Làm thế nào để làm cho một cuộc họp công việc nhàm chán thường thú vị hơn

Các cuộc họp là một phần không thể tránh khỏi của một doanh nghiệp. Bạn chia sẻ thông tin, lên ý tưởng, tạo ra giải pháp và tạo ra các quy trình và hệ thống. Vấn đề là, nhiều cuộc họp trong số này nhàm chán một cách đau đớn, điều đó có nghĩa là những người đang tham dự có bộ não được điều chỉnh.

Nếu mọi người không chú ý và tập trung, cuộc họp chỉ là sự lãng phí thời gian của mọi người. Làm thế nào bạn có thể làm cho các cuộc họp nhàm chán trở nên thú vị hơn để họ hoàn thành một cái gì đó? Dưới đây là 5 lời khuyên thiết thực:

Cấm thông minh

Vâng, điều này giống như bảo mọi người ném con của họ vào hang của sói trước khi đến cuộc họp. Mọi người sẽ khăng khăng rằng họ phải có điện thoại của họ, sau tất cả, trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra. Vâng. Thế giới có thể kết thúc trong cuộc họp lập kế hoạch hàng quý của bạn, nhưng điều đó là không thể.

Vấn đề với công nghệ ngày nay là nó cho phép bạn tập trung vào những gì không có trước cuộc họp của bạn. Điều buồn cười là, nếu mọi người đối diện với những người họ đang nhắn tin trong cuộc họp của bạn, họ sẽ nhắn tin cho người khác. Điện thoại ở lại bàn làm việc.

Không có điện thoại, hai điều xảy ra trong cuộc họp của bạn. Bạn bị buộc phải ở lại hiện tại và thời gian chết được dành để liên lạc với những người tham gia khác. Tại sao điều đó quan trọng? Bởi vì bạn sẽ thấy các cuộc họp của bạn thú vị hơn khi bạn biết các đồng nghiệp của mình.

Làm thế nào để bạn biết họ? Bằng cách nói chuyện với họ. Bạn làm gì khi có điện thoại? Bạn không nói chuyện với những người mới.

Chuẩn bị, chuẩn bị, chuẩn bị

Một cuộc họp mà người dẫn đầu hoặc người điều hành đến muộn không có chương trình nghị sự, và đôi cánh, thật nhàm chán và tẻ nhạt. Một cuộc họp được chuẩn bị tốt có thể hấp dẫn và hấp dẫn. Khi người lãnh đạo có kế hoạch và mục đích, cuộc họp sẽ thú vị hơn. Khi không có phương hướng hay mục tiêu, cuộc họp sẽ không thú vị.

Phần khác của sự chuẩn bị là cải thiện kỹ năng của bạn. Bạn đã từng đến các cuộc họp có năng suất và tương tác và khiến bạn cảm thấy như bạn có thể đi ra ngoài và hoàn thành những điều tuyệt vời. Và, bạn đã tham dự các cuộc họp mà bạn khá chắc chắn rằng nếu bạn ngủ thiếp đi, sẽ không ai nhớ bạn, và bạn sẽ không bỏ lỡ điều gì quan trọng. Sự khác biệt là người điều hành cuộc họp.

Nếu cuộc họp của bạn nhàm chán, hãy nhìn vào gương. Tìm cách cải thiện. Bạn có thể tham gia một lớp học chính thức (bộ phận nhân sự của bạn có thể giúp bạn đưa ra các gợi ý), bạn có thể yêu cầu phản hồi và tư vấn từ đồng nghiệp có kỹ năng gặp gỡ mà bạn ngưỡng mộ hoặc bạn có thể tham gia một lớp học trực tuyến. Rất nhiều sự giúp đỡ có sẵn cho bạn, và rất nhiều sự giúp đỡ miễn phí khi bạn muốn làm cho các cuộc họp nhàm chán thông thường của bạn trở nên thú vị hơn.

Mọi người tham gia

Tại sao mọi người nên tham gia? Chà, bởi vì nếu không cần sự tham gia, bạn có thể xử lý toàn bộ vấn đề này qua email. Nghiêm túc. Có rất ít lần bạn cần đưa một nhóm vào để truyền đạt thông tin.

Vâng, có một số điều như sa thải hàng loạt hoặc tái cấu trúc công ty hoàn chỉnh sẽ tốt hơn nếu bạn có một người quản lý nói chuyện với toàn bộ nhóm, nhưng trong hầu hết các trường hợp, các cuộc họp phải luôn tương tác.

Tương tác như thế nào? Vâng, điều đó phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp. Nếu đó là một buổi động não, mọi người nên nói. Nếu ai đó không lên tiếng, hãy gọi cho người đó. Người hướng nội có thể không thích kiểu gặp gỡ đó và bạn không nên tạo áp lực cao cho người hướng nội bằng cách đặt họ vào vị trí.

Nhưng văn hóa hội họp của bạn cần đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào các phiên động não này và họ nên biết rằng sự tham gia của họ là bắt buộc trước.

Nếu đó là một cuộc họp lập kế hoạch, hoặc một cuộc họp thiết lập mục tiêu, hoặc thậm chí là một cuộc họp báo cáo hàng quý, cần có thời gian để nhập liệu, có nên đặt câu hỏi hoặc đưa ra nhận xét. Bầu không khí cần khuyến khích sự tham gia, nhưng với một vài giới hạn (xem bên dưới).

Đừng để bất cứ ai thống trị

Nếu bạn đang dẫn dắt cuộc họp, bạn nên nói nhiều nhất. Tuy nhiên, sau bạn, bạn không muốn một người khác chi phối cuộc trò chuyện. Điều đó có thể làm cho một cuộc họp tẻ nhạt. Hãy nhớ chuyển hướng bình luận và kêu gọi những người bạn biết là chuyên gia trong khu vực để khuếch tán một người nói chuyện bắt buộc.

Ví dụ, khi Jane đã đưa ra nhận xét thứ tư của mình và bắt đầu đi đến một phần năm, hãy cắt bỏ cô ấy một cách độc đáo nhất có thể bằng cách nói, Cảm ơn, Jane, chúng tôi biết vị trí của bạn. Tôi muốn nghe những gì Karen nói. Và, Jim và Bob chưa có cơ hội nói chuyện.

Đôi khi, bạn sẽ phải nói chuyện với Janes trong văn phòng của bạn trước một cuộc họp để nhắc nhở họ rằng quan điểm của việc trở thành một nhóm là chia sẻ ý tưởng với mọi người và nếu cô ấy thống trị, cuộc họp sẽ không thành công. Hoặc, ngay sau cuộc họp cũng hoạt động tốt, vì bạn sẽ có những ví dụ mới nếu cần.

Những người đã dành thời gian để tham dự một cuộc họp mang kiến ​​thức và kinh nghiệm của họ xứng đáng có cơ hội để nói và chia sẻ ý kiến ​​của họ. Là người lãnh đạo, bạn có thể học cách kiểm soát hành vi làm suy yếu cuộc họp.

Làm vật phẩm hành động

Một cuộc họp kết thúc mà không có hành động chỉ là một sự lãng phí thời gian. Đó là một bãi chứa thông tin, trong trường hợp một cuộc họp không phải là cách tốt nhất để tiến hành. Một cuộc họp thú vị và hấp dẫn kết thúc với những điều mọi người có thể và nên thực hiện với mục tiêu cá nhân của họ hoặc mục tiêu của công ty hoặc lý tưởng là cả hai. Nếu mọi người không bỏ đi khi biết bước tiếp theo của họ là gì thì cuộc họp đã thất bại.

Ngoài việc có các vật phẩm hành động, cần phải có một theo dõi. Nó có thể diễn ra trong một cuộc họp thứ hai hoặc cá nhân, nhưng nó phải xảy ra. Mọi người sẽ điều chỉnh nếu họ biết rằng các mục hành động là tất cả để hiển thị.

Các cuộc họp sẽ không bao giờ thay thế các chuyến đi đến Disneyland vì hứng thú, nhưng bạn có thể làm cho chúng trở nên thú vị và thú vị và hiệu quả hơn. Thực hiện năm thay đổi này, và bạn sẽ làm cho các cuộc họp nhàm chán thông thường của bạn trở nên thú vị hơn cho những người tham dự. Và, đó là một điều tốt cho thành công của tổ chức của bạn.