Cách tạo một chương trình gợi ý nhân viên thành công

Cạm bẫy của một chương trình gợi ý nhân viên không sáng suốt là nhiều, huyền thoại và thường xuyên nhất là dễ tránh. Một chương trình gợi ý nhân viên được xây dựng cẩn thận, được đưa ra với cam kết của tổ chức, sự rõ ràng và liên lạc liên tục có thể tác động tích cực đến lợi nhuận của bạn và động lực và sự nhiệt tình của nhân viên.

Một chương trình gợi ý nhân viên tồi tệ, được đưa ra một cách vội vã, không xác định có thể khiến mọi người tắt và tạo ra ý chí xấu, sự hoài nghi và hiểu lầm. Đây là số phận của nhiều chương trình gợi ý nhân viên được đưa ra một cách thiếu suy nghĩ thông qua hộp gợi ý nhân viên.

Công ty của bạn có cần một chương trình gợi ý nhân viên không?

Trước khi khởi động một chương trình gợi ý nhân viên, hãy xem xét văn hóa doanh nghiệp của bạn. Bạn hiện đang nhận được những ý tưởng mới mẻ và chu đáo?

Có phải các đề xuất của nhân viên đã thấm vào bề mặt tại các cuộc họp của nhân viên và trong cuộc trò chuyện thông thường? Nếu vậy, có thể các phương pháp không chính thức để nuôi dưỡng các ý tưởng mới được bảo hành hơn là một chương trình gợi ý nhân viên toàn diện hoặc một hộp gợi ý nhân viên.

Có lẽ bạn có thể lên lịch các buổi động não của bộ phận hoặc tạo ý tưởng về các chủ đề cụ thể trong các phần của cuộc họp nhân viên hàng tuần của bạn. Bạn có thể thiết lập một ngày một tháng cho một bữa tiệc trưa mà tại đó mỗi nhân viên được yêu cầu gửi ít nhất một ý tưởng.

Bạn có thể yêu cầu người quản lý của mình mang ba ý tưởng nhân viên đến mỗi cuộc họp của người quản lý. Sáng tạo phục vụ bạn tốt trong thế hệ ý tưởng.

Nếu không, hãy bắt đầu bằng cách hỏi những gì về văn hóa của bạn hiện đang bóp nghẹt ý tưởng? Những vấn đề này sẽ tiếp tục tồn tại khi bạn thực hiện một chương trình gợi ý nhân viên? Nếu vậy, chương trình đề xuất nhân viên thành công của bạn phải loại bỏ hoặc phá vỡ các rào cản này trước khi bạn bắt đầu.

Các chương trình gợi ý nhân viên bao gồm hộp gợi ý thường được triển khai phải được xây dựng và triển khai cẩn thận vì chúng khó sử dụng, khó theo kịp, tốn thời gian, chúng có thể gây ra cảm giác khó khăn hơn kết quả tích cực và chúng phải được quản lý chặt chẽ và công bằng.

Các yếu tố trong một chương trình gợi ý nhân viên thành công

Một vài chương trình gợi ý nhân viên đã thành công, nhưng các chương trình gợi ý nhân viên đã thành công đã chia sẻ các yếu tố thành công chung. Bạn có thể tạm dừng ở số lượng các yếu tố được coi là quan trọng đối với sự thành công của chương trình đề xuất nhân viên, nhưng đây là những yếu tố phổ biến cho bất kỳ quy trình làm việc thành công nào làm mất thời gian của nhân viên và mang lại khả năng nhận phần thưởng và công nhận đáng kể.

Nếu bạn theo đuổi một chương trình gợi ý nhân viên, điều sau đây phải xảy ra cho sự thành công của nó.

Chỉ định một nhóm đánh giá đề xuất đa chức năng

Một nhóm chức năng chéo phải xem xét các đề xuất phải được công nhận trong vòng 48 giờ. Nếu nhóm này là tất cả các nhà quản lý hoặc tất cả các giám đốc, nó có thể được coi là mất liên lạc hoặc ngăn chặn thay đổi. Tuy nhiên, nó sẽ có sức mạnh để thực hiện các đề xuất mà nó nhận được.

Nếu nó liên quan đến các nhân viên khác, quá trình này có thể tốn thời gian và được nhận thức để phục vụ lợi ích cá nhân. Thỏa thuận quản lý cấp cao và quyền sở hữu trở thành một bước thứ hai trong quá trình phê duyệt. Mọi người trong nhóm phải sẵn sàng thay đổi và sẵn sàng hỏi về lý do tại sao không phải là chứ không phải là tại sao "?

Tài chính, đặc biệt, và tất cả các bộ phận khác phải được đại diện trong nhóm đánh giá đề xuất. Nếu các nhà quản lý hoặc giám đốc xem xét đề xuất, đánh giá phải là một phần của cuộc họp được lên lịch thường xuyên, với các đề xuất được phân phối và xem xét trước.

Nếu nhóm gặp gỡ thường xuyên hơn hàng tháng, nó sẽ trở thành công việc nhiều hơn mọi người thường sẵn sàng làm. Xoay vòng các thành viên của nhóm này 4 - 6 lần một năm, nhưng không phải tất cả các thành viên cùng một lúc, nếu một nhóm nhân viên đa chức năng là phương tiện đánh giá đề xuất được lựa chọn của bạn. Sự lựa chọn của các thành viên trong nhóm cho nhóm đánh giá đề xuất sẽ phản ánh cách thức kinh doanh nói chung được hoàn thành trong văn hóa của bạn.

Dưới đây là nhiều ý tưởng hơn để thiết kế và quản trị một chương trình gợi ý nhân viên hiệu quả, vượt ra ngoài hộp gợi ý.

Thiết lập hướng dẫn cho chương trình đề xuất nhân viên của bạn

Truyền đạt công khai quá trình gửi và xem xét đề xuất

Quá trình quyết định cho việc đệ trình và xem xét các đề xuất trong chương trình đề xuất nhân viên nên được truyền đạt công khai. Chia sẻ tất cả các hướng dẫn và đặc biệt, các mục tiêu mà bạn đang cố gắng thực hiện, bằng cách bắt đầu một chương trình gợi ý nhân viên.

Thiết lập hướng dẫn cho quy trình đề xuất nhân viên

Bạn sẽ cần thiết lập các nguyên tắc như chủ đề nào được mở cho các đề xuất. Chúng có thể bao gồm các ý tưởng ảnh hưởng đến tiết kiệm chi phí, chất lượng, năng suất, cải tiến quy trình, tạo doanh thu và nâng cao tinh thần.

Mặt khác, như một người quản lý công ty nhỏ ở Florida đã phát hiện ra khi anh ta hứa 25 đô la cho mỗi đề nghị của nhân viên trong hộp gợi ý nhân viên; ông đã nhận được một loạt các đề nghị của nhân viên bao gồm những điều này. Đặt một máy làm kem trong phòng ăn trưa, đặt một máy làm ngô trong phòng ăn trưa và bất kỳ nhân viên nào đáp ứng số lượng sản xuất hàng ngày của họ sẽ có thể về nhà bất kể thời gian trong ngày.

Đề xuất của nhân viên phải cung cấp chi tiết về việc cải thiện

Một đề nghị nhân viên cần nhiều hơn một gợi ý. Nó phải cung cấp một số chi tiết về cách người đề xuất nghĩ rằng đề xuất nên được thực hiện. Thật dễ dàng để loại bỏ một ý tưởng, vì vậy bạn cần yêu cầu chi tiết bổ sung đi kèm với ý tưởng đó không phải là một kế hoạch hành động toàn diện, nhưng ít nhất là chi tiết hơn một ý tưởng.

Đề xuất của nhân viên phải mô tả tác động tiềm năng

Chắc chắn sẽ yêu cầu những lý do tại sao và một số cách mà ý tưởng sẽ tác động đến công ty, bao gồm cả phân tích tiết kiệm chi phí. Đồng thời, trong các tham số này, quy trình đề xuất nên đơn giản. Một công ty cố gắng thu hút các đề xuất của nhân viên có mẫu đề nghị nhân viên ba trang và các nhà quản lý đã tự hỏi tại sao họ không nhận được bất kỳ đề xuất nào của nhân viên.

Thỏa thuận khác nhau với những gợi ý về công việc riêng của nhân viên

Các ý tưởng được kết nối toàn diện với một công việc của một người không nên được xem xét hoặc nên được xử lý khác nhau. Tại Toyota, hàng triệu đề xuất được tạo ra mỗi năm. Lý do họ có rất nhiều đề xuất của nhân viên là nhân viên của họ tập trung chặt chẽ vào việc cải thiện công việc của chính họ.

Nhân viên nghĩ ra một ý tưởng cải tiến, chia sẻ nó với người giám sát của mình và sau đó, nếu được bảo đảm, ý tưởng đó được thực hiện ngay lập tức. Không có quá trình hoặc nhóm các nhà quản lý tốn thời gian phải xem xét hầu hết các ý tưởng. Trong kịch bản này, các nhà quản lý phải có khả năng thưởng cho những người đưa ra ý tưởng phù hợp với các thông số của chương trình.

Đặt một nhân viên phụ trách chương trình đề xuất nhân viên

Bạn cần chỉ định một quản trị viên cho chương trình gợi ý nhân viên, người sẽ đảm bảo quy trình di chuyển như đã hứa. Một công ty sản xuất cỡ trung của Michigan đã tìm thấy chính mình với một danh sách hơn một trăm đề xuất đã bị sa lầy trong một ủy ban đánh giá tiếp tục hoãn các cuộc họp. Thật là một buster tinh thần cho những người đã hy vọng chuyển những đề nghị đó để xem xét.

Truyền đạt quy trình đề xuất và các mục tiêu

Truyền đạt công khai quá trình quyết định với tất cả các hướng dẫn và đặc biệt là các mục tiêu mà bạn đang cố gắng thực hiện, bằng cách bắt đầu một chương trình đề xuất nhân viên. Đặt các nguyên tắc như các chủ đề mở cho các đề xuất: tiết kiệm chi phí, chất lượng, năng suất, cải tiến quy trình, ý tưởng tạo doanh thu và cải thiện động lực của nhân viên và tinh thần tích cực.

Một người quản lý cấp cao cần phải vô địch chương trình gợi ý nhân viên và ngồi vào ủy ban đánh giá. Điều này cho vay uy tín cho chương trình đề xuất nhân viên và làm cho người gợi ý cảm thấy quan trọng.

Dưới đây là nhiều ý tưởng hơn để thiết kế và quản trị một chương trình gợi ý nhân viên hiệu quả, vượt ra ngoài hộp gợi ý.

Phần thưởng và sự công nhận trong chương trình đề xuất nhân viên của bạn

Phần thưởng cho các đề xuất được thực hiện phải được xác định rõ ràng ở mặt trước. Nếu đề xuất của nhân viên là một ý tưởng tiết kiệm chi phí, thì trong nhiều chương trình gợi ý nhân viên, nhân viên sẽ nhận được một tỷ lệ phần trăm tiết kiệm chi phí: thường thì giải thưởng này có thể bằng năm mươi hai mươi phần trăm tiết kiệm chi phí đã được chứng minh.

Khi nghĩ về chương trình gợi ý nhân viên của bạn, hãy nhận ra rằng tiết kiệm chi phí rất khó để chứng minh được nếu bạn không có những con số tốt xác định quy trình trước khi đề xuất nhân viên được thực hiện. Vì vậy, thường thì bước đầu tiên trong việc thực hiện đề xuất tiết kiệm chi phí là để đo lường quy trình để đảm bảo bạn biết quy trình hiện đang hoạt động như thế nào.

Các ý tưởng quy trình khác, ít đo lường hơn cần một phần thưởng tiêu chuẩn được chỉ định.Thông thường, sự công nhận là quan trọng nhất đối với nhân viên.

Phần thưởng có thể bao gồm hàng hóa có logo công ty, phiếu quà tặng, bữa trưa với người quản lý lựa chọn của nhân viên, bữa tối trao giải hàng quý và hướng tới việc mua các mặt hàng đắt tiền hơn từ các danh mục.

Thật vậy, do khó khăn trong việc đo lường kết quả của nhiều đề xuất của nhân viên, một số công ty cung cấp các phần thưởng công nhận này ngay cả khi các ý tưởng được thêm vào điểm mấu chốt. Điều này không phải là động lực như nhân viên nhận được một phần tiền tiết kiệm nhận được trong một khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như một năm.

Phản hồi trong chương trình đề xuất nhân viên của bạn

Làm cho phản hồi cho những người có đề xuất riêng tư, đặc biệt nếu ý tưởng bị từ chối. Nếu không, mọi người sẽ chán ghét thò cổ ra bằng cách đưa ra những lời đề nghị khác thường, và có thể là hiệu quả nhất của bạn.

Mặt khác, khi một đề xuất của nhân viên được thực hiện và nó mang lại một phần thưởng, hãy công khai thừa nhận sự đóng góp tại một cuộc họp nhân viên, với sự cho phép của nhân viên liên quan. Ngoài ra, bạn có thể đăng đề xuất nhân viên, tên của nhân viên trong nhóm thực hiện và phần thưởng được trao cho đề xuất đó.

Giữ cho những người tham gia chương trình gợi ý nhân viên bám sát tiến trình của các đề xuất của họ trong chương trình là quan trọng hơn việc cung cấp cho người tìm kiếm câu trả lời nhanh chóng. Nhân viên chỉ muốn biết những gì đang xảy ra trên đường đi với ý tưởng của họ.

Trong nhiều tổ chức, các đề xuất dường như biến mất vào một lỗ đen mà từ đó chúng có thể không xuất hiện trong nhiều tháng, bảo đảm thất bại cho chương trình đề xuất nhân viên.

Một cách tiếp cận phổ biến để thực hiện đề xuất là đưa suggester vào bất kỳ nhóm thực hiện nào. Điều này cũng giữ cho các đề xuất biến trong hợp lý. Tối thiểu, nếu một đề nghị được chấp nhận, bạn cần phải có một mốc thời gian để thực hiện mà người tìm kiếm nhận thức và hiểu được.

Thêm con trỏ cho chương trình đề xuất nhân viên thành công của bạn

Các chương trình gợi ý nhân viên cần nhấn mạnh vào chất lượng của các đề xuất hơn là số lượng đề xuất. Nhiều chương trình khuyến khích điều ngược lại, đó là một trong những lý do khiến mọi người trở nên dễ nản lòng với họ; họ không cung cấp nhiều tiền cho tiền và thời gian đầu tư.

Đề xuất nhân viên ẩn danh không được khuyến khích như là một phần của quy trình đề xuất của bạn hoặc hộp gợi ý nhân viên. Mọi người nên sẵn sàng công khai đứng đằng sau ý tưởng của họ. Ít nhất, đó là loại văn hóa công ty mà bạn cần khuyến khích để tạo ra một tổ chức thành công.

Trên thực tế, Peter Block, một trong những chuyên gia phát triển tổ chức quan trọng nhất hiện nay, phản đối bất kỳ phản hồi ẩn danh nào (từ khảo sát nhân viên, v.v.) vì khuyến khích phản hồi ẩn danh văn hóa. Một số nhân viên sẽ không đề xuất? Có thể, nhưng hãy tự hỏi bạn muốn tạo ra loại công ty nào? Bạn muốn khuyến khích nhân viên thực hành sự can đảm của tổ chức.

Thưởng không chỉ các nhân viên gửi ý tưởng chiến thắng. Khen thưởng và công nhận các nhà quản lý và giám sát viên đã hoàn thành công việc tốt nhất trong cả việc khuyến khích các đề xuất của nhân viên và thoát khỏi con đường tiến bộ.

Xem xét bao gồm cả khách hàng và nhà cung cấp như người gợi ý, đặc biệt là khi chương trình đề xuất nhân viên của bạn đáo hạn và thành công.

Nhiều chương trình gợi ý đã được thực hiện trong quá khứ. Hầu hết thất bại vì sự thất bại của các tổ chức để chú ý đến những điểm này.

Mọi người có xu hướng bắt đầu các chương trình mờ, không xác định mà không xác định phần thưởng, chiến lược thực hiện và hệ thống truyền thông. Những người, những người không nhận được phản hồi kịp thời, ngừng gửi ý tưởng.

Nếu mọi ý tưởng trở thành một thế giới thì tại sao chúng ta lại nên chứ không phải là một lý do tại sao chúng ta không nên, thì mọi người sẽ nhanh chóng nản lòng. Quá trình trở thành một trò đùa. Hoặc, quá trình đề xuất hoặc hộp chỉ đơn giản là bỏ qua. Có bao nhiêu hộp gợi ý trống đang ngồi trong các công ty ở Mỹ? Nhiều hơn bạn sẽ quan tâm để đếm. Sử dụng các đề xuất này để đảm bảo quy trình hoặc chương trình đề xuất nhân viên của bạn phát triển mạnh.