Làm thế nào để viết thư từ chối ứng viên

Làm thế nào bạn đối xử với các ứng cử viên cho công việc của bạn thực sự quan trọng. Gửi thư từ chối ứng viên cho các ứng viên không được chọn cho công việc là một bước bổ sung, nhưng tích cực, công ty của bạn có thể thực hiện để xây dựng thiện chí với các ứng viên và thiết lập bạn là một nhà tuyển dụng được lựa chọn.

Danh tiếng của bạn, được xây dựng một ứng cử viên tại một thời điểm, rất quan trọng đối với khả năng liên tục của bạn để thu hút tài năng tốt nhất và có kỹ năng nhất cho công ty của bạn. Ứng viên đưa ra quyết định về công ty của bạn dựa trên sự đối xử của họ và chính thức thông báo cho họ về quyết định tuyển dụng của bạn là một điểm có lợi cho bạn.

Trên thực tế, để giữ uy tín của bạn như một nhà tuyển dụng mà nhân viên nên xem xét, có bốn lần trong quá trình tuyển dụng mà bạn thực sự cần phải giao tiếp với các ứng viên của mình. Ngay cả một lá thư từ chối cũng tốt hơn cho người nộp đơn của bạn hơn là không nghe thấy gì trong thời gian dài. Xin lưu ý các hướng dẫn này để viết thư từ chối ứng cử viên của bạn và tìm hai thư từ chối ứng viên mẫu để sử dụng làm mô hình.

Bắt đầu với một cuộc gọi điện thoại tiếp theo

Một cuộc gọi điện thoại cho ứng viên là bước đầu tiên sau khi bạn quyết định rằng anh ấy hoặc cô ấy không đủ điều kiện nhất cho vị trí mở của bạn. Trong suốt cuộc gọi, bạn cảm ơn các ứng viên đã nộp đơn và thời gian phỏng vấn. Nói rõ rằng bạn đã xác định rằng bạn sẽ cung cấp, hoặc đã đề nghị, vị trí cho một ứng cử viên khác.

Sau đó, theo dõi cuộc gọi của bạn với thư từ chối ứng cử viên chính thức cung cấp thông tin tương tự. Liên hệ này sẽ xảy ra ngay khi bạn biết rằng ứng viên không phải là người bạn muốn tuyển dụng. Đừng để các ứng viên của bạn tự hỏi, trong nhiều tuần cuối cùng, liệu người đó có phải là người được chọn cho công việc hay không.

Lời khuyên cho việc viết thư từ chối của ứng viên

• Còn được gọi là "thư cảm ơn, nhưng không có thư cảm ơn", thư từ chối của ứng viên nói với ứng viên rằng họ không được chọn cho vị trí này. Nếu bạn tin rằng ứng viên sẽ đủ điều kiện cho các vai trò khác trong công ty của bạn và người đó có vẻ phù hợp với văn hóa của bạn, bạn cũng có thể khuyến khích người đó nộp đơn lại trong tương lai. Luôn kết thúc thư từ chối ứng viên của bạn trên một ghi chú tích cực và chúc người đó thành công. Hãy chắc chắn rằng bạn cảm ơn ứng viên của bạn đã dành thời gian đầu tư vào quá trình nộp đơn và phỏng vấn.

• Cá nhân hóa thư từ chối ứng viên của bạn với tên ứng viên, vị trí và có thể là một nhận xét về thời gian phỏng vấn. Bạn không muốn ứng viên của mình cảm thấy như thể anh ấy hoặc cô ấy nhận được một lá thư từ chối hình thức ngay cả khi về cơ bản là như vậy.
• Đi thẳng vào điểm trong thư từ chối của bạn. Nhưng, đặc biệt nếu bạn đã gọi, ứng viên đã biết những gì mong đợi trong thư từ chối.
• Làm cho ứng cử viên của bạn từ chối thư như kinh doanh, nhưng duyên dáng. Rốt cuộc, bạn đang đâm thủng hy vọng và ước mơ của một người. Làm như vậy với sự tôn trọng và cân nhắc.

• Không bao giờ nói bất cứ điều gì trong thư từ chối ứng cử viên mà bạn không có ý. Ví dụ: không đề xuất rằng ứng viên nộp đơn xin mở trong tương lai nếu bạn biết ứng viên sẽ không phù hợp với tổ chức của bạn.
• Hãy nhớ rằng, thư từ chối ứng viên là cơ hội cuối cùng của bạn để xây dựng mối quan hệ với ứng viên sẽ khiến anh ấy hoặc cô ấy nghĩ về công ty của bạn. Danh tiếng của bạn như một nhà tuyển dụng bị ảnh hưởng bởi ứng viên này và những người bị ảnh hưởng bởi ý kiến ​​và cách đối xử của ứng viên này trong tay bạn. Đừng bao giờ tin rằng điều này không quan trọng đối với danh tiếng của bạn như một nhà tuyển dụng tiềm năng.

Mẫu thư từ chối của thí sinh

Đây là một lá thư từ chối ứng viên mẫu cho ứng viên mà nhóm tuyển dụng của bạn thấy đủ điều kiện và thích. Mục tiêu của bạn là cho anh ta biết rằng anh ta nên tiếp tục ứng tuyển vào công ty của bạn khi một vị trí mà anh ta đủ điều kiện được đăng.

Mary Ellen Cordoba

123 Đường chính, Anytown, CA 12345 · 555-555-5555 · [email protected]

Ngày 1 tháng 9 năm 2018

Ronald Jones

123 đường chính.

Anytown, CA 12345

Ronald thân mến,

Bạn đã nhận được tin khi tôi gọi để nói với bạn rằng một ứng cử viên khác đã được chọn cho vị trí Kế toán tại Công ty Mountain Meadow Thư này đang xác nhận cuộc gọi đó.

Nhóm lựa chọn của tôi rất ấn tượng với cả kinh nghiệm của bạn về kế toán và những ý tưởng bạn đã chia sẻ về những gì một nhóm kế toán toàn sao có thể cung cấp cho một tổ chức. Chúng tôi khuyến khích bạn xem xét việc áp dụng cho các vị trí có thể mở ra trong tương lai trong lĩnh vực chuyên môn của bạn.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian từ các hoạt động hàng ngày bình thường của bạn để đến cuộc phỏng vấn với các thành viên trong nhóm của tôi. Chúng tôi đánh giá cao rằng đây là một khoản đầu tư từ phía bạn và chúng tôi rất biết ơn khi có cơ hội làm quen với bạn.

Lời chúc tốt nhất cho công việc tiếp tục tìm kiếm của bạn. Giữ chúng tôi trong tâm trí cho các vị trí mở của chúng tôi trong tương lai.

Trân trọng, Mary Ellen Cordoba

Giám đốc nhân sự

Thay mặt cho Ủy ban tuyển chọn kế toán

Mẫu thư từ chối của thí sinh

Đây là thư từ chối ứng viên mẫu cho một nhân viên tiềm năng mà nhóm tuyển dụng xác định không phù hợp với mục tiêu, mục tiêu hoặc văn hóa của công ty bạn. Bạn không muốn khuyến khích ứng viên này ứng tuyển vào các vị trí mở của bạn trong tương lai.

Ethan Windsor

123 Đường chính, Anytown, CA 12345 · 555-555-5555 · [email protected]

Ngày 1 tháng 9 năm 2018

Emily Lau

123 đường chính.

Anytown, CA 12345

Ronald thân mến, Emily, như tôi đã đề cập trong cuộc trò chuyện qua điện thoại gần đây, chúng tôi đã đề nghị vị trí mở của chúng tôi cho một ứng cử viên khác. Đây là thông báo chính thức của bạn về quyết định này để bạn có thể đóng sách về vị trí này.

Chúng tôi cũng muốn bạn biết rằng chúng tôi đánh giá cao thời gian bạn đầu tư vào công ty chúng tôi để phỏng vấn. Nhóm rất biết ơn về cơ hội để nói chuyện với bạn.

Lời chúc tốt nhất khi bạn tiếp tục tìm kiếm công việc của bạn.

Tốt, Ethan Windsor

Giám đốc nhân sự cho đội tuyển dụng