Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp tất cả cho nhân viên của bạn

Công ty của bạn có tổ chức các cuộc họp tất cả? Nếu không, bạn có thể muốn nghĩ về việc tổ chức một cuộc họp như vậy. Tất nhiên, bạn không bao giờ nên tổ chức một cuộc họp hoàn toàn vì bạn muốn kiểm tra một mục từ danh sách việc cần làm của mình, vậy đây là lý do tại sao, khi nào và làm thế nào để tổ chức một cuộc họp tất cả.

Tại sao bạn có thể muốn tổ chức một cuộc họp tất cả các tay?

Đôi khi bạn cần lấy thông tin cho toàn bộ nhân viên, và một cuộc họp tất cả là một cơ hội tuyệt vời để làm điều đó. Có, bạn có thể gửi thông tin qua email, nhưng tùy thuộc vào thông tin, bạn có thể thấy rằng việc gửi nó trực tiếp là một cách hiệu quả hơn để giao tiếp.

Ngoài ra, tùy thuộc vào mức độ lớn và lan rộng của doanh nghiệp của bạn, cuộc họp tất cả là một cơ hội tốt để xây dựng các nhóm và cho phép nhân viên kết nối với nhau. và cho phép nhân viên kết nối với nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn có một số trang web, một nhân viên tại trang A có thể có vấn đề mà ai đó ở trang B có thể giải quyết, nhưng nếu họ không biết người đó tồn tại, họ sẽ không yêu cầu trợ giúp.

Cuối cùng, một cuộc họp tất cả cho phép nhân viên của bạn đặt câu hỏi trước sự chứng kiến ​​của đồng nghiệp. Điều này giải phóng thời gian của bạn bởi vì bạn có thể chia sẻ câu trả lời thích hợp một lần thay vì lặp đi lặp lại nhiều lần cho nhiều nhân viên khác nhau.

Vấn đề nào được đề cập tốt nhất trong một cuộc họp tất cả?

Các loại vấn đề này thường được truyền đạt tốt hơn khi được đưa ra trong một cuộc họp tất cả thay vì qua email hoặc yêu cầu các nhà quản lý địa phương thông báo cho nhân viên của họ.

• Giới thiệu lãnh đạo cấp cao mới. Nếu bạn có một chủ tịch hoặc CEO mới, bạn muốn cô ấy tự giới thiệu mình với toàn bộ nhân viên. Nó làm cho một sự khác biệt lớn để mọi người biết khuôn mặt đằng sau tên và thay đổi chính sách.
• Mục tiêu công ty mới. Khi nhóm cao cấp của bạn muốn chia sẻ mục tiêu của công ty với nhân viên, có tất cả mọi người trong cùng một phòng là một ý tưởng tuyệt vời. Nó cho phép mọi người đặt câu hỏi, vì vậy họ hiểu logic và lý luận đằng sau các mục tiêu.
• Khi có một sự thay đổi đáng kể. Đây có thể là một vụ mua lại công ty mới, thoái vốn, tổ chức lại hoặc bất cứ điều gì chạm vào tất cả các lĩnh vực của công ty. Một lần nữa, giao tiếp cởi mở và trung thực là mục tiêu ở đây.

Tất nhiên, đây không phải là những lý do duy nhất để gọi một cuộc họp tất cả, nhưng hãy chắc chắn rằng một cuộc họp tất cả là cách tốt nhất để cung cấp thông tin trước khi bạn gặp rắc rối để tổ chức một cuộc họp tất cả.

Cách tổ chức một cuộc họp tất cả

Bước đầu tiên, như đã đề cập ở trên, là có một mục đích hữu ích cho một cuộc họp tất cả các tay. Một khi bạn có một mục đích, bạn có thể lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp.

Đầu tiên, hãy suy nghĩ thông qua hậu cần. Bạn có thể thấy thật thú vị khi chọn và mời các diễn giả, chuẩn bị tài liệu và lên kế hoạch cho thời gian kết nối mạng, nhưng nếu bạn thất bại ở phía hậu cần, cuộc gặp gỡ tất cả của bạn sẽ không hiệu quả. Bạn cần phải giải quyết những vấn đề này để có một cuộc họp tất cả thành công.

• Vị trí. Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và tất cả bạn có thể phù hợp với bàn hội nghị, thì vấn đề này đã được giải quyết. Nếu công ty của bạn có quy mô lớn ngay cả khi tất cả các bạn làm việc trong cùng một tòa nhà, có lẽ bạn sẽ cần phải thuê một khán phòng hoặc trung tâm hội nghị cho cuộc họp của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn có chỗ ngồi cho tất cả mọi người.
• Du lịch. Mọi người sẽ phải di chuyển quãng đường dài để đến với cuộc họp tất cả của bạn chứ? Nếu mọi người cần lái xe từ xa, hãy đảm bảo bạn bắt đầu cuộc họp đủ muộn để nhân viên của bạn không phải rời khỏi nhà lúc 4:00 sáng để đến cuộc họp. Hãy nhớ rằng, rời khỏi nhà sớm là một khó khăn cho nhiều người.

• Tính thực tiễn. Một cuộc gặp mặt trực tiếp có thể là cách tốt nhất để giới thiệu một CEO mới. Nhưng, nếu nó liên quan đến việc đưa người đến từ nhiều địa điểm và đưa họ vào khách sạn, trong khi văn phòng của bạn ở những địa điểm này đóng cửa trong nhiều ngày, có lẽ đó không phải là ý tưởng tốt nhất. Thay vào đó, hãy xem xét làm hội nghị video. Đừng cho phép mọi người xem hội nghị video từ bàn của họ, nhưng yêu cầu họ đến với nhau theo địa điểm để có cơ hội xây dựng đội ngũ xem phần giới thiệu.

• Món ăn. Nếu đây là cuộc họp ngắn một giờ giới thiệu về CEO, bạn sẽ chỉ cần một địa điểm. Nếu đó là một hội nghị kéo dài một ngày liên quan đến nhiều diễn giả và hội thảo, bạn sẽ cần sắp xếp thực phẩm cho bữa trưa và giờ nghỉ.

Ai cần trình bày tại một cuộc họp tất cả?

Với các hậu cần được sắp xếp, bạn chỉ cần sắp xếp các loa. Bạn sẽ muốn có những thay đổi toàn công ty được giới thiệu bởi CEO / Chủ sở hữu / Chủ tịch. Người đứng đầu bộ phận có thể giải thích các vấn đề có liên quan đến bộ phận của họ, nhưng giải thích về các sáng kiến ​​toàn công ty cần phải xuất phát từ đầu.

Đương nhiên, một sự thay đổi trong chính sách nhân sự có thể đến từ Giám đốc nhân sự và sự thay đổi trong tiếp thị có thể đến từ Giám đốc tiếp thị, nhưng kế hoạch tổng thể bao gồm các mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn cần phải đến từ đầu.

Hãy chắc chắn rằng tất cả các nhân viên đều được bao gồm các nhóm hoặc không phải là một cuộc họp tất cả. Nếu thông tin chỉ liên quan đến các nhà quản lý, thì tại sao bạn lại đưa những người đóng góp cá nhân đến cuộc họp? Nếu những thay đổi chỉ ảnh hưởng đến CNTT, tại sao kế toán lại dành thời gian để tham dự cuộc họp này?

Những gì cần phải xảy ra tại một cuộc họp tất cả các tay?

Tất cả thông tin bạn cung cấp tại một cuộc họp tất cả cần phải có liên quan, kịp thời, quan trọng và (hy vọng) thú vị. Chắc chắn, giới thiệu làm thế nào công ty của bạn sẽ tuân thủ các quy định mới của chính phủ không có khả năng dẫn đến đám đông cổ vũ. Nhưng hãy nhớ rằng, bạn có nhiều khả năng thu hút mọi người nếu bạn trình bày thông tin một cách thú vị.

Ngoài các diễn giả và hội thảo (nếu có), hãy đảm bảo bạn cung cấp thời gian để kết nối mạng. Mạng thường được coi là một cái gì đó bạn làm để tìm công việc mới, nhưng bạn cũng có thể sử dụng mạng nội bộ. Bạn muốn nhân viên của bạn biết nhau. Cung cấp thẻ tên (nếu bạn thường không đeo phù hiệu) hiển thị tên và tiêu đề và vị trí.

Mục tiêu tổng thể của một cuộc họp tất cả là để mang các nhân viên của công ty lại với nhau. Bạn muốn mọi người rời khỏi cảm giác như cuộc họp đáng giá thời gian của họ. Nếu bạn không thể có được cảm giác đáng giá, hãy bỏ qua cuộc họp tất cả và gửi email với thông tin thay thế.