Giai đoạn 6 của Quản lý thay đổi: Tích hợp

Chào mừng bạn đến với Giai đoạn 6 trong việc quản lý thay đổi. Bạn đã đạt đến giai đoạn cuối cùng để thực hiện và quản lý thay đổi trong tổ chức của mình: Tích hợp. Trong giai đoạn này, bạn có thể kết hợp đầy đủ các thay đổi bạn đã thực hiện trong năm giai đoạn ban đầu đã xây dựng cam kết thay đổi của nhân viên.

Giai đoạn 6: Tích hợp

Trong giai đoạn hội nhập, tổ chức thực hiện các thay đổi mà nó đã thực hiện trên "một phần của cách chúng tôi làm kinh doanh". Các thay đổi trở thành không thể thiếu đối với cách thức hoạt động của tổ chức. Nhân viên có thể không còn nhớ cách tổ chức làm việc trước khi thay đổi. Hoặc, ký ức của họ đã phai nhạt đến mức không quan tâm đến những cách làm việc cũ.

Để hoàn thành giai đoạn cuối cùng này, bạn phải xây dựng các thay đổi thành tất cả các hệ thống và quy trình trong tổ chức để các thay đổi là nền tảng cho cách bạn làm việc. Vì vậy, những thay đổi sẽ có tác động đến cách bạn thuê nhân viên, cách bạn cung cấp sự công nhận và những gì bạn nhận ra cũng như cách bạn đo lường sự thành công và đóng góp của nhân viên.

Làm mới tổ chức của bạn sau khi thay đổi

Trong giai đoạn bắt đầu / nhận thức và giai đoạn điều tra, bạn đã được giới thiệu về khái niệm giải phóng tổ chức của mình để bạn có thể học hỏi các mô hình hành vi cũ của mình trước khi những thay đổi có thể xảy ra. Bạn đã gặp Kurt Lewin, người đã đưa ra đề xuất về cách tổ chức của bạn có thể tiết lộ để cho phép giới thiệu các thay đổi.

Trong giai đoạn này, Lewin khuyến nghị rằng tổ chức của bạn phải làm mới lại những thay đổi đã xảy ra. Để làm điều này, quản lý phải làm tất cả những gì có thể để ổn định tổ chức của bạn ở cấp độ hoạt động mới. Tuy nhiên, trước khi họ làm điều này, bạn phải đánh giá xem những thay đổi bạn đã thực hiện có đang thực hiện ở cấp độ mới mà bạn mong muốn hay không.

Thời gian trôi qua, củng cố các thay đổi và hiểu biết là cần thiết để làm mới tổ chức ở cấp độ mới. Mọi người có xu hướng rơi vào vùng thoải mái của các hành vi cũ, được kiểm tra lại trừ khi các nhà quản lý và nhân viên luôn cảnh giác và không ngừng ủng hộ các hành vi mới.

Xác định các nhu cầu bổ sung cho các thay đổi

Giai đoạn này có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​vì các hành vi mới của nhân viên được củng cố, công nhận và khen thưởng. Cũng lưu ý rằng những thay đổi ban đầu của bạn có khả năng tạo ra nhu cầu thay đổi bổ sung.

Tích hợp vĩnh viễn các thay đổi vào tổ chức yêu cầu các nhà lãnh đạo và quản lý thay đổi giải quyết các thay đổi bổ sung cần thiết này trong phần còn lại của tổ chức để đáp ứng với các thay đổi ban đầu. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như hệ thống nào khác sẽ cần cập nhật?

Ví dụ: nếu những thay đổi bạn thực hiện liên quan đến việc chuyển từ nơi làm việc có đầy đủ các cá nhân đóng góp sang việc hình thành nhân viên trong các nhóm làm việc, sẽ cần phải thay đổi rất nhiều. Bạn sẽ cần giải quyết các phần thưởng và hệ thống công nhận để thưởng cho nhân viên đóng góp hiệu quả như các thành viên trong nhóm.

Bạn sẽ cần thay đổi hệ thống quản lý hiệu suất để củng cố tinh thần đồng đội. Bạn sẽ cần thay đổi hệ thống trả lương của nhân viên để thực hiện một phần tăng hoặc thưởng tùy thuộc vào đóng góp của họ cho toàn bộ nhóm. Thay vì đặt tất cả các mục tiêu riêng lẻ, bạn sẽ cần phải có các mục tiêu chung của nhóm.

Rất khó để tích hợp đầy đủ các thay đổi trừ khi bạn thay đổi các quy trình làm việc khác để hỗ trợ và củng cố các thay đổi bạn đã thực hiện.

Các hệ thống và quy trình sẽ cần thay đổi

Trong giai đoạn hội nhập, các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm nên tập trung vào các hệ thống sau.

Thuê

• Tổ chức của bạn có thể cần thuê những nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm mới do nhu cầu hỗ trợ liên tục của các thay đổi.
• Định hướng cho nhân viên mới sẽ cần kết hợp các thay đổi.
• Bạn sẽ cần viết lại sổ tay nhân viên để kết hợp các thay đổi.

Đào tạo

• Bạn có thể sẽ cần các lớp đào tạo kỹ thuật liên tục cho nhân viên mới và để nâng cấp các kỹ năng của nhân viên hiện tại của bạn.
• Bạn sẽ cần tiếp tục đào tạo nhân viên về quản lý thay đổi và trong bất kỳ kỹ năng quan hệ con người nào cần nâng cấp cho tổ chức đã thay đổi của bạn.

Cơ cấu tổ chức

• Đưa ra quyết định về cách bạn sẽ cần cấu trúc tổ chức của mình sau những thay đổi. Thực hiện cam kết truyền đạt những gì, tại sao và làm thế nào để thay đổi nhanh chóng và chi tiết cho nhân viên.
• Xem xét các phản ứng cá nhân của các thành viên tổ chức có thể mất quyền lực, thẩm quyền hoặc địa vị trong cơ cấu tổ chức mới; điều tra các cách để bù đắp hoặc cải thiện sự mất mát của họ.

Thưởng và công nhận

• Phát triển các hệ thống khen thưởng mới, bao gồm các thay đổi đối với các quy trình quản lý hiệu suất, để củng cố việc tích hợp thay đổi vào tổ chức của bạn.
• Xem xét cách hệ thống nhận dạng nhân viên không chính thức của bạn sẽ thưởng hoặc phản ứng với những thay đổi.
• Lập kế hoạch và ăn mừng với nhân viên của bạn khi bạn tích hợp đầy đủ các thay đổi vào tổ chức của mình. Vâng, giai đoạn thứ sáu này xứng đáng được tổ chức lễ kỷ niệm ngoài những người bạn đã tổ chức trên đường đi.

Giao tiếp

• Phát triển các cách tiếp cận liên tục và nhất quán để liên lạc như các cuộc họp của tất cả các công ty hàng tuần, các cuộc họp bộ phận hàng tuần, cập nhật bằng văn bản trong Yammer hoặc bất kỳ hệ thống liên lạc điện tử nào bạn sử dụng.
• Cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên của bạn về tình trạng thay đổi của tổ chức.
• Cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên của bạn về trạng thái hoạt động của chính họ trong các hệ thống mới được tạo để thực hiện các thay đổi.

Điều gì sẽ xảy ra nếu Tổ chức thất bại trong việc tích hợp các thay đổi?

Việc không thay đổi các quy trình và hệ thống để hỗ trợ và củng cố các thay đổi sẽ khiến cho tổ chức của bạn khó có thể tích hợp đầy đủ các thay đổi. Tương tự như vậy, việc không làm mới tổ chức của bạn vào bối cảnh thay đổi sẽ ảnh hưởng đến khả năng tích hợp các thay đổi của bạn.

Bạn không muốn nhân viên thấy rằng bạn không nghiêm túc trong việc thực hiện các thay đổi. Họ đã đầu tư năng lượng vô hạn - cả ngoại cảm và mặt khác - trong việc chuyển qua sáu giai đoạn thay đổi này. Nếu bạn cho phép các thay đổi giảm xuống bên cạnh, bạn đang tạo ra một môi trường mà nhân viên sẽ ít có khả năng hơn và thậm chí không muốn thay đổi lại trong tương lai. Hãy nhớ rằng, lừa tôi một lần, xấu hổ về bạn, lừa tôi hai lần, xấu hổ với tôi.

Nhân viên của bạn sẽ phát triển thay đổi ennui hoặc mệt mỏi nếu bạn yêu cầu họ thay đổi quá thường xuyên. Nhưng, không có gì làm chậm những thay đổi cần thiết hơn đáng kể so với những nhân viên cảm thấy bạn đã lừa họ trong quá khứ.