Kế hoạch quản lý các bên liên quan trong quản lý dự án

Trong quản lý dự án, kế hoạch quản lý các bên liên quan là một tài liệu chính thức nêu rõ cách thức các bên liên quan sẽ tham gia vào dự án. Một bên liên quan là một người hoặc một nhóm người có quyền lợi trong dự án. Bằng cách suy nghĩ khi nào và làm thế nào các bên liên quan sẽ tham gia, một nhóm dự án có thể tối đa hóa các bên liên quan, tác động tích cực đến dự án.

Các bên liên quan là gì?

Các bên liên quan có thể là nội bộ và bên ngoài của tổ chức. Ví dụ về các bên liên quan nội bộ bao gồm giám đốc điều hành và các đơn vị kinh doanh như kế toán và công nghệ thông tin.Các đơn vị kinh doanh thường có đại diện trong nhóm dự án. Các bên liên quan bên ngoài có thể là các nhóm lợi ích, doanh nghiệp và các tổ chức dân sự. Rất hiếm khi các bên liên quan bên ngoài được đại diện trong nhóm dự án. Đối với các cơ quan có thẩm quyền quản lý, các ngành công nghiệp mà họ điều tiết thường là nhóm các bên liên quan bên ngoài quan trọng nhất cho bất kỳ dự án nào.

Nếu một bên liên quan được xác định bởi nhóm dự án, thì các bên liên quan đó nên được dự tính trong kế hoạch quản lý các bên liên quan.

Việc nhóm dự án bao gồm các thành viên đại diện cho mọi nhóm liên quan là không thực tế. Trong nhiều trường hợp, nó là không thể. Tuy nhiên, nhóm dự án cần đầu vào và mua từ các bên liên quan để dự án thành công. Ví dụ, một tổ chức chính phủ muốn tân trang hoàn toàn và hiện đại hóa chương trình phần mềm độc quyền được sử dụng rộng rãi nhất. Hầu như tất cả mọi người trong tổ chức sử dụng chương trình theo một cách nào đó. Mọi loại người dùng không thể được đại diện trực tiếp trong nhóm dự án, vì vậy nhóm nghĩ ra cách thu thập thông tin đầu vào từ các bên liên quan và quyết định các cách để thông báo cho các bên liên quan về tình trạng dự án.

Những phương pháp thu thập các chiến lược đầu vào và truyền thông được ghi lại trong kế hoạch quản lý các bên liên quan.

Các bên liên quan và kế hoạch truyền thông

Có thể có một lượng đáng kể chảy máu giữa kế hoạch quản lý các bên liên quan và kế hoạch truyền thông. Chức năng của chúng rất giống nhau. Một kế hoạch quản lý các bên liên quan rộng hơn ở chỗ nó tạo điều kiện đầu vào cho dự án cũng như phác thảo đầu ra. Một kế hoạch quản lý các bên liên quan hẹp hơn ở chỗ nó chỉ giải quyết những người có quyền lợi trong khi kế hoạch truyền thông có thể bao gồm các đối tượng rộng hơn.

Sự phát triển

Kế hoạch quản lý các bên liên quan thường được giữ bởi người quản lý dự án. Khi dự án tiến triển, người quản lý dự án xem xét kế hoạch quản lý các bên liên quan và định kỳ đưa nó trở lại nhóm dự án để xem xét cập nhật. Một dự án có thể trông rất khác ở giữa dòng thời gian của nó so với trong giai đoạn lập kế hoạch, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo một tài liệu hướng dẫn của dự án được thay đổi nếu hoàn cảnh bắt buộc.

Thí dụ

Dưới đây là một ví dụ về cách một kế hoạch quản lý các bên liên quan có thể thay đổi trong quá trình của một dự án. Một cơ quan nhà nước bắt tay vào một dự án cai trị. Khi nó bắt đầu, nhà tài trợ dự án và người quản lý dự án đưa ra một danh sách các bên liên quan để đưa vào kế hoạch quản lý các bên liên quan. Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của nhóm dự án là để đưa ra kế hoạch. Sau một vài tháng, một thành viên trong nhóm dự án xác định một bên liên quan mà không ai nghĩ đến khi bắt đầu dự án. Người quản lý dự án thêm các bên liên quan mới vào kế hoạch và gọi một cuộc họp nhóm dự án để thảo luận về cách thu hút các bên liên quan mới.

Sau khi nhóm quyết định phải làm gì, người quản lý dự án sẽ thông báo cho nhà tài trợ dự án.

Kế hoạch quản lý các bên liên quan là một tài liệu sống. Khi dự án thay đổi, kế hoạch quản lý các bên liên quan có thể thay đổi để phục vụ tốt hơn nhu cầu của dự án. Với kế hoạch quản lý các bên liên quan nhanh nhẹn, một nhóm dự án có thể thu thập hợp lý đầu vào và phản hồi từ các bên liên quan cũng như thông báo cho các bên liên quan.