Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp hiệu quả tạo ra kết quả

Mọi người dành quá nhiều thời gian trong các cuộc họp kinh doanh đến mức biến thời gian họp thành kết quả bền vững là ưu tiên hàng đầu của các tổ chức thành công. Những hành động làm cho các cuộc họp kinh doanh thành công đòi hỏi sự quản lý của người lãnh đạo cuộc họp trước, trong và sau cuộc họp.

Nếu bạn tận dụng mười hai mẹo quản lý cuộc họp kinh doanh này, các cuộc họp và nhóm của bạn sẽ hoạt động tốt hơn và mang lại kết quả tốt hơn.

Những hành động cần thực hiện trước cuộc họp kinh doanh

Các hành động trước cuộc họp kinh doanh thiết lập nền tảng để hoàn thành kết quả cuộc họp. Bạn có thể thực hiện tất cả các hoạt động tiếp theo cần thiết, nhưng không có công việc trước, bạn sẽ không thành công.

Lên kế hoạch cho cuộc họp kinh doanh

Các cuộc họp kinh doanh hiệu quả tạo ra kết quả bắt đầu với kế hoạch thông minh. Trước tiên, hãy xác định xem bạn có cần các nhân viên khác để giúp bạn lên kế hoạch cho cuộc họp hay không (nghĩa là, thu hút mọi người từ một vài bộ phận). Sau đó quyết định những gì bạn hy vọng sẽ đạt được bằng cách tổ chức cuộc họp và thiết lập các mục tiêu khả thi cho cuộc họp của bạn.

Các mục tiêu bạn đặt ra cho cuộc họp kinh doanh của bạn sẽ thiết lập khuôn khổ cho một kế hoạch họp hiệu quả. Như Stephen Covey đã nói trong "Bảy thói quen của những người có hiệu quả cao", "Bắt đầu với kết thúc trong tâm trí". Mục đích cuộc họp của bạn sẽ xác định trọng tâm cuộc họp, chương trình họp và những người tham gia bạn sẽ cần tham dự cuộc họp.

Hãy chắc chắn rằng bạn cần một cuộc họp

Nghe có vẻ lạc hậu, nhưng, một khi bạn đã phát triển kế hoạch họp kinh doanh của mình, hãy đảm bảo rằng cuộc họp là phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu bạn đã thiết lập. Tổ chức các cuộc họp là một liên doanh đắt tiền khi bạn xem xét chi phí hóa đơn của người tham dự. Thực hiện mọi nỗ lực để xác định rằng một cuộc họp là cơ hội tốt nhất để giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình hoặc tạo chiến lược dài hạn hoặc ngắn hạn cho nhóm hoặc bộ phận của bạn.

Đảm bảo sự tham gia phù hợp tại cuộc họp

Nếu một cuộc họp kinh doanh là phương tiện thích hợp để thực hiện mục tiêu của bạn, hãy kiểm tra với những người tham gia có sự tham dự là cần thiết để cuộc họp thành công. Điều này nghe có vẻ như không có trí tuệ, nhưng nó vấp phải nhà lãnh đạo khôn ngoan nhất, những người tham dự chính phải có mặt để tham dự cuộc họp.

Đôi khi mọi người gửi đại biểu trong sự vắng mặt của họ. Nếu một đại biểu tham dự thay cho người ra quyết định quan trọng, hãy đảm bảo rằng nhân viên được chỉ định có thẩm quyền đưa ra quyết định cuối cùng có thể được ký kết. Nếu không, hãy hoãn cuộc họp.

Phân phối và xem xét trước khi làm việc trước cuộc họp

Bạn đã tham dự bao nhiêu cuộc họp bắt đầu với người điều phối cuộc họp phát ra một mẩu giấy hoặc làm một bài thuyết trình PowerPoint để khởi động để thảo luận? Đó là bực bội vì nhận được chiến thuật đồng thau; cuộc họp trở thành một nhóm đọc-in hầu như không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể làm cho các cuộc họp kinh doanh hiệu quả nhất và đảm bảo kết quả bằng cách cung cấp tiền làm việc cần thiết trước cuộc họp. Cung cấp tiền làm việc, biểu đồ, đồ thị và tài liệu đọc 48 giờ trước khi cuộc họp bắt đầu có nghĩa là mọi người đều chuẩn bị sẵn sàng để nhảy ngay vào.

Tài liệu sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu cuộc họp có thể bao gồm:

• báo cáo và dữ liệu
• biểu đồ và liên kết đến thông tin cạnh tranh
• doanh số hàng tháng
• kế hoạch sản xuất
• Các slide Microsoft PowerPoint minh họa các điểm thảo luận chính
• biên bản họp, ghi chú và theo dõi từ các cuộc họp trước đó hoặc các cuộc họp và dự án liên quan

Những hành động cần thực hiện trong cuộc họp kinh doanh

Trong cuộc họp kinh doanh, nếu bạn sử dụng thời gian hiệu quả, bạn sẽ xây dựng sự nhiệt tình cho chủ đề và tạo ra cam kết từ những người tham gia. Mọi người sẽ cảm thấy một phần của một cái gì đó lớn hơn những thách thức hàng ngày của họ. Do đó, một cuộc họp tích cực, được tạo điều kiện thuận lợi, tạo tiền đề cho việc theo dõi sẽ tạo ra kết quả cuộc họp.

Tạo điều kiện cho cuộc họp kinh doanh hiệu quả

Người lãnh đạo cuộc họp đặt ra một giai điệu tích cực, hữu ích cho sự tương tác giữa những người tham gia cuộc họp. Tạo thuận lợi cho cuộc họp hiệu quả bắt đầu bằng việc xem xét các mục tiêu hoặc kết quả dự đoán từ cuộc họp và chương trình nghị sự. Người điều phối giúp các thành viên trong nhóm tập trung và làm việc hiệu quả.

Thiết kế cuộc họp và chương trình nghị sự đặt ra khuôn khổ cho cuộc họp. Một người điều phối hiệu quả, người luôn theo dõi người tham gia, đảm bảo hoàn thành các kết quả mong muốn, mong muốn như là kết quả của cuộc họp.

Thu hút mỗi người tham gia vào các hành động có thể làm được

Mỗi nhóm làm việc có tính cách khác nhau xuất hiện cho các cuộc họp. Bạn có những đồng nghiệp thầm lặng cũng như những người cố gắng thống trị mọi điểm thảo luận. Cho dù tạo điều kiện hay tham dự cuộc họp, bạn cần lôi kéo từng người tham dự vào quá trình thực hiện các mục tiêu của cuộc họp.

Điều này đảm bảo rằng mỗi người tham gia được đầu tư vào chủ đề của cuộc họp và sẽ theo dõi. Bạn có thể không có một thành viên nào trong số các thành viên của mình hoặc bạn đang cố gắng mang toàn bộ tải.

Tạo một kế hoạch theo dõi cuộc họp kinh doanh hiệu quả

Trong cuộc họp kinh doanh, hãy lập một kế hoạch tiếp theo với các mục hành động. Các kế hoạch hiệu quả bao gồm:

• Mục hành động cụ thể
• Tên của người đã sở hữu để hoàn thành mục hành động
• Ngày đáo hạn của mục hành động
• Đồng thuận về những gì cấu thành hoàn thành mục hành động

Thảo luận về các kịch bản thực tế và rào cản đối với thành công mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải khi họ cố gắng hoàn thành các mục cần thiết để tạo ra kết quả. Nếu bạn cần một cuộc họp tiếp theo, hãy đặt thời gian trước khi những người tham gia rời đi để nó diễn ra trên lịch của mọi người.

Những hành động cần thực hiện sau cuộc họp kinh doanh

Các hành động và lập kế hoạch trước và trong cuộc họp đóng một vai trò lớn trong việc giúp bạn đạt được kết quả mong đợi, tích cực và mang tính xây dựng. Hành động của bạn sau cuộc họp cũng quan trọng như vậy. Theo dõi tại cuộc họp theo lịch trình tiếp theo không bao giờ là đủ đầu tư để đảm bảo kết quả.

Xuất bản Biên bản cuộc họp

Xuất bản phút và kế hoạch hành động của bạn trong vòng 24 giờ. Mọi người sẽ đóng góp hiệu quả nhất vào kết quả nếu họ bắt đầu vào các mục hành động ngay lập tức. Họ vẫn có một kỷ niệm mới về cuộc họp, các điểm thảo luận khác nhau và lý do cho từng mục cuộc họp.

Ngoài ra, sự chậm trễ trong việc phân phối phút sẽ ảnh hưởng đến kết quả của bạn vì hầu hết mọi người chờ đợi phút đến trước khi giải quyết các cam kết của họ.

Theo dõi cuộc họp kinh doanh hiệu quả

Tôn trọng và quan sát thời hạn và theo dõi sẽ giúp bạn đạt được kết quả từ các cuộc họp của bạn. Sau cuộc họp, mỗi người với một mục hành động nên lập một kế hoạch hành động để thực hiện từng cam kết của họ.

Cho dù họ viết các bước trong kế hoạch của mình, giao nhiệm vụ cho một nhân viên khác hoặc hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức, cá nhân có trách nhiệm theo dõi.

Và, bạn có thể cải thiện kết quả cuộc họp bằng cách theo dõi từng người giữa chừng các cuộc họp. Mục tiêu của bạn là kiểm tra tiến độ và đảm bảo rằng các nhiệm vụ đang được tiến hành.

Trách nhiệm theo dõi trong cuộc họp tiếp theo

Bạn đã bao giờ ngồi trong một cuộc họp tiếp theo bao gồm mỗi người tham gia nói với nhóm tại sao họ không thể thực hiện cam kết của mình? Việc thiết lập định mức hoặc tùy chỉnh trách nhiệm cho kết quả bắt đầu sớm trong chu kỳ họp của bạn.

Theo dõi bởi người điều phối giữa chừng giữa các cuộc họp sẽ giúp, nhưng nhóm phải thất bại trong việc giữ các cam kết không được chấp nhận. Yêu cầu những người tham gia báo cáo về tiến trình và kết quả tại cuộc họp tiếp theo với mong muốn tất cả những người tham gia sẽ hoàn thành mục tiêu đã định. Nếu một nhiệm vụ bị đình trệ, tại cuộc họp tiếp theo hãy xem liệu có một rào cản hợp pháp để tiến triển và xác định cách tiến hành.

Mở ra quy trình họp kinh doanh để cải tiến liên tục

Việc thực hành phỏng vấn mỗi cuộc họp kinh doanh là một công cụ mạnh mẽ để cải tiến liên tục. Những người tham gia thay phiên nhau thảo luận về những gì hiệu quả hoặc không hiệu quả về quy trình họp kinh doanh hiện tại. Họ cũng thảo luận về tiến trình mà họ cảm thấy nhóm đang thực hiện về chủ đề này.