Ví dụ xin nghỉ phép chính thức

Bạn có cần nghỉ phép không? Nếu vậy, điều quan trọng là phải viết yêu cầu của bạn bằng văn bản, cả cho mục đích tài liệu và để giúp người quản lý của bạn dễ hiểu hơn những gì bạn yêu cầu.

Yêu cầu nghỉ phép bằng văn bản cũng làm tăng cơ hội mà người quản lý của bạn sẽ đưa ra yêu cầu của bạn và giúp duy trì vị thế của bạn tại nơi làm việc để giảm thiểu sự thất bại cho sự nghiệp của bạn.

Quy trình yêu cầu nghỉ làm

Quy trình điển hình để yêu cầu nghỉ việc chính thức là thảo luận về tình huống của bạn với người quản lý hoặc bộ phận nhân sự.

Trước tiên, bạn nên viết một lá thư (hoặc, thông thường hơn, một email) cho người giám sát trực tiếp của bạn yêu cầu một cuộc họp để thảo luận về việc và làm thế nào bạn nên nộp đơn xin nghỉ việc.

Trong thư này, bạn nên cung cấp:

• Lý do của bạn cần nghỉ việc (chẳng hạn như sinh con hoặc nhận con nuôi, các vấn đề sức khỏe cá nhân hoặc gia đình, mất người thân hoặc giảm bớt căng thẳng công việc quá mức)
• Những điều bạn sẵn sàng làm để giúp chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn (ví dụ: đào tạo người thay thế, viết sổ tay chi tiết về quy trình làm việc hàng ngày của bạn hoặc đề nghị duy trì câu hỏi trong thời gian bạn vắng mặt)
• Ngày khởi hành và trở lại làm việc mà bạn đang dự đoán
• Yêu cầu hỗ trợ giám sát viên của bạn trong việc giúp bạn đàm phán về quy trình nghỉ việc với quản lý cấp cao và / hoặc bộ phận nhân sự của bạn

Một khi bạn đã tham dự cuộc họp này với người giám sát của bạn, hãy theo dõi cuộc trò chuyện với một yêu cầu bằng văn bản cho nghỉ việc. Điều này sẽ đi vào hồ sơ nhân sự của bạn, để bắt đầu quá trình nghỉ phép chính thức và cung cấp tài liệu để nghỉ phép của bạn có thể được chấp thuận.

Công ty của bạn có thể có một chính sách phù hợp để yêu cầu nghỉ việc trong đó quy định lý do nghỉ phép có thể được cấp và thời gian nhân viên đủ điều kiện sử dụng.

Kiểm tra sổ tay nhân viên của bạn để biết chi tiết. Nếu có một chính sách, hãy chắc chắn tuân thủ các nguyên tắc đó để yêu cầu nghỉ việc.

Dos và Don vì đã yêu cầu nghỉ việc

Điều quan trọng là yêu cầu nghỉ phép của bạn theo cách tốt nhất có thể. Các hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn viết một yêu cầu mà hiệu quả, chuyên nghiệp và chu đáo.

• Đưa ra càng nhiều thông báo càng tốt. Phải mất thời gian để sắp xếp bảo hiểm cho công việc của bạn và để giải quyết các yêu cầu nhân sự liên quan đến nghỉ phép.
• Biết quyền lợi của bạn. Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế cho phép nhiều nhân viên nghỉ phép không lương để giải quyết các điều kiện y tế và nhu cầu gia đình, chẳng hạn như sinh hoặc nhận con nuôi hoặc các trường hợp khẩn cấp liên quan đến một thành viên gia đình tích cực. Nhân viên đủ điều kiện làm việc cho các công ty có từ 50 nhân viên trở lên được hưởng 12 tuần làm việc không được trả lương trong thời gian 12 tháng. Tìm hiểu xem bạn có bao phủ trước khi yêu cầu nghỉ phép không.

• Nói chuyện với người giám sát trực tiếp của bạn trướcvà phác thảo yêu cầu của bạn bằng văn bản.

Những gì cần bao gồm trong thư chính thức của bạn

Khi yêu cầu nghỉ phép chính thức, thư của bạn nên bao gồm:

• Yêu cầu nghỉ việc
• Những ngày bạn mong đợi sẽ đi làm
• Ngày bạn dự định trở lại làm việc
• Một đề nghị để cung cấp hỗ trợ, nếu khả thi
• Cảm ơn đã xem xét yêu cầu của bạn

Xem bên dưới để biết ví dụ về các thư yêu cầu nghỉ phép chính thức, cũng như thư và email thông báo lý do yêu cầu kéo dài thời gian đi làm.

Yêu cầu nghỉ phép chính thức: Ví dụ bằng văn bản

Thư xin nghỉ phép này cung cấp một yêu cầu chính thức cho nghỉ việc, sau một cuộc thảo luận với người giám sát của nhân viên.

Tên của bạn

Địa chỉ của bạn

Thành phố của bạn, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Ngày

Tên giám sát

Chức vụ

Cơ quan

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Kính gửi ông / bà. Họ

Bức thư này là một yêu cầu chính thức cho nghỉ phép, để theo dõi cuộc họp của chúng tôi ngày hôm qua. Như chúng ta đã thảo luận, tôi muốn xin nghỉ phép từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 30 tháng 6 năm 20XX.

Tôi sẽ trở lại làm việc vào ngày 1 tháng 7 năm 20XX.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm thông tin hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Cảm ơn bạn rất nhiều vì sự quan tâm của bạn trong việc cung cấp cho tôi cơ hội này để nghỉ phép cá nhân.

Trân trọng, Chữ ký của bạn (thư sao chép cứng)

Tên bạn đã nhập

Làm thế nào để gửi email yêu cầu nghỉ phép chính thức

Đây là một ví dụ về một email yêu cầu nghỉ việc.

Môn học: Nghỉ phép vắng mặt - John Dooley

Jennifer thân mến, Như chúng ta đã thảo luận hôm qua, tôi muốn xin nghỉ phép chính thức khỏi công việc của tôi. Tôi dự định sẽ đi từ ngày 1 tháng 7 năm 20XX - ngày 31 tháng 12 năm 20XX, trở lại làm việc vào ngày 1 tháng 1 năm 20XX.

Nếu được chấp thuận, tôi sẽ rất vui lòng giúp đỡ với một kế hoạch để trang trải khối lượng công việc của tôi khi tôi vắng mặt. Tôi cũng sẽ sẵn sàng trả lời các câu hỏi và cung cấp hỗ trợ trong khi tôi đi vắng.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung. Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã xem xét yêu cầu của tôi.

Tốt, John