Cách trả lời câu hỏi của nhân viên - Lời khuyên và chiến lược cuộc họp

Các cuộc họp kinh doanh có thể diễn ra không ngừng nếu bạn mở sàn để lấy câu hỏi của nhân viên nếu bạn không thiết lập các thông số ngay từ đầu và duy trì quyền kiểm soát sàn. Câu nói "có một trong mọi đám đông" áp dụng tốt trong bối cảnh các cuộc họp kinh doanh vì các nhân viên bất mãn thường sẵn sàng lên tiếng trong các thiết lập nhóm. Tất cả chỉ cần một nhận xét hoặc câu hỏi tiêu cực để khiến người khác bắt đầu thỏa thuận. Nhưng điều ngược lại cũng có thể đúng: bắt đầu một cuộc trò chuyện tích cực và mời những người khác tham gia và kết quả có thể là một cuộc gặp gỡ hữu ích với tất cả mọi người đi bộ cảm thấy cuộc họp đáng giá thời gian của họ.

Một trong những phàn nàn lớn nhất về các cuộc họp kinh doanh là chúng thường không cần thiết và lãng phí thời gian làm việc có giá trị. Hãy chắc chắn rằng bạn nêu rõ mục đích của cuộc họp của bạn, đặt trước lượng thời gian bạn sẽ dành cho cuộc họp (cũng như cho bất kỳ cuộc thảo luận mở nào) và sau đó bám sát các chủ đề cuộc họp và thời lượng dự kiến. Bạn cũng có thể muốn làm cho các cuộc họp trở nên thú vị hơn với một tàu phá băng hoặc hoạt động khởi động.

Dưới đây là các chiến lược để đối phó với các nhân viên đặt câu hỏi trong các cuộc họp mà bạn không muốn trả lời ngay hoặc bạn không muốn giải quyết bất cứ lúc nào trong cuộc họp.

Khi nào nên hành động ngay lập tức

Nếu một câu hỏi kịp thời và đúng nhiệm vụ và bạn cảm thấy cần giải quyết, hãy trả lời ngay lập tức nhưng ngay lập tức, và sau đó theo dõi bằng cách nêu rõ bạn sẽ có thêm câu hỏi vào cuối cuộc họp nếu bạn có thời gian.

Hỗ trợ tuyên bố của bạn rằng bạn đang di chuyển với ngôn ngữ cơ thể. Nhìn vào ghi chú của bạn hoặc quay mặt về phía bảng trắng, v.v … Bằng cách phá vỡ giao tiếp bằng mắt trong giây lát, bạn cho thấy rằng bạn đang tiếp tục. Nếu bạn nhìn ra ngoài khán giả (đặc biệt là với đôi lông mày nhướn lên), bạn có thể đang gửi một tín hiệu bạn đang để lại một mở cho nhiều câu hỏi hơn.

Nếu khán giả tiêu cực hoặc thù địch, hãy thừa nhận mối quan tâm của họ nhưng chỉ gián tiếp. Dành một chút thời gian để giải thích bạn hiểu và chia sẻ mối quan tâm của họ nhưng nếu bạn đi quá xa chủ đề thì sẽ không có gì được thực hiện. Đề nghị mọi người viết ra câu hỏi của họ sau này hoặc sắp xếp gặp riêng bạn, nơi bạn có thể thảo luận chi tiết hơn về mối quan tâm của họ.

Trả lời một câu hỏi có ích vì nó:

• Cho phép chủ cuộc họp giải quyết điều gì đó mà họ có thể không nghĩ đến;
• Nó sẽ gửi một thông điệp rằng bạn đang lắng nghe khán giả của mình;
• Bằng cách chỉ lấy một câu hỏi, bạn cũng gửi thông điệp rằng bạn vẫn đang kiểm soát cuộc họp nhưng quan tâm đến những gì người tham dự đang nghĩ.

Làm thế nào để trì hoãn một câu hỏi

Nếu câu hỏi đang được hỏi sẽ được giải quyết sau cuộc họp, hãy nói, "Đó là một câu hỏi hay và chúng tôi sẽ giải quyết ngay sau đây."

Nếu câu hỏi đang được hỏi không có chủ đề và sẽ không được giải quyết trong cuộc họp, hãy đưa ra một bộ hướng dẫn cụ thể để giải quyết. Nếu bạn chỉ đơn giản từ chối trả lời một câu hỏi hoặc thông qua phán quyết, "đó không phải là mục đích của cuộc họp này", thì cuối cùng bạn có thể gửi tin nhắn sai cho nhân viên của mình: quản lý không quan tâm.

Một cách khác để trì hoãn các câu hỏi sẽ không được nói đến trong cuộc họp là yêu cầu người đó gặp riêng bạn (hoặc một thành viên quản lý thích hợp khác) để thảo luận chi tiết hơn về mối quan tâm của họ. Bạn thậm chí có thể đề nghị (nếu thích hợp) rằng câu hỏi đủ quan trọng để đảm bảo xem xét việc được giải quyết trong một cuộc họp riêng tại một thời điểm trong tương lai.

Trì hoãn một câu hỏi là hữu ích bởi vì:

• Trong một môi trường làm việc bình thường, nhân viên có thể cảm thấy quá tự do để nói lên suy nghĩ của họ và có thể kiểm soát cuộc họp;
• Hầu hết các nhân viên tức giận hoặc bất mãn muốn được lắng nghe nhiều hơn bất cứ điều gì khác. Cung cấp cho họ một bảng âm thanh đúng lúc và cài đặt có thể giúp tránh các vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn hơn; và
• Nhân viên cần và đáp ứng với sự lãnh đạo tốt.Nếu quản lý duy trì kiểm soát một cách công bằng và cân bằng, nó sẽ gửi thông điệp tới nhân viên rằng quản lý đang lắng nghe, nhưng phải đặt ra các ranh giới phù hợp.