Làm thế nào để cung cấp định hướng nhân viên mới hiệu quả

Định hướng nhân viên đến nơi làm việc và công việc của họ là một trong những chức năng bị lãng quên nhất trong nhiều tổ chức. Một cuốn sổ tay nhân viên và hàng đống giấy tờ không còn đủ nữa khi chào đón một nhân viên mới đến tổ chức của bạn.

Những phàn nàn thường gặp nhất về định hướng nhân viên mới là nó quá tải, nhàm chán hoặc nhân viên mới bị bỏ lại để chìm hoặc bơi. Nhân viên cảm thấy như thể tổ chức đã đổ quá nhiều thông tin về họ mà họ đáng lẽ phải hiểu và thực hiện trong một khoảng thời gian quá ngắn.

Kết quả thường là một nhân viên mới bối rối, không có năng suất như anh ta có thể. Ông cũng có nhiều khả năng rời khỏi tổ chức trong vòng một năm. Nó là tốn kém cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Nhân số này với số lượng nhân viên mà bạn thuê mỗi năm và chi phí doanh thu trở nên đáng kể.

Với một cuộc khủng hoảng lao động đang diễn ra, việc phát triển kinh nghiệm định hướng nhân viên hiệu quả tiếp tục là rất quan trọng. Điều quan trọng là các chương trình tuyển dụng mới được lên kế hoạch cẩn thận để giáo dục nhân viên về các giá trị và lịch sử của tổ chức và về ai là người trong tổ chức.

Một chương trình định hướng được cân nhắc kỹ lưỡng, dù kéo dài một ngày hay sáu tháng, sẽ giúp ích không chỉ trong việc giữ chân nhân viên mà còn giúp tăng năng suất của nhân viên. Các tổ chức có chương trình định hướng tốt giúp người mới tăng tốc nhanh hơn, có sự liên kết tốt hơn giữa những gì nhân viên làm và những gì tổ chức cần họ làm và có tỷ lệ doanh thu thấp hơn.

Mục đích của định hướng

Nhà tuyển dụng phải nhận ra rằng định hướng không chỉ là một cử chỉ đẹp của tổ chức. Nó phục vụ như là một yếu tố quan trọng của sự chào đón nhân viên mới và tích hợp tổ chức.

Để giảm chi phí khởi nghiệp

Định hướng đúng đắn có thể giúp nhân viên tăng tốc nhanh hơn nhiều, từ đó giảm chi phí liên quan đến việc học nghề.

Để giảm lo âu

Bất kỳ nhân viên nào, khi bị đặt vào một tình huống mới, lạ, sẽ gặp phải sự lo lắng có thể cản trở khả năng học hỏi của họ. Định hướng đúng đắn giúp giảm bớt lo lắng dẫn đến tình huống không xác định và giúp cung cấp các hướng dẫn cho hành vi và hành vi, vì vậy nhân viên không phải trải qua sự căng thẳng khi đoán.

Để giảm doanh thu của nhân viên

Doanh thu của nhân viên tăng lên khi nhân viên cảm thấy họ không được coi trọng hoặc được đưa vào những vị trí mà họ không thể làm công việc của mình. Định hướng cho thấy rằng tổ chức coi trọng nhân viên và giúp cung cấp các công cụ cần thiết để thành công trong công việc.

Để tiết kiệm thời gian cho người giám sát

Nói một cách đơn giản, định hướng ban đầu càng tốt thì càng ít khả năng các giám sát viên và đồng nghiệp sẽ phải dành thời gian giảng dạy cho nhân viên. Bạn có thể bao quát một cách hiệu quả và hiệu quả tất cả những điều về công ty, các phòng ban, môi trường làm việc và văn hóa trong quá trình định hướng. Người quản lý và đồng nghiệp sau đó sẽ chỉ cần củng cố các khái niệm này.

Để phát triển những kỳ vọng công việc thực tế, thái độ tích cực và sự hài lòng của công việc

Điều quan trọng là nhân viên học càng sớm càng tốt những gì được mong đợi ở họ, và những gì mong đợi từ người khác, ngoài việc tìm hiểu về các giá trị và thái độ của tổ chức.

Trong khi mọi người có thể học hỏi từ kinh nghiệm, họ sẽ phạm nhiều sai lầm không cần thiết và có khả năng gây hại. Những lý do chính khiến các chương trình định hướng thất bại: Chương trình không được lên kế hoạch; nhân viên không nhận thức được các yêu cầu công việc; nhân viên không cảm thấy được chào đón.

Định hướng của nhân viên là định hướng quan trọng của người cung cấp rất nhiều lợi ích và bạn có thể sử dụng phản hồi từ các nhân viên tham gia để làm cho định hướng của bạn trở nên tốt hơn.

Tất cả nhân viên mới nên hoàn thành chương trình định hướng nhân viên mới được thiết kế để hỗ trợ họ điều chỉnh công việc và môi trường làm việc và thấm nhuần thái độ làm việc tích cực và động lực khi bắt đầu.

Một chương trình định hướng nhân viên mới chu đáo có thể làm giảm doanh thu và tiết kiệm cho một tổ chức hàng ngàn đô la. Một lý do khiến mọi người thay đổi công việc là họ không bao giờ cảm thấy được chào đón hoặc là một phần của tổ chức mà họ tham gia.

Bạn cần bao gồm những gì trong quá trình?

Nguyên tắc quan trọng nhất để truyền đạt trong quá trình định hướng là cam kết của bạn để cải tiến liên tục và học tập liên tục. Bằng cách đó, nhân viên mới trở nên thoải mái với việc đặt câu hỏi để có được thông tin mà họ cần tìm hiểu, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định.

Một quy trình định hướng chu đáo cần có năng lượng, thời gian và cam kết. Tuy nhiên, nó thường trả hết cho từng nhân viên, bộ phận và tổ chức. Một ví dụ như vậy là thành công của Hạt Mecklenburg (Bắc Carolina) trong việc cải tổ chương trình định hướng nhân viên của mình.

Người sử dụng lao động muốn sống với sự tín nhiệm của nhân viên là nguồn lực lớn nhất của tổ chức. Năm 1996, như một phần của một sáng kiến ​​lớn hơn để thiết kế lại các dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhân viên Phòng Nhân sự của Hạt Mecklenburg đã đưa ra một quyết định thông minh. Họ đã xem nhân viên mới như một phần của cơ sở khách hàng của họ và hỏi khách hàng của họ những gì họ muốn.

Nhân viên đã được hỏi những gì họ muốn và cần từ định hướng. Họ cũng được hỏi về những gì họ thích và không thích về định hướng. Nhân viên mới được hỏi những gì họ muốn biết về tổ chức. Ngoài ra, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức đã được hỏi những gì họ tin là quan trọng đối với nhân viên để học hỏi khi tham gia vào bảng lương của quận.

Sử dụng phản hồi thu thập từ nhân viên, nhân viên đào tạo nhân sự của Mecklenburg trước tiên nhận ra rằng việc đáp ứng nhu cầu của nhân viên cần nhiều hơn một buổi đào tạo nửa ngày. Tin tưởng vào phản hồi của nhân viên, các giảng viên đã tạo ra định hướng một ngày mang lại cho nhân viên những gì họ nói họ muốn và những gì quản lý cấp cao tin rằng nhân viên cần biết.

Về cơ bản, hỗn hợp định hướng hiện bao gồm các chủ đề ít thú vị hơn như W-2 và các chính sách và quy trình khác nhau, nhưng nó cũng bao gồm các chi tiết cho phép nhân viên biết điều gì đó về tổ chức.

Cần thêm về cách lập kế hoạch định hướng nhân viên có lợi và vui vẻ?

Câu hỏi kế hoạch chính

Các chuyên gia nhân sự và quản lý trực tuyến trước tiên cần xem xét các câu hỏi lập kế hoạch định hướng nhân viên mới trước khi triển khai hoặc cải tiến chương trình hiện tại. Đây là những câu hỏi quan trọng để hỏi.

• Những điều nhân viên mới cần biết về môi trường làm việc này sẽ khiến họ thoải mái hơn?
• Bạn muốn có ấn tượng và tác động gì trong ngày đầu tiên của nhân viên mới?
• Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nhận thức được vào ngày đầu tiên để tránh sai lầm vào ngày thứ hai? Tập trung vào các vấn đề quan trọng.
• Những điều đặc biệt (bàn, khu vực làm việc, thiết bị, hướng dẫn đặc biệt) bạn có thể cung cấp để làm cho nhân viên mới cảm thấy thoải mái, chào đón và an toàn?
• Kinh nghiệm tích cực nào bạn có thể cung cấp cho nhân viên mới mà cô ấy có thể thảo luận với gia đình vào cuối ngày làm việc đầu tiên? Kinh nghiệm nên là một cái gì đó để làm cho nhân viên mới cảm thấy có giá trị của tổ chức.
• Làm thế nào bạn có thể giúp người giám sát của nhân viên mới có mặt cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên để cung cấp sự chú ý cá nhân và truyền tải một thông điệp rõ ràng rằng nhân viên mới là một sự bổ sung quan trọng cho nhóm làm việc?

Làm thế nào để đưa chân tốt nhất của bạn về phía trước cho một nhân viên mới

Vì ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, đây là một số mẹo để đưa chân tốt nhất của bạn về phía trước. Có một số thú vị. Chỉ tập trung vào các chủ đề rất quan trọng của cẩm nang. Chơi một số trò chơi, điều này có thể giúp mọi người học hỏi. Các trò chơi bao gồm:

Ảnh phù hợp: sau chuyến tham quan. Mỗi nhân viên được cung cấp hình ảnh của các nhân viên khác và một danh sách các tên. Đối tượng là để phù hợp với tên với khuôn mặt.

Chữ ký Hunt: Trong khi nhân viên đang tham quan cơ sở, hãy cung cấp cho họ một mảnh giấy với tên của một số cộng sự mà họ sẽ gặp. Sau đó, họ được yêu cầu lấy chữ ký của những người họ gặp. Nhân viên có được nhiều chữ ký nhất từ ​​nhiều đồng nghiệp mới sẽ nhận được giải thưởng.

Các trò chơi khác liên quan đến những gì nhân viên đã học được trong quá trình định hướng cũng là những đảm bảo hiệu quả cho việc định hướng thành công.

Các bước trong việc thuê mới Chào mừng

• Bắt đầu quá trình trước khi người mới bắt đầu làm việc. Gửi một chương trình nghị sự cho cộng tác viên mới với thư mời để nhân viên biết những gì mong đợi. Giữ liên lạc sau khi người đó đã chấp nhận vị trí để trả lời câu hỏi. Đảm bảo khu vực làm việc của người mới đã sẵn sàng cho ngày làm việc đầu tiên.
• Hãy chắc chắn rằng đồng nghiệp chủ chốt biết nhân viên đang bắt đầu và khuyến khích họ đến nói "xin chào" trước khi bắt đầu định hướng. Một lá thư chào mừng nhân viên mới với một chương trình nghị sự cho phép đồng nghiệp giữ liên lạc với nhân viên mới và lịch trình của cô ấy.
• Chỉ định một người cố vấn hoặc bạn thân, để chỉ cho người mới xung quanh, giới thiệu và bắt đầu đào tạo. Hãy để người cố vấn có đầy đủ thông báo để họ có thể chuẩn bị. Mối quan hệ cố vấn nên tiếp tục trong 90 ngày và có thể tiếp tục lâu hơn nữa nếu cặp đôi tạo ra một kết nối tuyệt vời. Nhiều mối quan hệ diễn ra trong nhiều năm và thậm chí có thể biến thành một nhà tài trợ.
• Bắt đầu với những điều cơ bản. Mọi người trở nên năng suất sớm hơn nếu họ có nền tảng vững chắc về kiến ​​thức cơ bản mà họ cần để hiểu công việc của họ. Tập trung vào lý do tại sao, khi nào, ở đâu và làm thế nào của vị trí trước khi mong đợi họ xử lý các nhiệm vụ hoặc dự án lớn. Đừng áp đảo họ với quá nhiều thông tin.
• Cung cấp các mẫu về cách hoàn thành các biểu mẫu và mô tả công việc của người đó với gói định hướng.
• Có một số thú vị. Chỉ tập trung vào các chủ đề rất quan trọng của cẩm nang. Chơi một số trò chơi, điều này có thể giúp mọi người học hỏi.
• Cung cấp danh sách Câu hỏi thường gặp với người liên hệ và số điện thoại hoặc tiện ích mở rộng.
• Lên kế hoạch đưa nhân viên mới đi ăn trưa, hoặc yêu cầu những người khác tham gia nhân viên mới trong phòng ăn trưa hoặc trong phòng hội nghị với các thành viên khác của bộ phận. Ngày đầu tiên đi làm không phải là ngày để nhân viên mới một mình trong bữa trưa.
• Đây là thời điểm tốt để người giám sát đưa nhân viên đi ăn trưa, bao gồm các đồng nghiệp khác và đảm bảo nhân viên thoải mái. Đó cũng là một môi trường tuyệt vời để nhân viên có thể làm quen và đồng nghiệp mới.
• Giữ cho gia đình của người mới trong tâm trí. Một công việc mới có nghĩa là một sự điều chỉnh cho cả gia đình, đặc biệt là nếu họ đã tái định cư. Làm những gì bạn có thể để giảm bớt sự chuyển đổi và giúp họ cảm thấy thoải mái trong cộng đồng.
• Hỏi ý kiến ​​phản hồi. Tìm hiểu từ những người thuê mới trước đây về cách họ cảm nhận quá trình định hướng và đừng ngại thực hiện các thay đổi dựa trên những đề xuất đó. Bạn có thể gửi đánh giá hai đến bốn tuần sau khi nhân viên bắt đầu và hỏi: Bây giờ bạn đã ở với công ty một thời gian, định hướng nhân viên mới có đáp ứng nhu cầu của bạn không?

  Sau khi nhân viên đã làm việc cho bạn một thời gian, và anh ta tìm ra những gì anh ta nên học nhưng không theo định hướng. Tại Hạt Mecklenburg, sau quá trình thiết kế lại, một trong những giảng viên, Allyson Birbiglia nói, "Chúng tôi nhận thấy rằng chúng tôi phải liên tục cải thiện định hướng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng. năm."

Một chương trình định hướng hiệu quả, hay thiếu một người sẽ tạo ra sự khác biệt đáng kể trong việc một nhân viên mới trở nên làm việc nhanh chóng và có những tác động lâu dài khác đối với tổ chức của bạn. Kết thúc ngày đầu tiên, kết thúc tuần đầu tiên, kết thúc mỗi ngày trong công việc của bạn, cũng quan trọng như ngày bắt đầu.

Giúp nhân viên của bạn cảm thấy rằng bạn muốn họ quay lại vào ngày hôm sau, và tiếp theo, và tiếp theo.

----------------------------------------------------------

Tiến sĩ Judith Brown là Giám đốc Chương trình Quản lý Chính sách và Hiệu suất tại Tình báo Hải quân.