Tiến hành thảo luận khó khăn tại nơi làm việc

Các cuộc trò chuyện đầy thách thức là huyết mạch của việc cải thiện hiệu suất và giải quyết vấn đề cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp. Thật không may, quá nhiều nhà quản lý trì hoãn việc thực hiện các cuộc trò chuyện này vì sợ bị trả thù hoặc vì họ tin rằng cuộc trò chuyện sẽ gây nguy hiểm cho mối quan hệ của họ với bên kia. Điều cần thiết là phải giành quyền kiểm soát những cảm xúc đó, và cách tốt nhất để phát triển sự tự tin để cung cấp các cuộc hội thoại khó khăn là tuân theo một quy trình có cấu trúc.

10 lời khuyên để cải thiện sự thoải mái của bạn với những cuộc trò chuyện khó khăn

1. Làm công tác lập kế hoạch: Quan sát của bạn về các hành vi trong câu hỏi và khả năng kết nối những hành vi đó với doanh nghiệp là rất cần thiết. Biết nơi bạn muốn cuộc trò chuyện đi. Các bậc thầy phản hồi thực sự phát triển kỷ luật để viết ra và thực hành mở cuộc trò chuyện theo kế hoạch của họ. Kế hoạch trước ngăn chặn hiệu suất tệ hại!
2. Tính kịp thời là điều cần thiết: Nếu bạn đã từng nhận được một đánh giá hiệu suất hàng năm bao gồm những lời chỉ trích về những điều bạn bị cáo buộc đã làm hoặc không làm vài tháng trước, bạn sẽ biết phản hồi cũ vô giá trị như thế nào. Công việc của bạn là người quản lý để đảm bảo rằng phản hồi là hành vi, tập trung vào kinh doanh và kịp thời. Đối tác viết lách của tôi cho cuốn sách đầu tiên của tôi, Bài học thực tế về Lãnh đạo, cho rằng giá trị của phản hồi mang tính xây dựng đã giảm 50% mỗi ngày khi bạn trì hoãn việc đưa ra nó.

   Nếu cảm xúc nóng, hãy để mọi thứ mát mẻ một chút. Trong khi tôi vừa kết thúc việc cầu xin bạn cung cấp thông tin phản hồi kịp thời, càng gần sự cố càng tốt nếu mọi thứ nóng lên, hãy dành một ngày để chúng nguội đi một chút. Đừng để nó kéo dài quá lâu.

1. Chọn cài đặt: Nếu chủ đề khó khăn của bạn có khả năng gây bối rối hoặc bạn dự đoán một phản ứng cảm xúc, hãy tránh các thiết lập văn phòng mở hoặc phòng hội nghị có cửa sổ bằng kính. Đừng nhầm lẫn ở phía bên kia bằng cách chọn một cài đặt được thiết kế để đe dọa. Một thiết lập trung lập, riêng tư là tốt nhất cho các cuộc hội thoại khó khăn hơn. Nếu bạn sợ hậu quả về thể chất, hãy tham khảo ý kiến ​​của đại diện H.R. người có thể quyết định có mặt với bạn.
2. Chuẩn bị thái độ của bạn: Điều cần thiết là đi vào những cuộc thảo luận này với cảm giác tự tin và thái độ cho thấy bạn bình tĩnh và cam kết với một kết quả tích cực. Giọng nói, ngôn ngữ cơ thể và ánh mắt của bạn đều quan trọng. Hãy nhớ rằng, cuộc trò chuyện này rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, nhóm của bạn và cá nhân ngồi đối diện với bạn. Quản lý bản thân để mô tả mức độ giải quyết đúng với mức độ quan tâm đúng đắn đối với phúc lợi xã hội bên kia.

1. Sử dụng câu mở đầu bạn đã chuẩn bị trong phần Lập kế hoạch: Công cụ mở tốt xác định hành vi, liên kết nó với tác động của doanh nghiệp và cho biết sự cần thiết phải thay đổi. Đừng cảm thấy bắt buộc phải khen ngợi nó. Trong khi một số học viên phản hồi đánh giá cao việc kẹp sandwich phản hồi mang tính tích cực, nhiều người tin rằng điều này chỉ đơn giản là gây nhầm lẫn cho thông điệp. Và, tất nhiên, bạn nên đưa ra phản hồi tích cực về Haiti khi kiếm được sớm và thường xuyên.
2. Không mất kiểm soát cuộc hội thoại: Hơn một vài nhà quản lý có thiện chí đã thấy mình bị đảo lộn trong những cuộc trò chuyện này. Nếu người tham gia trả lời câu mở đầu của bạn bằng một cái gì đó như, thì Vâng, tôi đã làm điều đó nếu bạn là người quản lý tốt hơn, thì không được phòng thủ và để cuộc trò chuyện biến thành cuộc tranh luận về hiệu suất của bạn. Một câu trả lời hợp lý có thể là, John John, cuộc trò chuyện này là về hành vi tôi đã mô tả và tác động của nó đối với hoạt động kinh doanh của chúng tôi, không phải về hiệu suất của tôi.

1. Không bị trật bánh bởi Waterworks: Đôi khi cả đàn ông và phụ nữ sẽ khóc, và trong khi không thoải mái, đó thường là cách phản ứng cá nhân với sự căng thẳng. Hãy chuẩn bị khăn giấy. Dành thời gian cho họ sáng tác. Nếu cần, hãy nghỉ ngơi ngắn. Bạn có thể đồng cảm với tình huống này, chỉ cần đừng để những giọt nước mắt làm bạn mất tập trung vào việc giải quyết đúng đắn.
2. Quảng bá hộp thoại: Phản hồi tốt nhất và các cuộc hội thoại tập trung vào hành vi là các cuộc thảo luận, không phải độc thoại. Các bên khác sẽ cung cấp cho bạn mở để tạo một cuộc thảo luận khi thích hợp. Thăm dò để xác nhận sự hiểu biết và hỏi ý tưởng về việc tăng cường hoặc thay đổi hành vi trong câu hỏi. Bạn biết nó đang hoạt động khi bên nhận đưa ra ý tưởng về những cải tiến của chính anh ấy / cô ấy.

1. Hãy nhớ làm việc hướng tới kế hoạch của bạn cho cuộc hội thoại: Nếu hành vi là một kỹ năng hoặc kiến ​​thức liên quan, hãy chuẩn bị ý tưởng để đào tạo. Nếu đó là huấn luyện để củng cố sự tự tin hoặc khuyến khích cá nhân thực hiện bước tiếp theo, hãy đội chiếc mũ huấn luyện của bạn. Nếu chủ đề tập trung vào hành vi không thể chấp nhận, hãy nhắc lại tác động kinh doanh của hành vi đó và đưa ra lời khuyên rõ ràng về việc tránh điều này trong tương lai. Khi xử lý các chủ đề khó nhất về hiệu suất hoặc hành vi, phải có hàm ý cho việc không tuân thủ.

1. Xây dựng kế hoạch hành động cùng nhau: Một khi bạn đã đạt được sự rõ ràng về vấn đề này, hãy làm việc cùng nhau để xác định con đường phía trước. Đồng ý về kế hoạch hành động và ấn định ngày rõ ràng để theo dõi và thảo luận về tiến trình.

Điểm mấu chốt

Hầu hết các nhà quản lý đang trì hoãn tiến hành những gì họ cảm nhận sẽ là một cuộc trò chuyện khó khăn. Một bí mật khác là hầu hết mọi người đều muốn phản hồi và muốn cải thiện. Trong cuộc thăm dò sau cuộc thăm dò ý kiến ​​trong các hội thảo của tôi, các cá nhân bày tỏ rất nhiều rằng họ mong muốn các nhà quản lý của họ sẽ cung cấp cho họ nhiều phản hồi hơn cả về mặt xây dựng và tích cực. Thay vì trì hoãn các kế hoạch thảo luận nâng cao hiệu suất, sự nghiệp và kinh doanh để thành công và sử dụng quy trình và mẹo ở trên để giúp bạn tăng cường hiệu suất của mình với công cụ quản lý quan trọng này.