Làm thế nào để dẫn dắt các cuộc họp nhóm hiệu quả

Các cuộc họp hiệu quả là những sự kiện thú vị, năng lượng cao, nơi các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề. Thật không may, quá nhiều cuộc họp chúng tôi tham dự dường như ngược lại. Các cuộc họp tồi tệ nhất mang lại thời gian cho một con bò khiến tất cả mọi người kiệt quệ về tinh thần và cảm xúc và hơn một chút thất vọng. Sự khác biệt là cách các cuộc họp được lên kế hoạch và điều hành.

Các nhà quản lý tốt nhất hiểu tầm quan trọng của những sự kiện này và họ hiểu rằng việc tạo ra một cuộc họp tuyệt vời cần có kế hoạch và nỗ lực có chủ ý. Bài viết này cung cấp mười lời khuyên để giúp bạn tận dụng thời gian hợp tác có giá trị này với nhóm của bạn. Dưới đây là những lời khuyên về cách tăng cường các cuộc họp nhóm của bạn.

Có thái độ tích cực về các cuộc họp

Đó là điều quan trọng nhất mà người quản lý có thể làm với tư cách là người lãnh đạo để cải thiện các cuộc họp nhóm. Thật đáng ngạc nhiên khi nhiều nhà quản lý tự hào tuyên bố họ không thích các cuộc họp, nhưng để đạt được kết quả quan trọng, giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định, thông báo, truyền cảm hứng, hợp tác và thúc đẩy, các nhà quản lý cần phải làm việc với mọi người.

Điều đó có nghĩa là thỉnh thoảng tập hợp những người đó trong một căn phòng hoặc trong một cuộc gọi hội nghị và nói chuyện với họ. Quản lý isn mệnh về việc ngồi trong văn phòng với việc đóng cửa gửi email. Là một nhà lãnh đạo, hãy thử xem các cuộc họp là biểu hiện của sự lãnh đạo. Ban lãnh đạo của nó cho thấy thời gian, không có gì đáng sợ như một chuyến đi đến nha sĩ.

Hãy nhớ rằng, bạn sở hữu cuộc họp

Don mệnh ủy thác kế hoạch chương trình nghị sự cho một trợ lý hành chính hoặc một thành viên khác trong nhóm. Là người lãnh đạo, nó LỚN của bạn họp để lên kế hoạch và điều hành Để đặt mình vào khung suy nghĩ đúng đắn, hãy hỏi và trả lời câu hỏi sau: "Sau cuộc họp này, tôi muốn mọi người học được gì, đạt được hoặc giải quyết được gì?"

Luôn chuẩn bị một chương trình nghị sự

Tất cả mọi thứ bạn sẽ đọc về các cuộc họp tại nơi làm việc hiệu quả bao gồm lời khuyên về việc chuẩn bị một chương trình nghị sự. Tuy nhiên, tất cả chúng ta đã xuất hiện trong một cuộc họp mà không có chương trình nghị sự nào được tìm thấy. Hành động lập kế hoạch chương trình nghị sự giúp tập trung và xác định các chủ đề ưu tiên cho cuộc họp.

Yêu cầu nhập liệu trong chương trình nghị sự

Mặc dù, người quản lý có trách nhiệm chính trong việc phát triển chương trình nghị sự, các thành viên trong nhóm có thể được mời đóng góp các mục chương trình nghị sự. Gửi một cuộc gọi cho ý tưởng một vài ngày trước cuộc họp.

Gia vị lên

Đặt một chút đa dạng trong định dạng. Dưới đây là một vài điều bạn có thể làm để thêm gia vị cho các cuộc họp nhóm của mình:

• Mời khách mời
• Kỷ niệm một cái gì đó
• Thực hiện một cuộc họp bàn tròn về học tập - có các thành viên trong nhóm lần lượt dạy nhau điều gì đó
• Xem một Ted Talk mà có liên quan đến chương trình họp
• Điều hành một hoạt động xây dựng đội nhóm
• Thay đổi địa điểm (xem xét tham gia cuộc họp ngoài trang web)
• Mang lại một số món ăn thú vị hoặc thú vị
• Có một cuộc họp duy nhất về chương trình nghị sự
• Yêu cầu cập nhật vòng sét
• Tham gia vào nhóm trong việc động não
• Đổi ghế hoặc thay đổi bất cứ điều gì phá vỡ sự đơn điệu

Cho phép một số không gian trắng xóa trực tiếp cho sáng tạo và tham gia tự phát

Don lồng nhồi nhét rất nhiều mục trong chương trình nghị sự mà bạn phải vật lộn để hoàn thành nó. Thay vào đó, hãy để lại một số phòng ở cuối để thảo luận tự phát. Nếu cuộc họp kết thúc sớm, thì hãy để mọi người đi sớm. Mọi người đều đánh giá cao thời gian tìm thấy là tốt.

Sử dụng các cuộc họp nhóm để hợp tác

Thay vì chỉ chia sẻ thông tin, hãy thử giải quyết vấn đề hoặc làm việc với nhóm để đi đến quyết định. Đúng vậy, nó đầy thách thức và có thể lộn xộn, nhưng đó là nơi mà chúng ta nhận được nhiều giá trị nhất từ ​​các cuộc họp.

Làm sáng lên

Là người lãnh đạo của một cuộc họp không phải là người phô trương về quyền lực phô trương hoặc lạm quyền. Việc trừng phạt ai đó vì đến muộn trước đội là một ví dụ về việc này. Giữ một sự hài hước và khiêm tốn của bạn.

Theo sát

Theo dõi các mục hành động và đảm bảo mọi người làm những gì họ nói họ sẽ làm. Nó bực bội khi xuất hiện ở cuộc họp tiếp theo và phát hiện ra một nửa đội đã không làm phiền những gì họ đã cam kết trong cuộc họp trước. Theo dõi trước cuộc họp và giữ các cá nhân chịu trách nhiệm về các cam kết của họ.

Trở thành người lãnh đạo kiểu mẫu

Các cuộc họp nhóm không phải là lúc để bạn cảnh giác và quay lại với đội của bạn. Giữ cho bản thân và nhóm của bạn đạt các tiêu chuẩn ứng xử cao nhất, điều đó có nghĩa là không có những trò đùa không màu mè, chọn các thành viên trong nhóm, hoài nghi và mỉa mai, hoặc đánh đập các bộ phận hoặc quản lý khác. Nghĩ về nhà lãnh đạo tốt bụng mà bạn muốn được biết đến, và sau đó hiển thị cho mỗi cuộc họp được người lãnh đạo đó.

Điểm mấu chốt

Một cơ hội để gặp gỡ và làm việc với nhóm của bạn là một điều khủng khiếp để lãng phí. Điều bắt buộc là bạn phải phát triển kỷ luật để lên kế hoạch và lãnh đạo các cuộc họp mà mọi người coi trọng và thúc đẩy các sáng kiến ​​về phía trước.