Các cách để yêu cầu trợ giúp từ nhà tài trợ dự án

Mối quan hệ giữa người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án giống như mối quan hệ nhân viên / người quản lý truyền thống. Người bảo trợ dự án có thể không phải là người quản lý dự án trực tiếp hoặc thậm chí trong chuỗi chỉ huy của người quản lý dự án. Tuy nhiên, nhà tài trợ dự án hỗ trợ người quản lý dự án khi nhóm dự án làm việc để hoàn thành dự án.

Giống như người giám sát, một trong những cách lớn nhất mà nhà tài trợ dự án hỗ trợ người quản lý dự án là thông qua việc xử lý các vấn đề chỉ có ai đó với tổ chức bảo trợ dự án có thể xử lý. Khi các nhà quản lý dự án gặp vấn đề chỉ các nhà tài trợ dự án mới có thể giải quyết, đây là những điều mà các nhà quản lý dự án nên làm.

Xả tất cả các tùy chọn khác

Các nhà tài trợ dự án có xu hướng ở cấp độ tổ chức, nơi hầu hết các quyết định là khó khăn bởi vì nếu một quyết định dễ dàng, nó được thực hiện ở cấp thấp hơn. Họ phải đưa ra quyết định khó khăn đôi khi nhanh chóng với thông tin hạn chế.

Là người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã sử dụng hết tất cả các tùy chọn khác để giải quyết vấn đề của mình trước khi đến nhà tài trợ dự án. Ví dụ, giả sử bạn có một thành viên nhóm dự án không tuân thủ các cam kết của mình. Trước khi đưa vấn đề đến nhà tài trợ dự án, bạn nên thử giải quyết vấn đề trực tiếp với thành viên nhóm dự án. Khi điều đó không hoạt động, bạn nên đến gặp giám sát viên của đội. Một khi điều đó không giải quyết được vấn đề, bạn có thể đưa vấn đề đến nhà tài trợ dự án.

Bạn đã cạn kiệt các lựa chọn của mình để giải quyết các vấn đề từ dưới lên. Bây giờ, nhà tài trợ dự án có thể làm việc về vấn đề từ trên xuống. Nhà tài trợ dự án nên giải quyết vấn đề với bạn bè của mình và thông báo cho bạn về quá trình hành động đã được thỏa thuận của họ.

Điều cuối cùng bạn muốn xảy ra là yêu cầu nhà tài trợ dự án đưa ra một nghị quyết mà bạn có thể thực hiện dưới quyền của mình mà không cần bất kỳ sự trợ giúp nào. Đôi khi điều này xảy ra. Ai cũng mắc sai lầm. Học hỏi từ những tình huống này khi chúng xảy ra, và bạn sẽ là người quản lý dự án tốt hơn cho nó. Lần tới khi một tình huống tương tự xuất hiện, bạn sẽ xử lý nó tốt hơn bạn đã làm trước đó.

Hãy cụ thể về những gì bạn cần

Trong khi các nhà tài trợ dự án đã quen với việc làm việc từ thông tin không đầy đủ, người quản lý dự án không nên bỏ qua thông tin liên quan. Điều quan trọng là nhà tài trợ dự án phải có bối cảnh cho tình huống cần sự chú ý của anh ấy hoặc cô ấy.

Khi nhà tài trợ dự án có bối cảnh thích hợp cho quyết định, hãy cụ thể về những gì bạn cần từ nhà tài trợ. Bạn có cần hướng dẫn về cách tiến hành? Bạn có cần ủy quyền để thực hiện một hành động cụ thể? Bạn có cần một vấn đề được giải quyết? Bạn có cần tài nguyên mà bạn không thể có được chính mình?

Nếu bạn không nghĩ chính xác những gì bạn cần, bạn có thể đi đến quyết định về những gì bạn cần nhưng sau đó bạn lại hiểu nhầm. Hãy suy nghĩ kỹ về vấn đề này trước khi đưa nó đến nhà tài trợ để giảm thiểu rủi ro lãng phí thời gian của nhau.

Giữ yêu cầu của bạn tập trung

Nhà tài trợ dự án là những người bận rộn. Vô số vấn đề kéo theo lịch trình của họ hút thời gian của họ đi.

Khi người quản lý dự án có nhu cầu thực sự về thời gian của nhà tài trợ dự án, đây không phải là điều xấu hay xâm phạm vào thời gian của nhà tài trợ. Thời gian dành cho người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án nên có năng suất cao. Giữ cho yêu cầu của bạn tập trung để bạn chỉ sử dụng càng nhiều thời gian của nhà tài trợ của bạn khi cần thiết.

Khi nhà tài trợ của bạn trải nghiệm trực tiếp một lần với bạn, anh ấy hoặc cô ấy sẽ mong chờ các cuộc họp của bạn. Những người ở cấp cao của các tổ chức thường dành thời gian của họ trong các cuộc họp không hiệu quả mà họ phải tham dự. Tham gia vào một cuộc họp hiệu quả có thể là một sự thay đổi mạnh mẽ về tốc độ cho nhà tài trợ dự án của bạn.