Cách tiến hành phân tích SWOT

Xuất bản 7/11/2015

SWOT là viết tắt của:

Điểm mạnh

Những điểm yếu

Cơ hội

Điểm mạnh

Phân tích SWOT được sử dụng để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến công ty, đơn vị hoặc nhóm của bạn hoặc sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình mà bạn chịu trách nhiệm. Phân tích SWOT cho phép bạn tập trung vào các lĩnh vực cụ thể và khám phá các hành động có thể giúp xây dựng điểm mạnh, giảm thiểu hoặc loại bỏ điểm yếu, tối đa hóa cơ hội và xử lý hoặc khắc phục các mối đe dọa.

Một phân tích SWOT thường được tiến hành với một nhóm và được sử dụng để thông báo một chiến lược hoặc kế hoạch chiến lược và (bao gồm như một phần của phụ lục hoặc tài liệu hỗ trợ).

Các nhóm thường sẽ bắt đầu với một phiên về việc tạo ra một tầm nhìn chung, sau đó theo dõi với các phân tích SWOT.

Xem cách sắp xếp nhóm của bạn xung quanh tầm nhìn chung.

Cách tiến hành phân tích SWOT:

1. Chọn một cá nhân để tạo điều kiện cho phân tích SWOT. Mặc dù người quản lý, nhóm hoặc trưởng nhóm dự án có thể dẫn dắt phân tích SWOT của riêng họ, nhưng việc sử dụng một người hỗ trợ độc lập để giải phóng người lãnh đạo tham gia đầy đủ và không thiên vị đầu vào từ người khác là rất hữu ích.

2. Động não các thế mạnh của công ty hoặc đơn vị

Đi xung quanh phòng và thu hút ý tưởng từ những người tham gia. Các lĩnh vực sức mạnh cho một công ty hoặc đơn vị bao gồm: khả năng lãnh đạo, khả năng ra quyết định, đổi mới, năng suất, chất lượng, dịch vụ, hiệu quả, quy trình công nghệ, v.v. Ghi lại tất cả các đề xuất trên một biểu đồ lật. Tránh các mục trùng lặp. Làm rõ rằng một số vấn đề có thể xuất hiện trên nhiều danh sách. Ví dụ, một công ty hoặc đơn vị có thể có một thế mạnh trong một lĩnh vực như dịch vụ khách hàng, nhưng cũng có thể có một điểm yếu hoặc thiếu sót trong lĩnh vực đó.

Tại thời điểm này, mục tiêu là nắm bắt càng nhiều ý tưởng trên các biểu đồ lật càng tốt. Đánh giá điểm mạnh sẽ diễn ra sau.

Xem 15 cách để mưa trên một phiên động não để biết các mẹo về những điều cần tránh khi động não.

3. Hợp nhất ý tưởng

Đăng tất cả các trang biểu đồ lật trên tường. Mặc dù mọi nỗ lực có thể đã được thực hiện để tránh các mục trùng lặp, sẽ có một số ý tưởng trùng lặp. Hợp nhất các điểm trùng lặp bằng cách hỏi nhóm những mục nào có thể được kết hợp theo cùng một chủ đề. Chống lại sự cám dỗ để củng cố quá mức việc bỏ rất nhiều ý tưởng theo một chủ đề. Thông thường, điều này dẫn đến việc thiếu tập trung.

4. Làm rõ ý tưởng

Đi xuống mục danh sách tổng hợp theo mục và làm rõ bất kỳ mục nào mà người tham gia có câu hỏi về.

Thật hữu ích khi nhắc lại ý nghĩa của từng mục trước khi thảo luận về nó. Bám sát xác định điểm mạnh. Hạn chế nhóm nói về các giải pháp tại thời điểm này trong quy trình.

5. Xác định ba điểm mạnh hàng đầu

Đôi khi ba điểm mạnh hàng đầu là rõ ràng và không cần bình chọn. Trong trường hợp đó, chỉ cần kiểm tra sự đồng thuận. Nếu không, hãy cho người tham gia một vài phút để chọn từng vấn đề hàng đầu của họ. Cho phép mỗi thành viên trong nhóm bỏ ba đến năm phiếu (ba nếu danh sách các vấn đề là mười mục hoặc ít hơn, năm nếu dài).

Xác định ba mục hàng đầu. Nếu có mối quan hệ hoặc phiếu bầu đầu tiên là không thuyết phục, hãy thảo luận về các mục được đánh giá cao từ phiếu đầu tiên và bỏ phiếu lại.

6. Tóm tắt điểm mạnh

Khi ba điểm mạnh hàng đầu được quyết định, hãy tóm tắt chúng trên một trang biểu đồ lật đơn.

7. Lặp lại các bước 2-6 cho các điểm yếu

Tương tự như điểm mạnh, lĩnh vực yếu kém của một công ty hoặc đơn vị bao gồm: khả năng lãnh đạo, khả năng ra quyết định, đổi mới, năng suất, chất lượng, dịch vụ, hiệu quả, quy trình công nghệ, v.v.

8. Lặp lại các bước 2-6 để có cơ hội

Các lĩnh vực cơ hội bao gồm: thị trường mới nổi, thâm nhập thị trường hơn nữa, công nghệ mới, sản phẩm hoặc dịch vụ mới, mở rộng địa lý, giảm chi phí, v.v.

9. Lặp lại các bước 2-6 cho các mối đe dọa

Các lĩnh vực đe dọa bao gồm: lối vào của đối thủ cạnh tranh mới, luật pháp hoặc quy định sẽ làm tăng chi phí hoặc loại bỏ sản phẩm, sản phẩm hoặc thị trường giảm, v.v.

Tiến hành phân tích SWOT là một cách tuyệt vời để phát triển một bức tranh về nơi bạn ở và nơi bạn cần đến. Thực hiện theo các bước này cung cấp cho bạn một quy trình để có được kết quả hiệu quả theo cách liên quan và tiếp thêm năng lượng cho một nhóm.