Chọn lời chào tốt nhất cho lá thư tiếp theo của bạn

Khi bạn đang viết một lá thư kinh doanh, điều quan trọng là bao gồm một lời chào phù hợp ngay từ đầu. Điều này đúng cho dù bạn gửi tin nhắn của mình qua email hoặc qua thư. Sử dụng lời chào phù hợp sẽ đặt âm cho thư của bạn và cho người nhận biết rằng bạn hiểu các quy tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh.

Mặc dù "Xin chào", "Xin chào" hoặc thậm chí "Hey" đơn giản là phù hợp trong thư từ thông thường, một lời chào chính thức hơn là phù hợp khi bạn gửi email về một vấn đề liên quan đến kinh doanh, như thư xin việc, thư giới thiệu hoặc thư yêu cầu.

Sau đây là danh sách các ví dụ chào thư phù hợp với thư tín liên quan đến kinh doanh và việc làm. Sau đó, chúng tôi sẽ giải thích cách chọn và định dạng lời chào, cũng như cách gửi thư cho ai đó mà bạn không biết tên.

Ví dụ về thư chào hàng

• Thưa ông Smith
• Kính gửi ông bà Smith
• Kính gửi ông White và bà Smith
• Kính gửi bác sĩ Smith
• Kính gửi Thẩm phán Smith
• Kính gửi bà Jones
• Jane Doe thân mến
• Kính gửi bác sĩ Haven
• Kính gửi bác sĩ và bà Haven
• Tên thân yêu (nếu bạn biết rõ về người đó)

Tất cả những lời chào này đều bắt đầu bằng từ "thân yêu". Trong khi bạn có thể chỉ cần bắt đầu một chữ cái với tên người khác, có thể bị hiểu sai là đột ngột hoặc thậm chí thô lỗ. Luôn luôn an toàn để bắt đầu lời chào của bạn với từ "thân yêu" trong một lá thư kinh doanh.

Một trường hợp ngoại lệ là khi bạn sử dụng lời chào chung chung, hãy quan tâm, hãy nói thêm về điều đó trong một khoảnh khắc.

Hướng dẫn về tên và tiêu đề

Lời chào thường sử dụng họ của người đó, cùng với "Mr." hoặc "bà" Nói chung, tránh sử dụng "Bà" hoặc "Hoa hậu" trừ khi bạn chắc chắn về cách người phụ nữ muốn được giải quyết. Khi nghi ngờ, mặc định sử dụng "Bà"

Nếu bạn đang viết thư cho ai đó có bằng tiến sĩ hoặc y khoa, hãy sử dụng mẫu viết tắt: "Dr." Tuy nhiên, đối với các chức danh khác, chẳng hạn như giáo sư, thẩm phán, giáo sĩ, v.v., hãy viết ra tiêu đề đầy đủ và viết hoa nó. Ví dụ, lời chào của bạn trong một lá thư gửi cho một thẩm phán sẽ là "Kính gửi Thẩm phán Barnard." Hoặc, nếu thư từ của bạn là với một giáo sĩ, bạn có thể viết, "Kính gửi Rabbi Williams."

Khi thư của bạn gửi cho nhiều người, hãy viết riêng tất cả tên của họ, phân tách chúng bằng dấu phẩy. Ví dụ: "Kính gửi ông Hobbes, bà Luxe và ông Hopman." Đối với các cặp vợ chồng, nếu một người trong cặp vợ chồng đã thay đổi tên của họ, bạn chỉ cần sử dụng tên cuối cùng một lần. Ví dụ: "Kính gửi ông bà Smith."

Đôi khi, giới tính của một người không rõ ràng từ một cái tên tên Mạnh như "Corey" hay "Blake", đều là tên phổ biến của phụ nữ và nam giới. Nếu đó là trường hợp, làm một số điều tra để xác định giới tính từ tìm kiếm trên LinkedIn hoặc trang web của công ty. Nhưng nếu vẫn còn mơ hồ, chỉ cần viết tên đầy đủ của người đó, bỏ tiêu đề. Ví dụ: "Kính gửi Corey Meyer."

Cách định dạng thư chào

Thực hiện theo lời chào bằng dấu hai chấm hoặc dấu phẩy, dấu cách và sau đó bắt đầu đoạn đầu tiên trong thư của bạn. Sử dụng dấu hai chấm là lựa chọn chính thức hơn. Ví dụ:

Thưa ông Smith:

Đoạn đầu của bức thư.

Khi bạn không có người liên hệ

Nếu bạn không có người liên hệ tại tổ chức, bạn có thể bỏ qua lời chào và bắt đầu với đoạn đầu tiên trong thư của bạn hoặc sử dụng lời chào chung.

Tuy nhiên, trước khi sử dụng lời chào chung (hoặc bỏ qua lời chào), hãy thử tìm hiểu tên của người bạn đang liên hệ. Nếu bạn đang nộp đơn hoặc hỏi về công việc và tên người quản lý tuyển dụng không có tên trong danh sách công việc, bạn có thể tra cứu chức danh của nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng trên trang web của công ty. Nếu có số liên lạc, bạn cũng có thể gọi và hỏi trợ lý hành chính về tên của người quản lý tuyển dụng.

Nếu bạn đang gửi một loại thư khác, bạn vẫn có thể tra cứu tên người trên trang web của công ty hoặc nói chuyện với trợ lý hành chính hoặc liên hệ tại công ty để biết tên của người bạn đang cố gắng tiếp cận.

Lời chào chung cho thư kinh doanh

• Kính gửi người quản lý tuyển dụng
• Mà nó có thể quan tâm
• Kính gửi Giám đốc nhân sự
• Kính gửi ông hoặc bà

Tên kiểm tra chính tả

Cuối cùng, trước khi gửi thư kinh doanh, hãy chắc chắn rằng bạn đã đánh vần đúng tên người. Kiểm tra kỹ chính tả trên trang web của công ty hoặc trên LinkedIn.

Cân nhắc việc yêu cầu một người bạn đáng tin cậy đọc lại tin nhắn của bạn trước khi bạn gửi nó, đặc biệt chú ý đến việc đánh vần tên.