Phạm vi, rủi ro và giả định trong quản lý dự án

Lĩnh vực quản lý dự án, giống như bất kỳ lĩnh vực chuyên môn nào khác, có một từ vựng độc đáo chứa đầy các từ viết tắt và các thuật ngữ chuyên ngành. Ba thuật ngữ và khái niệm thiết yếu bạn phải hiểu bao gồm:

• Phạm vi
• Rủi ro
• Giả định

Đây là một phác thảo của ba thuật ngữ quản lý dự án thiết yếu này và bao gồm các liên kết và đề xuất để đọc thêm.

Phạm vi

Trong quản lý dự án, phạm vi là tập hợp các ranh giới xác định phạm vi của một dự án. Phạm vi mô tả những gì sẽ được giao cho khách hàng là kết quả của sáng kiến ​​dự án.

Hiểu phạm vi cho phép người quản lý dự án và nhóm dự án hiểu những gì rơi vào bên trong hoặc bên ngoài ranh giới của dự án. Nếu một cái gì đó là "không trong phạm vi" thì nó không được bao gồm trong công tác lập kế hoạch của dự án. Các hoạt động nằm trong ranh giới của tuyên bố phạm vi được coi là trong phạm vi phạm vi và được tính trong lịch trình và ngân sách. Nếu một hoạt động nằm ngoài ranh giới, nó được coi là ra khỏi phạm vi và không được lên kế hoạch. Là một tài tài, hay nói, qua, qua, qua một khác, qua giữ, qua, qua một khác, qua, qua, qua, khi khác mới, khác mới, khi khác mới đăng, mới, mới đăng, mới đăng, mới đăng, mới đăng, mới đăng, mới đăng, mới đăng, mới đăng cam cam

Cho dù bạn là người quản lý dự án hay là một phần của nhóm dự án, bạn sẽ muốn xem xét liệu có thứ gì đó nằm trong phạm vi hoặc ngoài phạm vi khi bạn tiến về phía trước. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng một khách hàng đã yêu cầu bạn xây dựng một trang web. Khi bạn phác thảo phạm vi (hoặc đặt ranh giới) của dự án, bạn chỉ ra các mục sau đây là trong phạm vi:

• Thiết kế trang web và sơ đồ khung dây
• Thành lập giường thử
• Mã hóa cho khung dây đã được phê duyệt
• Phát triển đồ họa cho chủ đề trang web
• Kiểm tra và gỡ lỗi trước khi công khai trang web

Trong quá trình thực hiện dự án, khách hàng yêu cầu bạn đưa vào tổng quan video về công ty. Video không được chỉ định trong phạm vi của dự án và do đó nằm ngoài phạm vi. Mặc dù bạn có thể vui vẻ thực hiện công việc video với một khoản phụ phí, nhưng điều này sẽ yêu cầu sửa đổi phạm vi và ước tính chi phí và thời gian cho dự án.

Trong trường hợp không có tài liệu phạm vi rõ ràng và được thống nhất, vấn đề của video có thể trở nên gây tranh cãi giữa nhóm của bạn và đại diện của khách hàng. Một tuyên bố phạm vi rõ ràng cho phép bạn xoa dịu tình huống và xử lý một sự thay đổi một cách có trật tự.

Vậy làm thế nào để bạn xác định những gì trong hoặc ngoài phạm vi? Trước tiên, bạn muốn phác thảo tất cả các chi tiết của dự án mà bạn hiện biết dựa trên các cuộc thảo luận với khách hàng hoặc chủ dự án. Sau đó, bạn sẽ muốn đưa ra các giả định quan trọng sẽ thúc đẩy những gì mà xem xét trong hoặc ngoài phạm vi.

Giả định

Tại một số thời điểm trong cuộc sống của bạn, bạn có thể đã nói rằng, không bao giờ đưa ra giả định. Tuy nhiên, việc đưa ra các giả định trong quản lý dự án là một hoạt động hàng ngày. Giả định giúp bạn xác định phạm vi và rủi ro và tinh chỉnh các ước tính của bạn về thời gian và chi phí. Tất nhiên, nó là điều cần thiết để ghi lại và xác nhận các giả định của bạn.

Hãy xem xét một cái gì đó đơn giản, chẳng hạn như tạo ra một cuốn sách. Hãy nói rằng bạn của bạn có một ý tưởng cho một cuốn sách bàn cà phê và đã yêu cầu bạn quản lý dự án. Yêu cầu đầu tiên của anh ấy là về ngân sách để anh ấy có thể đảm bảo kinh phí. Khi bạn xác định phạm vi, điều đó rõ ràng rằng bạn của bạn không chắc chắn về nhiều chi tiết, bao gồm số trang, bao gồm hình ảnh, kiểu bìa và trọng lượng của giấy được sử dụng cho các trang.

Vì tất cả các yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến chi phí và độ phức tạp trong sản xuất, bạn sẽ phải đưa ra các giả định về thông số kỹ thuật và xác nhận các giả định đó là chấp nhận hoặc không thể chấp nhận được đối với bạn của bạn. Sau khi thảo luận thêm, bạn của bạn nói với bạn rằng anh ta dự định bao gồm 50 bức ảnh trong cuốn sách. Bạn có thể dựa trên giả định của mình trên 50 hình ảnh hoặc dự đoán rằng con số này sẽ tăng theo thời gian, bạn có thể đưa ra một giả định rằng sẽ có từ 75-90 trang có hình ảnh.

Bạn có thể thấy các giả định cũng ảnh hưởng trực tiếp đến lịch trình. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang dẫn dắt một dự án tại một công viên liên quan đến việc xây dựng một bộ xích đu. Khi thiết lập dự án của bạn, bạn được cấp ngân sách và các thành viên trong nhóm được chỉ định, một trong số đó chịu trách nhiệm về vật liệu. Khi bạn tạo lịch trình của bạn, bạn yêu cầu người phụ trách vật liệu khi xi măng sẽ đến. Người này trả lời rằng anh ấy không chắc chắn khi nào xi măng sẽ đến nhưng anh ấy tin rằng nó sẽ diễn ra trong khoảng thời gian từ ngày 1 đến ngày 10 tháng 6.

Khi bạn xây dựng phạm vi và lịch trình của mình, bạn đưa ra giả định rằng xi măng sẽ đến không muộn hơn ngày 10 tháng 6. Ví dụ này cho thấy hai lợi ích cho việc đưa ra các giả định.

Lợi ích đầu tiên là giả định nhận xi măng không muộn hơn ngày 10 tháng 6 cho phép bạn lên kế hoạch cho các hoạt động dựa vào xi măng đến. Lợi ích thứ hai là nó cung cấp cho người phụ trách vật liệu một thời hạn để giao xi măng, sau đó anh ta có thể chuyển tiếp cho nhà cung cấp của mình. Nó đã vô tình thiết lập một thời hạn chính để dự án tiến lên.

Việc đưa ra các giả định đặt ra các điểm chuẩn thường được xem xét lại trong dự án để hỗ trợ nhóm dự án duy trì trong phạm vi, đúng thời gian và trong ngân sách. Nhưng điều gì xảy ra khi các giả định sai? Đây là nơi rủi ro xảy ra.

Rủi ro

Khi bạn đã xây dựng phạm vi của mình và xác định các giả định đằng sau phạm vi và ước tính, bạn sẽ muốn bắt đầu đánh giá các khu vực rủi ro. Rủi ro là như nhau trong quản lý dự án như trong thế giới thực; nó là một mối nguy hiểm hoặc cơ hội có thể tạo ra thiệt hại.

Tất cả các dự án đều chứa rủi ro và nếu bạn là người quản lý dự án hoặc chủ dự án, bạn không chỉ có trách nhiệm lường trước rủi ro mà còn là công việc của bạn để truyền đạt tác động tiềm tàng của những rủi ro đó đến nhóm dự án và chuẩn bị giảm thiểu rủi ro.

Rủi ro đến ở nhiều mức độ khác nhau. Đôi khi rủi ro chỉ có thể có nghĩa là dự án sẽ chạy hơi khác nhau hoặc có một bước ngoặt nhỏ bất ngờ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, rủi ro có thể dẫn đến kết quả thảm khốc khiến dự án của bạn đứng đầu.

Hãy để sử dụng kịch bản sân chơi từ ví dụ xi măng ở trên. Một trong những rủi ro là xi măng không đến vào ngày giả định vào ngày 10 tháng Sáu. Những ảnh hưởng tiềm ẩn của rủi ro này là gì? Tất cả các hoạt động kế nhiệm tiếp theo sau khi xi măng được đổ đều bị trì hoãn do vấn đề này.

Rủi ro cũng có thể tích cực. Xem xét tác động đến dự án nếu xi măng xuất hiện sớm hơn dự kiến. Mặc dù điều này có vẻ như là một kết quả tích cực, nó vẫn tạo ra một vấn đề cho thời gian và trình tự của tất cả các bước khác trong dự án.

Các nhà quản lý dự án làm việc với các nhóm dự án của họ để động não và xác định các rủi ro tiềm ẩn. Họ tiến hành một bước xa hơn và xem xét mức độ nghiêm trọng tiềm ẩn của rủi ro và khả năng xảy ra. Hơn nữa, họ xác định những cá nhân phù hợp nhất để xác định khi rủi ro xảy ra và họ phát triển các kế hoạch giảm thiểu rủi ro theo thỏa thuận.

Nhiều công ty có các mẫu rủi ro chi tiết mà họ đã phát triển theo thời gian và từ kinh nghiệm với các dự án khác. Một số ngành công nghiệp đã biên soạn hồ sơ rủi ro được sử dụng làm điểm khởi đầu để phân tích rủi ro. Nhiều ngành thực hành phân tích thống kê rất chi tiết để lập kế hoạch rủi ro là tốt.