Làm thế nào để đưa ra phản hồi cho nhân viên phòng thủ

Phản hồi là một trong những công cụ mạnh nhất trong bộ công cụ của người quản lý để tăng cường hiệu suất nơi làm việc.

• Phản hồi tích cực tập trung vào việc xác định và củng cố các hành vi thúc đẩy hiệu suất cao.
• Phản hồi mang tính xây dựng - thường được gọi là phản hồi tiêu cực, tập trung vào việc xác định và thúc đẩy sự thay đổi trong các hành vi làm giảm hiệu suất cao.

Phản hồi hiệu quả là cụ thể cho hành vi (tiêu cực hoặc tích cực) và được phân phối càng gần sự xuất hiện càng tốt. Mặc dù các chuyên gia có động lực đánh giá cao cả phản hồi tích cực và mang tính xây dựng, các nhà quản lý thường không thoải mái trong việc cung cấp nó, đặc biệt là bất cứ điều gì được coi là tiêu cực. Trong các cuộc khảo sát và nghiên cứu, các nhà quản lý đấu tranh với việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng lo ngại rằng họ sẽ không thích hoặc họ sợ tạo ra một sự cố bằng cách đưa ra lời chỉ trích.

Bằng cách làm theo và thực hành các đề xuất được nêu ra, người quản lý có thể loại bỏ nỗi sợ hãi trong việc đưa ra phản hồi tiêu cực và biến cuộc trò chuyện thành một sự kiện mang tính xây dựng.

10 mẹo giúp bạn cung cấp phản hồi tiêu cực

1. Hãy kiểm soát cảm xúc của bạn. Bạn không muốn chỉ trích hành động của người khác khi bạn tức giận hoặc buồn bã. Nếu nhiệt độ nóng, hãy dành thời gian để mọi thứ nguội đi. Mặc dù hiệu quả, phản hồi mang tính xây dựng được gửi càng gần với sự cố quan sát càng tốt, nếu tình huống được làm nóng, bạn có thể lên lịch một cuộc họp cho ngày hôm sau.
2. Không bao giờ cung cấp phản hồi tiêu cực trước các thành viên trong nhómS. Tìm một nơi riêng tư. Tiến hành cuộc họp trong văn phòng của bạn hoặc lên lịch một phòng hội thảo để thảo luận phản hồi của bạn.

1. Tập trung vào hành vi quan sát, không phải người. Hãy nhớ rằng, mục đích của phản hồi mang tính xây dựng là để loại bỏ các hành vi làm giảm hiệu suất cao. Nếu cá nhân nhận thấy mình đang bị tấn công cá nhân, họ sẽ nhanh chóng chuyển sang phòng thủ và cơ hội cho một cuộc thảo luận có ý nghĩa sẽ bị mất.
2. Hãy cụ thể. Phản hồi hiệu quả là cụ thể. Đề nghị, "John, bạn chắc chắn đã làm điều đó lên," có thể đúng, nhưng nó không nói cho John biết anh ta đã làm gì sai. Điều tương tự cũng xảy ra khi nói với Mary rằng cô đến muộn để làm việc quá thường xuyên. Thay vào đó, hãy mô tả hành vi rất cụ thể và xác định ý nghĩa kinh doanh của hành vi. Ví dụ: "Mary, khi bạn trễ ca, điều đó đòi hỏi chúng tôi phải giữ ai đó từ ca trước đó. Điều này đòi hỏi chúng tôi phải trả tiền làm thêm giờ, điều đó gây bất tiện cho đồng nghiệp của bạn và nó có thể làm giảm chất lượng nếu họ không hiểu công việc cụ thể của bạn. bạn hiểu?"

1. Đúng lúc. Nếu bạn đã từng nhận được một danh sách dài các bình luận phản hồi tiêu cực về đánh giá hiệu suất hàng năm, bạn sẽ hiểu đầu vào này vô giá trị như thế nào sau khi thực tế. Phản hồi của tất cả các loại nên được đưa ra càng sớm càng tốt sau sự kiện.
2. Giữ bình tĩnh. Bất kể bạn khó chịu như thế nào, nó không bao giờ trả tiền để mất kiểm soát cảm xúc. Như đã đề cập ở trên, nếu bạn cần thời gian để thu thập cảm xúc, hãy trì hoãn cuộc thảo luận vài giờ hoặc nhiều nhất là một ngày. Nhắc nhở bản thân rằng mục đích của phản hồi là thúc đẩy cải thiện và tiếp cận cuộc thảo luận với thái độ tích cực này.

1. Khẳng định lại niềm tin của bạn vào con người. Nó củng cố bước ba, nhưng ở đây bạn nói với họ rằng bạn vẫn có niềm tin vào họ như một người và vào khả năng của họ; đó chỉ là hiệu suất của họ mà bạn muốn họ thay đổi. Nói điều gì đó như "bạn là một đại diện dịch vụ khách hàng tốt, vì vậy tôi chắc chắn bạn thấy cần phải kiên nhẫn hơn với khách hàng."
2. Ngừng nói chuyện và mời bên kia tham gia. Sau khi bạn nói với người đó những hành động cụ thể, gần đây là không phù hợp và tại sao, hãy ngừng nói. Cung cấp cho người khác một cơ hội để trả lời các tuyên bố của bạn và đặt câu hỏi làm rõ.

1. Xác định và đồng ý về một kế hoạch hành động được chấp nhận lẫn nhau. Đồng ý về những gì hiệu suất trong tương lai là phù hợp cho nhân viên. Nếu có những điều cụ thể mà nhân viên cần bắt đầu làm hoặc cần ngừng làm, hãy chắc chắn rằng chúng được xác định rõ ràng. Nếu có điều gì đó bạn cần làm, có lẽ là đào tạo bổ sung cho nhân viên, cũng đồng ý về điều đó.
2. Thiết lập thời gian để theo dõi.Đặt ngày giờ rõ ràng để xem xét các hành động và cải tiến là một phần quan trọng của quy trình phản hồi. Nó thiết lập trách nhiệm và cải thiện xác suất cải thiện hiệu suất.

Và hãy nhớ rằng, sau khi bạn đã đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và thống nhất kế hoạch giải quyết và theo dõi, hãy tiếp tục với công việc. Đừng có ý xấu với nhân viên vì họ đã phạm sai lầm. Đừng di chuột qua họ vì sợ rằng họ có thể phạm sai lầm khác. Theo dõi hiệu suất của họ khi bạn làm tất cả nhân viên, nhưng đừng ám ảnh.