Làm việc theo nhóm: Mục đích của nhóm là gì?

Mục đích của việc tạo ra các nhóm là cung cấp một khuôn khổ giúp tăng khả năng của nhân viên tham gia lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và ra quyết định để phục vụ khách hàng tốt hơn. Tăng cường tham gia:

• Hiểu rõ hơn về các quyết định
• Hỗ trợ thêm và tham gia vào các kế hoạch thực hiện
• Tăng đóng góp cho việc giải quyết vấn đề và ra quyết định
• Quyền sở hữu nhiều hơn đối với các quyết định, quy trình và thay đổi
• Nhiều khả năng và sẵn sàng tham gia đánh giá và cải thiện hiệu suất

Để các nhóm hoàn thành vai trò dự định của mình là nâng cao hiệu quả tổ chức, điều quan trọng là các nhóm phát triển thành các đơn vị làm việc tập trung vào mục tiêu, nhiệm vụ hoặc lý do tồn tại của họ.

Nhiều lần, khi bạn được thuê hoặc đề bạt vai trò lãnh đạo, nhóm đã ở đó. Bạn phải điều chỉnh ý tưởng và kế hoạch của mình để phù hợp với kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng của nhóm hiện có.

Nhưng đôi khi, bạn có thể tạo ra nhóm của riêng bạn. Nó có thể xảy ra trên các dự án đặc biệt khi bạn kéo mọi người từ các phòng ban khác nhau hoặc khi bạn đang tạo một bộ phận mới.

Nếu bạn đang ở trong tình huống bạn có thể tạo một nhóm từ đầu (hoặc có cơ hội thêm số lượng nhân viên vào một nhóm hiện có), thì đây là cách tạo nhóm tốt nhất có thể.

6 bước trong việc kết hợp một nhóm làm việc cùng nhau xung quanh Mục đích

1. Xác định rõ ràng nhiệm vụ trong tầm tay

Nếu nhiệm vụ của bạn là mơ hồ, bạn sẽ có một thời gian khó khăn để biết những kỹ năng bạn cần tìm. Bạn có thể muốn nhảy vào và thuê những người có kỹ năng chung phù hợp với bộ phận chung của bạn. (Tôi cần người tiếp thị. Tôi cần người sáng tạo.)

Nhưng để diễn giải một câu ngạn ngữ, thuê vội vàng, ăn năn lúc rảnh rỗi. Nếu bạn bắt đầu với những người sai, bạn sẽ hối tiếc. Để biết bạn cần ai, hãy xác định rõ nhiệm vụ hoặc mục tiêu mà nhóm của bạn sẽ cần phải hoàn thành.

2. Xác định các kỹ năng cần thiết

Bạn cần xác định các kỹ năng mềm cũng như các kỹ năng cứng bạn cần. Nhân viên sẽ cần truyền đạt kết quả và tiến tới quản lý cấp cao? Có những kỹ năng bạn cần mà sẽ không rõ ràng nếu không suy nghĩ kỹ? Chẳng hạn, nếu bạn tập hợp một nhóm để thực hiện một hệ thống phần mềm mới, rõ ràng bạn cần lập trình viên.

Nhưng bạn cũng cần một người có thể nói chuyện với người dùng cuối để hiểu rõ hơn về nhu cầu thực sự của họ. Bạn cần một huấn luyện viên hiểu được khía cạnh kỹ thuật của hệ thống phần mềm mới và có thể giải thích nó cho những người không chuyên về công nghệ.

Nếu bạn biết bạn cần những người lao động siêu thông minh và độc lập, bạn biết rằng bạn cũng cần một người có thể mang những người lao động độc lập đó lại với nhau. Tất nhiên, bạn làm. (Đó thường là công việc của người quản lý hoặc trưởng nhóm, nhưng biết giới hạn của chính bạn là rất quan trọng để thành công trong việc xây dựng đội nhóm.)

3. Xác định nhân dân

Nếu bạn muốn xây dựng một nhóm nội bộ, bạn có lợi thế và bất lợi. Ưu điểm là bạn đã biết những người mà bạn đang chọn. Bạn biết điểm mạnh và điểm yếu của họ. Bạn biết ai giỏi trong công việc kỹ thuật. Bạn biết ai là người sáng tạo. Bạn biết ai là người than vãn. Bạn biết ai có thể bán đá viên trong một trận bão tuyết.

Nhược điểm là bạn phải rút nhóm khỏi đội ngũ nhân viên hiện có của mình, vì vậy bạn không thể khắc phục bất kỳ điểm yếu nào tồn tại trong các thành viên nhóm tiềm năng của mình. Bạn phải đối phó với chính trị kéo ai đó từ nhân viên của nhóm khác. Bạn không thể bỏ qua thực tế là bạn có thể làm hỏng các mối quan hệ nếu bạn ăn cắp quá nhiều người giỏi nhất từ ​​các bộ phận khác.

Ngoài ra, bạn có thể biết rằng John là người tốt nhất có thể, nhưng John không có hứng thú với đội của bạn, hoặc người quản lý của John sẽ không cho anh ấy tham gia. Bạn có thể thấy kéo theo một nhóm nội bộ siêu bực bội.

Nếu bạn phải thuê từ bên ngoài, bạn đã phải suy nghĩ rất lâu về ngân sách. Đôi khi bạn muốn ném tất cả tiền của mình vào việc thuê siêu sao, nhưng sau đó bạn phải thuê những người ở cấp nhập cảnh cho tất cả các vị trí khác. Họ có thể không cân bằng với siêu sao của bạn.

Những lần khác, bạn có thể nghĩ rằng con đường tốt nhất là thuê sự giúp đỡ giá rẻ và nhận được càng nhiều người càng tốt cho mức lương nhỏ nhất có thể. Nó cũng không hoạt động.

Trong khi bạn phải làm việc trong ngân sách của mình, bạn có thể muốn thuê một siêu sao, hoặc bạn có thể cần cả một đàn ong thợ. Cung cấp cho bất cứ ai bạn thuê xem xét cẩn thận.

4. Thuê theo đúng thứ tự

Đừng thuê trợ lý hành chính trước. Bạn có thể nghĩ rằng, Được rồi, tôi sẽ giải quyết vấn đề này. Nhưng công việc của chính quyền là giúp đỡ các thành viên còn lại và hỗ trợ họ. Nếu bạn thuê người này trước, bạn cần tìm thêm người mà cô ấy có thể làm việc, thay vì cách khác.

Bắt đầu với người cao cấp nhất của bạn, hoặc người bạn muốn lãnh đạo nhóm, và làm việc thông qua các thành viên còn lại trong nhóm từ việc thuê này. Bạn muốn người cao cấp nhất của bạn sẽ giúp bạn với việc thuê thêm người ở bên trong hoặc bên ngoài.

5. Thực hành trung thực trong tuyển dụng của bạn

Đừng chỉ trích những đức tính làm việc trong nhóm này. Bạn cần nêu rõ những thách thức một cách trung thực với nhân viên tiềm năng. Ví dụ: bạn có thể nói: Chúng tôi sẽ triển khai một hệ thống phần mềm mới. Bạn sẽ làm việc chăm chỉ và đặt trong nhiều giờ. Chúng tôi sẽ trải nghiệm sự phản kháng từ các nhà quản lý cấp cao và tôi sẽ chiến đấu cho đội, nhưng điều đó sẽ rất khó khăn.

Bằng cách này, bạn sẽ có được những nhân viên biết những gì mong đợi. Đừng nói dối và nói rằng nhiệm vụ của nhóm là một chiếc giường hoa hồng trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng đó là cách làm việc của nhóm sẽ diễn ra. Bạn sẽ mất những thành viên tốt nhất trong nhóm, những người sẽ cảm thấy như thể bạn đánh lừa họ.

6. Nhớ quản lý

Khi bạn kết hợp nhóm của mình lại, bạn phải điều hành nó. Các đội lớn hiếm khi chạy tốt mà không có một nhà lãnh đạo tuyệt vời. Đó là công việc của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn làm việc để làm cho nhóm gắn kết và làm việc chăm chỉ. Đừng hỏi nhiều hơn họ hỏi chính bạn.

Nếu bạn đang quản lý trưởng nhóm, điều tương tự cũng được áp dụng. Bạn cần kiểm tra theo lịch trình đã được lên kế hoạch trước để đảm bảo rằng đội luôn đi đúng hướng. Nếu không, hãy làm việc với trưởng nhóm để tập hợp lại và tiến về phía trước.

Nếu bạn cẩn thận tiếp cận việc kết hợp một nhóm bằng sáu bước này, bạn sẽ có một nhóm tuyệt vời và một dự án thành công. Tổ chức của bạn sẽ học hỏi từ thành công của họ và bạn sẽ củng cố các nhóm làm việc khác trong toàn tổ chức của mình. Đó là kết quả mà bạn tìm kiếm khi kết hợp các đội thành công.

------------

Suzanne Lucas là một nhà báo tự do chuyên về Nhân sự. Tác phẩm của Suzanne đã được giới thiệu trên các ấn phẩm ghi chú bao gồm Forbes, CBS, Business Inside r và Yahoo.