Bảo mật nhân sự có nghĩa là gì?

Bạn muốn biết bảo mật thực sự có nghĩa là gì trong nhân sự? Những người hành nghề nhân sự trực tuyến nhận được email thường xuyên từ các nhân viên nói rằng: "Tôi gặp vấn đề, vì vậy tôi đã đến phòng nhân sự. Tôi đã nói với HR, và họ đã nói với sếp của tôi, và bây giờ sếp của tôi tức giận với tôi. mọi thứ bí mật?

Khi nhân sự phải hành động

Thật dễ dàng để xem mọi người có thể nghĩ như thế nào. Nhân sự giao dịch với rất nhiều thông tin cần được bảo mật. Chẳng hạn, họ xử lý bảo hiểm y tế (mặc dù, họ không tuân theo các quy định của HIPAA trừ trường hợp các công ty tự bảo hiểm), họ xử lý tiền lương và họ xử lý kỷ luật nhân viên.

Chủ nhân sẽ sa thải bất kỳ người nhân sự nào chia sẻ thông tin về bất kỳ chủ đề nào trong số những chủ đề này mà không được phép và một lý do chính đáng. Nhưng những gì về các lĩnh vực khác mà một nhân viên có thể mang lại cho nhân sự?

Một số điều nhân sự phải hành động và điều đó có nghĩa là họ không thể giữ bí mật thông tin của bạn. Sốc? Vâng, đây là một số vấn đề mà HR phải hành động.

Yêu cầu quấy rối tình dục

Nếu bạn nộp đơn khiếu nại nói rằng sếp, đồng nghiệp hoặc thậm chí là người bán hàng quấy rối tình dục bạn, bộ phận nhân sự phải hành động. Về mặt pháp lý, nếu họ bỏ qua yêu cầu của bạn, họ sẽ khiến công ty phải chịu trách nhiệm về các hành động. Điều này đúng ngay cả khi bạn nói, "Tôi không muốn bạn làm bất cứ điều gì, tôi chỉ muốn bạn nhận thức được." Về mặt pháp lý, nhân sự phải hành động hoặc nó có thể được coi là phi lợi nhuận.

Có bao nhiêu người sẽ tham gia tùy thuộc vào loại yêu cầu mà nhân viên đưa ra. Ví dụ, yêu cầu của bạn là Jim xem phim khiêu dâm trên máy tính của anh ấy và điều đó khiến bạn cảm thấy không thoải mái, nhân sự có thể nhấc điện thoại, gọi cho bộ phận CNTT và yêu cầu họ xem lịch sử máy tính của Jim. Trong vài phút, HR có thể bắt Jim, và thậm chí sẽ không ai biết rằng bạn đã phàn nàn ngay từ đầu.

Nhưng nếu khiếu nại của bạn là Jim đã có những tiến bộ không phù hợp thì sao? Nhân sự phải điều tra điều đó, và điều đó sẽ liên quan đến việc nói chuyện với mọi người. Họ sẽ nói chuyện với Jim. Họ sẽ nói chuyện với các nhân chứng tiềm năng khác và sau khi họ thu thập thông tin, họ sẽ đưa ra quyết định.

Nhiều người nghĩ rằng một yêu cầu là đủ để khiến HR trừng phạt người đó, nhưng thực tế không phải vậy. Công ty phải luôn luôn tiến hành một cuộc điều tra kỹ lưỡng và duy trì vị trí trung lập trong khi làm như vậy. Điều này có nghĩa là họ sẽ không tự động cho rằng bạn là nạn nhân.

Đây là một điều tốt. Bạn muốn họ đến với sự thật. Hãy nhớ rằng, giống như bạn có thể buộc tội người khác, người khác có thể buộc tội bạn. Bạn sẽ không muốn HR chỉ tin người tố cáo của mình và hành động mà không cần điều tra một cách vô tư và kỹ lưỡng.

Mặc dù nhân sự nỗ lực hết sức để giữ càng ít người tham gia vào cuộc điều tra kiểu này, nhưng không thể giữ im lặng hoàn toàn. Một số người sẽ phải biết về nó.

Khiếu nại phân biệt đối xử khác

Nếu bạn cho rằng ông chủ của bạn có ý nghĩa với bạn vì chủng tộc của bạn, HR sẽ tiến hành một cuộc điều tra giống như một yêu cầu quấy rối tình dục. Không thể giữ im lặng hoàn toàn. Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cho rằng tiền lương của bạn thấp hơn vì chủng tộc của bạn?

Đôi khi, người nhân sự có thể điều tra khiếu nại về phân biệt chủng tộc hoặc giới tính bằng cách chỉ cần tìm trong cơ sở dữ liệu của họ. Điều này có thể cho phép họ xác định rằng không, tiền lương của bạn phù hợp với mọi người khác ở cấp độ và kinh nghiệm của bạn, do đó không xảy ra phân biệt đối xử thanh toán. Trường hợp đóng cửa, không ai phải biết.

Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ biết rằng, mặc dù tiền lương của bạn giống như đồng nghiệp của bạn, nhưng bạn không nhận được các nhiệm vụ sẽ chuẩn bị cho bạn thăng tiến? Sau đó, bạn sẽ phải đưa ra trường hợp của mình, và sau đó HR sẽ tiến hành một cuộc điều tra và một lần nữa, mọi người, bao gồm cả người quản lý của bạn, sẽ biết về nó.

Khiếu nại chung

Đây là nơi tình hình có thể nhận được sơ sài. Bạn có thể nghĩ rằng nhân sự của bạn chỉ là một ban âm thanh, nhưng sau đó cô ấy đi thẳng đến người quản lý của bạn và báo cáo những gì bạn nói. Chuyện gì vừa xảy ra vậy? Trước hết, nhân sự của bạn nên nói rõ cho bạn biết những gì cô ấy sẽ và sẽ không chia sẻ bên ngoài cuộc họp kín của bạn.

Bạn cũng nên làm rõ những gì bạn mong đợi. Ví dụ, giả sử, tôi muốn có một số lời khuyên về cách hòa hợp với sếp của tôi tốt hơn, nhưng tôi không muốn bạn nói chuyện với anh ta. Điều này có ổn không? Họ nên nói có hoặc không, và sau đó bạn có thể tiếp tục, nhưng với sự hiểu biết đầy đủ rằng người quản lý nhân sự của bạn đã đồng ý không đến gặp sếp của bạn để báo cáo.

Hãy ghi nhớ, nếu một trong những vấn đề bạn đấu tranh với họ phải làm với anh ta là vi phạm pháp luật (quấy rối tình dục, ăn cắp, gian lận chứng khoán), người nhân sự phải hành động. Ngay cả khi họ nói với bạn ngay từ đầu họ sẽ không, bản chất của những lời phàn nàn của bạn có thể khiến họ cần phải can thiệp.

Nếu khiếu nại của bạn là đồng nghiệp của bạn luôn trễ hẹn và không bao giờ bị trừng phạt, bạn muốn nhân sự làm gì về việc đó? Bạn có muốn họ nói chuyện với người quản lý của bạn? Nói chuyện với đồng nghiệp của bạn? Chỉ cần nghe thông hơi của bạn? Quyết định kết quả bạn muốn trước khi bạn đi vào.

Hãy nhớ rằng, một người nhân sự không giống như đại diện công đoàn của bạn. Họ ở đó để giúp công ty. Chắc chắn, cách tốt nhất để giúp công ty là đảm bảo rằng nhân viên được đối xử tốt, nhưng điều đó đôi khi có nghĩa là đến gặp người quản lý với khiếu nại của bạn hoặc bỏ qua khiếu nại của bạn.

Thành thật mà nói, không phải vấn đề của bạn là đồng nghiệp của bạn đến muộn trừ khi nó ảnh hưởng đến khối lượng công việc của bạn. Cô ấy có thể nhắc nhở bạn về điều đó. Nếu bạn phàn nàn quá nhiều về những điều không phải là vấn đề của bạn, bạn có thể thúc đẩy người quản lý nhân sự của mình đến gặp sếp để cho sếp biết rằng bạn là một nhân viên có vấn đề.

Tư vấn tổng thể

Người quản lý nhân sự của bạn sẽ giữ tiền lương của bạn từ đồng nghiệp (trừ khi bạn làm việc trong văn phòng nơi công khai lương), nên giữ bí mật các vấn đề y tế của bạn và nên cố gắng hết sức để giữ những tình huống tế nhị nhất có thể với những người cần biết hiểu biết.

Nhưng, bạn không nên tin tưởng vào người quản lý nhân sự của mình để hành động như linh mục hoặc luật sư của bạn. Họ sẽ bảo vệ doanh nghiệp. Họ không thực sự cần phải giữ bất cứ điều gì ngoài thông tin y tế (nếu công ty của bạn chịu sự điều chỉnh của HIPAA).

------------

Suzanne Lucas là một nhà báo tự do chuyên về Nhân sự. Tác phẩm của Suzanne đã được giới thiệu trên các ấn phẩm ghi chú bao gồm Forbes, CBS, Business Inside r và Yahoo.