Nếu bạn đã từng trải qua một phiên họp mà người lãnh đạo cuộc họp thường là một giám đốc điều hành tập trung vào một trong hai chức năng đấu tranh hoặc tìm kiếm điểm yếu trong bài thuyết trình của mọi người và sau đó nướng các sứ giả không thương tiếc, bạn sẽ biết định dạng này tàn phá như thế nào. Đừng duy trì quá trình này.

Thay thế: giữ cho các cuộc lặn sâu chức năng và kiểm tra chuyên môn của công ty riêng tư và tập trung vào việc chia sẻ các chỉ số hoạt động chính, các vấn đề và cơ hội. Cuộc họp nhóm không phải là thời gian hay địa điểm để xé toạc một khu vực hoặc cá nhân hoạt động kém hiệu quả. Thiết lập một cuộc họp tiếp theo tại chỗ, nhưng không khiến mọi người khác phải kiểm tra chéo có thể nhìn thấy của bạn về vấn đề này. Đừng lùi bước về trách nhiệm để cải thiện, nhưng hãy loại bỏ sự tàn nhẫn và số tiền gây ra sự xấu hổ công khai từ các tiết mục quản lý cuộc họp của bạn.

5. Các cuộc họp nêu ra các vấn đề đòi hỏi các quyết định tự phát. Lạ lùng hay trớ trêu thay, phòng họp là một trong những nơi tồi tệ nhất cho những quyết định nhanh chóng. Lần đầu tiên đưa ra một vấn đề và kêu gọi đưa ra quyết định sẽ khiến mọi người chú ý và họ sẽ phẫn nộ vì bạn đã sử dụng phương pháp này.

Thay thế: Làm việc không ngừng trước các cuộc họp nhóm để thu hút các bên liên quan chính về các vấn đề và lựa chọn. Thu hút đầu vào của họ, đưa ra quan điểm của bạn và làm việc để môi giới chia sẻ lợi ích. Sử dụng diễn đàn cuộc họp để xác nhận lợi ích của các bên liên quan và xác định các khuyến nghị của họ. Mặc dù bạn vẫn có thể không nhận được quyết định ngay lập tức nếu không có một hoặc hai bước khác, bạn sẽ tăng cường mối quan hệ công việc với công việc trước phiên.

Điểm mấu chốt cho bây giờ

Bản chất chúng ta là những sinh vật chung và thậm chí với nhiều công cụ công nghệ cho phép chúng ta kết nối mà không cần ở cùng một nơi, đôi khi, điều đó chỉ giúp đối mặt trực tiếp. Tận dụng thời gian này một cách khôn ngoan và thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với những người tham gia bằng cách tạo ra các cuộc họp giảm thiểu đầu tư thời gian và tối đa hóa việc chia sẻ thông tin chất lượng cao trong một môi trường không đe dọa.