Sử dụng đào tạo và phát triển nhân viên để tạo động lực cho nhân viên

Bạn muốn giữ cho nhân viên của bạn có động lực về việc học các khái niệm mới? Chất lượng và sự đa dạng của đào tạo nhân viên mà bạn cung cấp là chìa khóa cho động lực. Lý do để cung cấp đào tạo nhân viên là rất nhiều, từ đào tạo vận hành thuê mới đến giới thiệu một khái niệm mới cho một nhóm làm việc để cài đặt một hệ thống máy tính mới.

Dù lý do của bạn là gì để thực hiện một buổi đào tạo nhân viên, điều quan trọng là phát triển đào tạo nhân viên trong khuôn khổ của một chương trình toàn diện, liên tục và nhất quán. Chương trình đào tạo nhân viên chất lượng này là điều cần thiết để giữ cho nhân viên của bạn có động lực học hỏi các khái niệm mới và cuối cùng giữ cho bộ phận của bạn có lợi nhuận.

Các thành phần thiết yếu của chương trình đào tạo nhân viên

Một chương trình đào tạo nhân viên hoàn chỉnh bao gồm một chương trình đào tạo thuê chính thức mới với tổng quan về các kỳ vọng công việc và các kỹ năng thực hiện cần thiết để thực hiện các chức năng công việc. Một chương trình đào tạo thuê mới cung cấp một sự hiểu biết cơ bản về vị trí và cách vị trí phù hợp trong cơ cấu tổ chức.

Kiến thức cơ bản càng nhiều, cộng tác viên mới có cách thức mà một nhóm làm việc liên quan đến các bộ phận phụ trợ, cộng tác viên mới sẽ hiểu được tác động của anh ta hoặc cô ta đối với tổ chức.

Một khía cạnh khác của một chương trình đào tạo nhân viên toàn diện là giáo dục thường xuyên. Các chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả nhất giao trách nhiệm giáo dục thường xuyên cho một người trong bộ phận. Đây là một chức năng quan trọng để giữ cho tất cả các nhân viên hiện tại về các chính sách, thủ tục và công nghệ.

Đào tạo thuê mới

Một chương trình đào tạo thuê mới vững chắc bắt đầu với việc tạo ra một sổ tay đào tạo nhân viên. Hướng dẫn này hoạt động như một khối xây dựng các kỹ năng thực tế và kỹ thuật cần thiết để chuẩn bị cho cá nhân mới cho vị trí của mình.

Để bộ phận hiểu được các chính sách và thủ tục hiện tại, người quản lý phải đảm bảo các hướng dẫn của bộ phận hoặc đào tạo nhân viên trực tuyến được giữ nguyên. Điều này bao gồm bất kỳ cải tiến hệ thống hoặc thay đổi trong chính sách hoặc thủ tục.

Ngoài ra, tập trung vào người dùng khi thiết kế sổ tay đào tạo hoặc đào tạo trực tuyến. Sử dụng ngôn ngữ không hợp tác, bao gồm hình ảnh và đa phương tiện và giữ cho nó thú vị cho người đọc. Khi có thể, hãy kết hợp hình ảnh trực quan của màn hình máy tính với ảnh chụp màn hình để minh họa các chức năng, ví dụ và cách thực hiện.

Vào đào tạo nghề

Một hình thức đào tạo thuê mới khác bao gồm đào tạo một cộng sự mới trực tiếp bên cạnh một cộng sự hiện có. Một số người gọi đây là Đào tạo nghề (OJT) hoặc đào tạo song song. Chiến lược này cho phép cộng sự mới nhìn thấy tận mắt các khía cạnh khác nhau của vị trí. Ngoài ra, OJT cho phép người thuê mới có cơ hội phát triển mối quan hệ làm việc với một cộng sự hiện có.

Dưới đây là các nguồn bổ sung cho đào tạo và định hướng nhân viên mới.

Giáo dục thường xuyên trong đào tạo nhân viên

Một chương trình giáo dục thường xuyên cho một bộ phận cũng quan trọng như đào tạo thuê mới. Khi đào tạo một cộng sự mới, hãy hiểu rằng họ sẽ chỉ giữ lại khoảng 40 phần trăm thông tin đã học trong buổi đào tạo ban đầu.

Do đó, việc nhắc nhở nhân viên về các thủ tục và khái niệm khác nhau cần được tiếp tục, với cách tiếp cận chính thức hoặc không chính thức.

Cách tiếp cận chính thức hoặc truyền thống để đào tạo nhân viên thường bao gồm một thành viên quản lý gửi một bản ghi nhớ cho mỗi cộng sự. Cách tiếp cận không chính thức và thường hấp dẫn hơn đối với người học trực quan là gửi một tờ thông tin một trang.

Bảng thông tin này, được gọi là một cảnh báo đào tạo, nên được cung cấp thông tin và được trình bày theo cách không đe dọa. Nếu một chính sách hoặc thủ tục thay đổi, cách tiếp cận không chính thức sẽ giúp bộ phận nhận được bản cập nhật này tốt hơn.

Trước khi kết hợp một chương trình đào tạo nhân viên giáo dục thường xuyên, đội ngũ quản lý phải quyết định kết quả mong muốn của họ. Một câu hỏi quan trọng cần xem xét: "Bạn có muốn chương trình nâng cao các kỹ năng của cộng sự của mình hay bạn muốn giúp cộng sự của mình phát triển cá nhân?"

Mặc dù có một số điểm chung giữa các câu trả lời này, sự khác biệt chính là cơ hội cho đội ngũ quản lý để nhào nặn các thành viên nhóm quản lý trong tương lai. Nếu kết quả mong muốn chỉ đơn giản là tăng cường các kỹ năng không có sự phát triển cá nhân, bộ phận sẽ có một đội ngũ chỉ đơn giản là biết cách làm công việc của họ tốt hơn một chút.

Mặc dù đó là một kết quả tích cực, bạn muốn công ty của bạn nghĩ "bên ngoài", và thiết kế một chương trình cho phép và thậm chí khuyến khích tư duy phê phán và giải quyết vấn đề.

Do đó, khi thiết kế một chương trình giáo dục thường xuyên, kết quả mong muốn sẽ pha trộn cả nâng cao kỹ thuật và cá nhân. Loại chương trình đào tạo này cho phép nhân viên có cơ hội phát triển các kỹ năng quản lý vững chắc cùng với sự hiểu biết tốt hơn về vị trí và chức năng của họ và hiểu cách họ phù hợp với tổ chức.

Kết hợp đào tạo kỹ thuật với phát triển cá nhân

Nếu bạn phát hiện ra trong quá trình đánh giá, ví dụ, kỹ năng viết trong khoa thấp, bạn sẽ cần tăng cường những kỹ năng đó bằng cách phát triển một buổi đào tạo tương ứng. Phiên viết này có thể bao gồm các chủ đề về các vấn đề cơ bản của văn bản như chính tả, dấu câu, cấu trúc câu và sử dụng từ đúng. Dựa trên những điều cơ bản đó, bạn có thể cung cấp cho người tham gia một bài tập áp dụng, chẳng hạn như viết thư cho khách hàng xin lỗi vì giao hàng trễ.

Cung cấp thông tin cơ bản của người tham gia về khách hàng. Nói với họ rằng khách hàng đã mua trong mười năm và luôn thanh toán kịp thời. Cung cấp cho họ mười hoặc mười lăm phút để soạn thảo một bản thảo thô và sau đó trình bày thư của họ cho nhóm.

Khi ai đó đã đọc thư, yêu cầu người tham gia đưa ra phản hồi để cải thiện; là người huấn luyện, chỉ ra những khía cạnh tích cực của bức thư.

Một cơ chế khác sẽ giúp giáo dục thường xuyên liên tục là cho phép các nhân viên phát triển mối liên kết với một hiệp hội hoặc nhóm ngành. Loại hình giáo dục này là hữu hình và đã được chứng minh là có thành tích tích cực với các văn phòng địa phương và các nhóm thương mại ngành công nghiệp của họ. Nhân viên được trao cơ hội để gặp nhau định kỳ và thảo luận về các vấn đề họ đang gặp phải trong kinh doanh của họ.

Đây là một kinh nghiệm tích cực cho tất cả mọi người liên quan: Thông tin thu được có thể chứng minh hữu ích cho những người khác có thể có khả năng tham gia vào tình huống tương tự, trong khi những người đã trải qua tình huống tương tự có cơ hội nói về các giải pháp hiệu quả của họ.

Đào tạo giống hiệu quả

Loại chương trình đào tạo nhân viên tốt nhất cho nhóm làm việc là một chương trình phù hợp với nhu cầu của họ. Vậy làm thế nào để bạn biết nhu cầu của họ là gì? Một cách là làm việc với các nhân viên chịu trách nhiệm về khu vực. Nếu có thể, hãy lấy mẫu ngẫu nhiên các kế hoạch phát triển hiệu suất của nhân viên và tìm kiếm sự thống nhất trong bất kỳ lĩnh vực phát triển cần thiết nào. Một cách tiếp cận khác là tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo và tự hỏi các nhân viên về những kỹ năng họ muốn phát triển.

Cho dù bạn xác định loại buổi đào tạo nhân viên nào là cần thiết, hãy nhớ rằng khi phát triển khóa học, hãy tuân thủ khái niệm ban đầu. Nếu có nhiều hơn một khái niệm được xem xét trong quá trình lập kế hoạch, hãy chia các khái niệm thành hai hội thảo.

Hãy nhớ rằng một buổi đào tạo nhân viên năng suất có thể và nên được hoàn thành trong vòng chưa đầy hai giờ. Bất cứ điều gì dài hơn hai giờ và bạn sẽ mất khán giả của bạn. Cuối cùng, trong buổi đào tạo thực tế, có ít nhất một hoặc hai hoạt động để giữ cho tâm trí của người tham gia hoạt động và để tránh gật đầu hoặc mơ mộng.

Bạn có thực sự cần một buổi đào tạo nhân viên?

Mặc dù một buổi đào tạo nhân viên có thể có hiệu quả, nhưng nó có thể không phải luôn luôn là cách tiếp cận tốt nhất để đáp ứng nhu cầu đào tạo. Nếu khái niệm bạn đang giới thiệu được định nghĩa là kiến ​​thức cơ bản hoặc phổ biến, thay vào đó hãy tạo một cảnh báo đào tạo nhân viên.

Một cảnh báo đào tạo nhân viên là một phương pháp tuyệt vời để truyền đạt và củng cố các khái niệm sẽ được coi là kiến ​​thức phổ biến hoặc thông tin công việc mới. Đặt thông báo đào tạo nhân viên trực tuyến, phân phối qua email hoặc trong một số trường hợp khi nhân viên không có quyền truy cập máy tính, hãy viết thông báo đào tạo nhân viên theo định dạng dấu đầu dòng trên một bản sao cứng.

Sử dụng giấy màu và thêm một số ngọn lửa và / hoặc đồ họa vào phần tài liệu. Tôi đã thấy rằng khi các nhân viên nhận được một mảnh giấy màu xanh huỳnh quang trong hộp thư của họ chứ không phải là một tờ giấy trắng, họ có nhiều khả năng nhặt nó lên và đọc nó.

Tiếp tục học

Nếu các khả năng có sẵn và bộ phận muốn có một số niềm vui trong khi học, hãy phát triển một trò chơi. Đây có thể là bất cứ thứ gì từ Family Feud đến Jeopardy và hơn thế nữa. Yêu cầu nhân viên trả lời các câu hỏi do ban quản lý bộ phận tạo ra liên quan đến các tình huống và / hoặc người làm việc. Thật đáng kinh ngạc những gì mọi người sẽ nhớ từ một tình huống vui vẻ so với trải nghiệm học tập bắt buộc.

Giữ cho các lớp đào tạo nhân viên thông tin và ánh sáng. Trong khi truyền đạt các ý tưởng là quan trọng, mục tiêu số một phải là giữ cho các nhân viên quan tâm, tham gia và giải trí trong hội thảo. Điều này có thể khó khăn nếu bạn không sử dụng một huấn luyện viên hoạt hình.

Giới thiệu bộ môn với khái niệm học tập kết hợp. Cho phép nhân viên đạt được trình độ học tập từ các nguồn khác nhau. Trong khi các cảnh báo đào tạo nhân viên và các buổi đào tạo nhân viên đến trực tiếp từ ban quản lý, hãy thách thức nhân viên tìm kiếm trực tuyến các ý tưởng khác có thể hoạt động trong bộ phận của họ.

Đầu tiên và quan trọng nhất, hãy nhớ rằng học tập có thể và nên được vui vẻ. Nhân viên của bạn muốn tiếp thu kiến ​​thức và rất có thể họ sẽ muốn tìm hiểu các khái niệm khi chúng được trình bày một cách tươi mới, sống động và thú vị. Đặt một bước ngoặt vào phương pháp đào tạo nhân viên hiện tại của bạn có thể giúp mọi người trở nên hào hứng với việc học.

----------------------------------------------------------------

Jeffrey Bodimer là Giám đốc Điều hành / Giám đốc Tuân thủ tại Tập đoàn Phát triển Giáo dục Đại học Hoa Kỳ.