Bạn có thể sử dụng Chatbot để tự động hóa nhân sự nhiều dịch vụ

Có một chatbot trong tương lai của bạn? Bạn đặt cược. Chatbot, một chương trình máy tính được thiết kế để mô phỏng cuộc trò chuyện với con người, đặc biệt là qua internet, sẽ chuyển đổi hầu như mọi chức năng kinh doanh từ tiếp thị sang bán hàng sang hỗ trợ khách hàng trong tương lai gần.

Một trong những lĩnh vực mà bạn sẽ thấy một sự chuyển đổi lớn thông qua các chatbot là Nhân sự. Vì chatbot là một trợ lý ảo có thể giao tiếp với nhân viên thông qua tin nhắn văn bản, trang web, ứng dụng hoặc tin nhắn tức thời, các chatbot đang thay đổi cách các nhóm nhân sự hoạt động.

Nhân sự có thể chuyển đổi mô hình cung cấp dịch vụ của họ bằng Chatbots

Sử dụng một hệ thống giao tiếp tự động với nhân viên, các đội nhân sự sau đó được giải phóng để tập trung thời gian cho nhân viên của họ. Nhu cầu phức tạp hơn trong các lĩnh vực như phát triển các kế hoạch quản lý nghề nghiệp.

Đội ngũ nhân sự có một công việc đầy thách thức với các mục tiêu dường như mâu thuẫn. Họ cần giữ cho nhân viên tập trung và làm việc chăm chỉ, đồng thời giữ cho họ hạnh phúc và hài lòng trong công việc. Đội ngũ nhân sự thường chịu trách nhiệm cho việc giữ chân nhân viên và khuấy đảo mà không có khả năng quản lý trực tiếp nhân viên.

Nhân sự dự kiến ​​sẽ có ngón tay của họ trên nhịp đập của một cơ sở nhân viên lớn trong khi hoạt động với một nhóm nhỏ. Đây là lý do tại sao chatbot có thể giúp giảm tải. Các đội nhân sự thấy rằng trách nhiệm của họ rất lớn và các mục tiêu đang thách thức họ, họ hiếm khi có đủ thời gian và nguồn lực để thực thi công lý đối với nhiều trách nhiệm của mình.

Phần lớn thời gian nhân sự được đầu tư vào việc quản lý các quy trình và hoạt động thường ngày mà chatbot có thể xử lý thay thế. Điều này sẽ cho phép nhân viên nhân sự tập trung vào các hoạt động ưu tiên cao hơn. Các nhóm có giới hạn thời gian còn lại để cung cấp cho nhân viên sự chú ý cá nhân mà họ cần khi xử lý các vấn đề cá nhân nhạy cảm.

Đây là cách sử dụng tốt hơn thời gian của nhóm nhân sự trong khi các chatbot xử lý các tác vụ đơn giản, chuẩn hơn. Điều này sẽ cải thiện khả năng của đội ngũ nhân sự để chủ động tham gia với nhân viên, hướng dẫn và cố vấn cho họ thông qua con đường sự nghiệp của họ.

Chatbots có thể giúp các chuyên gia nhân sự bằng cách khuếch đại đáng kể khả năng của họ. Chatbots có thể giúp các nhóm nhân sự đứng đầu trong các trách nhiệm quan trọng và đạt được các mục tiêu không thể có.

Sử dụng Chatbots để tự động hóa quy trình nhân sự thường xuyên

Chatbots có thể tự động hóa các quy trình thông thường mất nhiều thời gian của nhóm nhân sự. Về cơ bản, bạn có thể tự động hóa các hoạt động tuyển dụng như sàng lọc ứng viên, lên lịch phỏng vấn và quản lý vòng đời tuyển dụng cho ứng viên và quản lý tuyển dụng. Trên thực tế, một startup có tên RoboRecbeaner, được xây dựng trên nền tảng Gupshup, đã phát triển một chatbot để tự động hóa quy trình tuyển dụng từ đầu đến cuối, với kết quả đáng kinh ngạc và cải thiện năng suất.

Nhân viên trên tàu và định hướng là một lĩnh vực khác đã chín muồi cho tự động hóa. Nhân viên mới chiếm số lượng lớn các truy vấn cho nhóm nhân sự mà bạn có thể dễ dàng tự động hóa. Bạn cũng có thể tự động hóa đáng kể các quy trình thông thường như theo dõi tham dự, theo dõi mục tiêu, đánh giá hiệu suất, khảo sát nhân viên và theo dõi số dư nghỉ có lương.

Một công ty có tên QuickWork đã xây dựng các chatbot đang tự động hóa nhân sự và các quy trình kinh doanh liên quan cho nhiều doanh nghiệp. Mặc dù hầu hết các công ty sử dụng hệ thống nhân sự để tự động hóa nhiều tác vụ, chatbot giúp các hệ thống hiện tại trở nên thân thiện với người dùng hơn trước, tăng đáng kể việc sử dụng và tuân thủ của nhân viên.

Chatbots Giúp đội ngũ nhân sự trở nên dễ tiếp cận với nhân viên

Chatbots giúp nhân viên trở nên dễ tiếp cận hơn với nhân viên. Chatbots cho phép nhóm nhân sự cung cấp phản hồi tức thì, chính xác cho các truy vấn phổ biến. Bạn có thể tự động leo thang các truy vấn phức tạp hơn để xem xét và trả lời của con người. Tự động hóa các truy vấn thường gặp sẽ giải phóng các nhóm nhân sự để xử lý cá nhân các truy vấn phức tạp hơn.

Điều này cho phép họ phản ứng và can thiệp nhanh chóng trong các tình huống nhạy cảm. Điều này đặc biệt hữu ích trong các giai đoạn quản lý thay đổi khi doanh nghiệp đưa ra những thay đổi lớn trong tổ chức hoặc chiến lược. Những thay đổi này dẫn đến một số lượng lớn các truy vấn của nhân viên trong một thời gian rất ngắn mà HR phải giải quyết nhanh chóng để ngăn chặn các vấn đề liên quan đến lễ hội.

Khả năng tiếp cận nhân sự tăng lên đặc biệt có giá trị đối với nhân viên ở các địa điểm xa, cách xa trụ sở, vì họ không có khả năng trò chuyện hành lang với các nhóm nhân sự của họ.

Chatbots cho phép các nhóm nhân sự tham gia với từng nhân viên trên cơ sở cá nhân, từng người một phù hợp với tình huống và vấn đề cá nhân của họ. Một chatbot có thể duy trì liên lạc thường xuyên, chủ động với từng nhân viên trong suốt cả năm để phát hiện bất kỳ vấn đề nào cần sự leo thang cho sự tham gia của con người.

Các công cụ như xử lý ngôn ngữ tự nhiên và khai thác tình cảm có thể giúp chatbot phát hiện sự tức giận, thất vọng, giảm động lực, kiệt sức và các vấn đề liên quan. Dựa trên những quan sát này, chatbot có thể thu hút một chuyên gia nhân sự cho sự tham gia của con người.

Chatbots cũng có thể chủ động đề xuất thời gian nghỉ, câu lạc bộ và hoạt động hoặc các tài nguyên khác có sẵn trong hoặc ngoài tổ chức. Chatbots có thể tùy chọn giúp nhân viên hoạt động thể chất và khỏe mạnh bằng cách giới thiệu và theo dõi thói quen tập thể dục hàng ngày của họ.

Chatbots có thể cung cấp hướng dẫn chuyên nghiệp và cố vấn cho mỗi nhân viên. Đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp của mỗi nhân viên có lẽ là nỗ lực ROI cao nhất cho các nhóm nhân sự và tổ chức kinh doanh. Chatbots có thể phát triển các kế hoạch học tập và phát triển tùy chỉnh cho mỗi cá nhân. Điều này có thể bao gồm cả các kỹ năng mềm và cứng được yêu cầu để thành công chuyên nghiệp.

Chatbots có thể củng cố văn hóa của tổ chức bằng cách đề xuất các khóa học phát triển phù hợp. Chatbots có thể đánh giá các kỹ năng của nhân viên và đề xuất các khóa học và mô-đun mà nhân viên có thể đăng ký. Chatbots cũng có thể kết nối nhân viên với cố vấn trong tổ chức.

Các vấn đề liên quan đến bảo mật của nhân viên

Tất nhiên, có những vấn đề quan trọng xung quanh quyền riêng tư và bảo mật mà một tổ chức phải giải quyết. Tuy nhiên, các cuộc hội thoại nhân sự, về bản chất, có xu hướng liên quan đến thông tin nhạy cảm và cá nhân. Các tổ chức có thể giải quyết phù hợp các vấn đề này bằng cách cung cấp cho người dùng và tổ chức quyền kiểm soát đầy đủ dữ liệu của họ.

Về cơ bản, chatbot là một người bạn đồng hành luôn luôn gắn bó, cực kỳ cá nhân hóa, người quản lý nhân sự hoàn hảo. Các nhóm nhân sự áp dụng chatbot sẽ thấy mình tiến gần hơn đến việc hoàn thành thành công nhiều nhiệm vụ bất khả thi và các mục tiêu mâu thuẫn mà tổ chức của họ đặt ra cho họ.

-------------------------------------------------

Beerud Sheth là CEO và người sáng lập Gupshup, một nền tảng nhắn tin thông minh dành cho các nhà phát triển.