Quản lý những điều bất ngờ trong công việc

Câu nói "Không có gì đi theo kế hoạch" là chính xác trong công việc như bất cứ nơi nào khác. Khi mọi thứ đi sai, nó thường không có cảnh báo. Nếu bạn có thể ngăn chặn những rủi ro này xảy ra ở nơi đầu tiên, bạn sẽ làm được. Trong khi một số vấn đề này có thể dự đoán được, hầu hết là không. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải biết cách có thể xác định và xử lý các tình huống này ngay khi chúng phát sinh. Dưới đây là một số mẹo để quản lý những điều bất ngờ trong công việc:

1. Mong đợi điều gì đó sẽ đi sai, ngay cả khi bạn không biết điều gì

Luôn luôn cảnh giác với các vấn đề. Không ai muốn trở thành một người diệt vong, nhưng bạn càng sớm nhận ra một biến chứng tồn tại, bạn càng nhanh chóng bắt đầu thực hiện các bước để khắc phục nó. Kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời là rất quan trọng khi xử lý các loại tình huống này. Chúng bao gồm khả năng của bạn để nhận ra sự tồn tại của một vấn đề và sau đó xác định nguyên nhân của nó.

Một rủi ro nhỏ có thể phát triển thành một vấn đề lớn, và sau đó trở thành một cuộc khủng hoảng khá nhanh trừ khi hành động ngay lập tức được thực hiện. Khi một vấn đề bị bỏ qua hoặc không được nhận ra, theo thời gian, nó sẽ ngày càng trở nên khó khăn hơn, hoặc thậm chí là không thể, để giải quyết. Sự tỉnh táo của bạn có thể cứu công ty của bạn khỏi thiệt hại nghiêm trọng.

2. Đừng hoảng sợ

Bản năng cơ bản của bạn có thể là hoảng loạn khi có sự cố xảy ra. Adrenaline của bạn sẽ bắt đầu chảy, có thể thúc đẩy bạn hành động. Tuy nhiên, nó cũng sẽ che mờ phán đoán của bạn. Khả năng giữ bình tĩnh của bạn là công cụ giúp bạn thành công trong việc quản lý những điều bất ngờ. Hoảng loạn khiến chúng tôi thổi các biến chứng nhỏ ra khỏi tỷ lệ. Phản ứng cảm xúc này có thể biến một chút trục trặc thành một cuộc khủng hoảng lớn trong tâm trí của bạn.

Hít một hơi thật sâu và dành một hoặc hai phút để đánh giá tình huống và suy nghĩ về những gì bạn cần làm tiếp theo. Mặc dù bạn nên phản ứng nhanh, đừng vội vàng. Điều đó sẽ chỉ dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lệch và thực hiện các hành động không có ích.

3. Chuẩn bị các giải pháp trước

Mặc dù không thể lập kế hoạch cho mọi tình huống xấu nhất, hãy có một chiến lược trong đầu để xử lý những điều có khả năng xảy ra sai. Ví dụ: nếu bạn phụ trách một hội nghị lớn mà tổ chức của bạn đang tổ chức, hãy chuẩn bị cho nhà cung cấp hủy bỏ vào phút cuối hoặc hệ thống âm thanh bị trục trặc. Một ngày trước sự kiện, xác nhận với người cung cấp và kiểm tra xem hệ thống âm thanh có hoạt động không.

Ưu tiên bằng cách lập kế hoạch cho các sự kiện phổ biến hơn, không phải là những sự kiện không thể thực hiện được. Nếu bạn lo lắng về quá nhiều thứ sẽ xảy ra, bạn sẽ không thể thực hiện công việc của mình. Điều chỉnh kế hoạch của bạn khi sự kiện không thể trở thành có thể. Ví dụ, trong khi bạn không cần một kế hoạch ứng phó với cơn bão vào tháng 1, thì bạn cần một kế hoạch vào tháng Bảy.

4. Sử dụng các kỹ năng tư duy phê phán của bạn

Ngoài kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời, kỹ năng tư duy phản biện tuyệt vời cũng rất cần thiết để quản lý thành công những điều bất ngờ trong công việc. Thực hiện một cách tiếp cận có hệ thống để giải quyết cả các biến chứng nhỏ và khủng hoảng đáng kể. Mặc dù hành động nhanh chóng là bắt buộc, hãy dành thời gian để đưa ra một vài giải pháp thay thế. Sau đó đánh giá tất cả trước khi bạn chọn người bạn quyết định là tốt nhất. Nếu cần thiết, hãy nhận đầu vào từ nhóm của bạn và cấp trên, cả khi đưa ra các giải pháp khả thi và khi chọn giải pháp nào sẽ thực hiện.

5. Giữ một danh sách các tài nguyên trong tầm tay của bạn

Khi có vấn đề phát sinh và bạn cần sự giúp đỡ từ bên ngoài để giải quyết chúng, một danh sách các nhà cung cấp dịch vụ sẽ chứng minh vô giá. Quay trở lại ví dụ về hội nghị và chuẩn bị cho một nhà cung cấp hủy bỏ vào phút cuối, có một danh sách các công ty khác mà bạn có thể gọi. Nếu bạn có một người sửa chữa thiết bị âm thanh trong danh sách liên lạc của bạn, lỗi hệ thống âm thanh sẽ không dẫn đến hội nghị của bạn.

Tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức của bạn, bao gồm thợ ống nước, thợ điện, chuyên gia máy tính, người sửa chữa thiết bị văn phòng, người cung cấp thực phẩm và cơ quan việc làm tạm thời trong danh sách liên lạc của bạn. Trước khi thuê một dịch vụ bên ngoài, hãy đảm bảo có sự chấp thuận của người kiểm soát chuỗi ví cho tổ chức của bạn. Tùy chỉnh danh sách liên lạc của bạn khi cần thiết. Thêm vào đó khi bạn tìm thấy các nhà cung cấp bổ sung và xóa các liên hệ không thông qua cho bạn hoặc không còn hoạt động. Mạng lưới với các đồng nghiệp của bạn, ngay cả những người ở các tổ chức khác, cho các khuyến nghị và đánh giá.

Một phản ứng nhanh chóng và được đo lường đối với một tình huống quan trọng sẽ làm giảm các tác động bất lợi đối với tổ chức của bạn và điểm mấu chốt của nó. Sếp của bạn sẽ đánh giá cao những nỗ lực của bạn để đối phó với một cuộc khủng hoảng có khả năng gây thiệt hại.