Tầm quan trọng của tài liệu trong nguồn nhân lực

Tài liệu là văn bản và lưu giữ các sự kiện việc làm. Những hồ sơ này được tạo thành từ các yếu tố của chính phủ và được ủy quyền hợp pháp, các tài liệu theo yêu cầu của chính sách và thực tiễn của công ty, các tài liệu được đề xuất bởi các hoạt động nhân sự tốt nhất, và lưu giữ hồ sơ chính thức và không chính thức về các sự kiện việc làm.

Tài liệu về một hồ sơ việc làm

Hồ sơ tài liệu của nhân viên là một tài khoản bằng văn bản về hành động, thảo luận, sự cố huấn luyện hiệu suất của họ, chứng kiến ​​vi phạm chính sách, hành động kỷ luật, đóng góp tích cực, khen thưởng và công nhận, điều tra, không hoàn thành các yêu cầu và mục tiêu, đánh giá hiệu suất, v.v.

Việc duy trì các hồ sơ này cho phép người sử dụng lao động và nhân viên lưu giữ một lịch sử bằng văn bản về các sự kiện và các cuộc thảo luận xảy ra xung quanh một sự kiện cụ thể. Tài liệu về mối quan hệ việc làm cung cấp một hồ sơ bằng văn bản có thể cần thiết để hỗ trợ các hành động như thăng chức cho nhân viên, tăng lương cho nhân viên và hành động kỷ luật, bao gồm cả chấm dứt việc làm.

Tài liệu về nhân viên, khi cần thiết, nói chung là cả tích cực và tiêu cực. Đó là thực tế, không phán xét. Nó mô tả các sự kiện khi chúng xảy ra, không dựa trên ý kiến ​​và suy nghĩ của người theo dõi về sự kiện đó. Tài liệu này cũng mô tả các hành động đã được thực hiện trong các trường hợp đáng chú ý như cung cấp sự công nhận chính thức của nhân viên hoặc thực hiện hành động kỷ luật.

Hãy nhớ rằng, bạn cần tạo tài liệu càng gần khi sự cố xảy ra càng tốt để hồ sơ được kịp thời, chi tiết và chính xác.

Trong một thủ tục pháp lý, tài liệu về hiệu suất trong quá khứ của nhân viên thường rất quan trọng đối với kết quả mà người sử dụng lao động trải nghiệm từ sự kiện này. Đưa ra một bức tranh công bằng về hiệu suất của nhân viên mà không tập trung hoàn toàn vào những diễn biến tiêu cực là mục tiêu.

Các loại tài liệu

Chính sách, thủ tục, sổ tay nhân viên và kế hoạch phát triển hiệu suất cũng là những dạng tài liệu ghi lại hành vi của nhân viên và yêu cầu nơi làm việc được mong đợi để duy trì một nơi làm việc có trật tự, công bằng, trong đó nhân viên biết những gì được mong đợi từ họ.

Hồ sơ cũng là những lời khai bằng văn bản của bị cáo, người tố cáo và nhân chứng cho các sự kiện tại nơi làm việc thù địch liên quan đến hành vi sai trái của nhân viên như quấy rối tình dục.

Tài liệu này cũng bao gồm các hồ sơ cố định như đơn xin việc đã ký, tài liệu tham khảo việc làm bằng văn bản, tài liệu ứng dụng như sơ yếu lý lịch và thư xin việc, và kiểm tra lý lịch. Ngoài hồ sơ nhân viên, các giấy tờ khác như mẫu I-9 (xác minh đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ của nhân viên) cũng được duy trì, cũng như hồ sơ y tế, hồ sơ FMLA, v.v.

Tài liệu cũng có thể không chính thức như trong hồ sơ của người quản lý về các cuộc thảo luận của anh ấy hoặc cô ấy với nhân viên trong suốt một năm. Điều quan trọng là các nhà quản lý duy trì tài liệu này trên tất cả các nhân viên báo cáo của họ. Không có nhân viên nên được chọn ra vì hiệu suất. Điều này có thể được hiểu là sự phân biệt đối xử vào một ngày sau đó.

Tài liệu có thể chính thức và được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Nhân viên dự kiến ​​sẽ ký vào tài liệu này để xác nhận rằng họ đã nhận được một bản sao và đã xem xét toàn bộ nội dung. Lưu ý: Chữ ký không biểu thị sự đồng ý với các tuyên bố trong tài liệu.

Sử dụng tài liệu

Tài liệu về các sự cố quan trọng, dù tích cực hay tiêu cực, cũng được khuyến nghị để các nhà quản lý có hồ sơ về hiệu suất của nhân viên trong một khoảng thời gian.

Các tổ chức có thể sử dụng tài liệu họ giữ theo những cách khác. Chúng có thể bao gồm các quy trình, hướng dẫn công việc và hướng dẫn phần mềm máy tính để đặt tên cho một số ít, nhưng với mục đích của chức năng nhân sự, đây là những cách sử dụng tài liệu phổ biến. Phần tiếp theo phác thảo các hướng dẫn về cách lập tài liệu phù hợp.

Mẫu tài liệu hiệu suất

Tài liệu về hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ cho phép bạn kỷ luật, chấm dứt hoặc quảng bá một cách công bằng, khen thưởng và công nhận nhân viên. Không có tài liệu, việc tạo ra một trường hợp cho bất kỳ hành động nào trong số này là khó khăn và có khả năng gây rủi ro cho người sử dụng lao động.

Chủ lao động phải tránh mọi cáo buộc tiềm tàng về đối xử phân biệt đối xử của nhân viên. Bỏ tất cả các tính hợp pháp, các nhà tuyển dụng giỏi muốn tạo ra một môi trường làm việc công bằng, nhất quán và hỗ trợ các mục tiêu và kế hoạch nghề nghiệp của nhân viên.

Môi trường này được hỗ trợ bởi tài liệu chuyên môn của người quản lý về hiệu suất của nhân viên, cả hành vi và hành động đáng khen ngợi cần được sửa chữa hoặc cải thiện. Làm thế nào để ghi lại những điều này đã được thảo luận chi tiết trước đó. Các tình huống sau đây cho bạn thêm ví dụ về tài liệu phù hợp.

Tài liệu về độ trễ và vắng mặt

Sai rồi:

Mark thường đi làm muộn. Mark nhớ quá nhiều công việc.

Đúng:

1 tháng 4: Mark gọi trong bệnh và bỏ lỡ tám giờ làm việc.

4 tháng 4: Mark đến nơi làm việc lúc 10 giờ sáng, trễ hai tiếng so với giờ bắt đầu dự kiến.

6 tháng 4: Mark đã lên lịch một cuộc hẹn với bác sĩ và sau đó, ở nhà để cài đặt một lò mới.

12 tháng 4: Mark gọi trong bệnh và bỏ lỡ tám giờ làm việc.

Hiệu suất tài liệu

Sai rồi:

Mary không đáng tin cậy. Cô hầu như không bao giờ làm những gì cô cam kết làm.

Đúng:

Ngày 2 tháng 5: Mary hứa bản thảo đầu tiên của đề xuất sản phẩm sẽ có sẵn để xem xét tại cuộc họp hàng tuần hôm nay. Mary đã không tạo ra một tài liệu dự thảo như mong đợi. Nói rằng cô ấy đã quá bận rộn và những người mà cô ấy cần sự giúp đỡ đã trở lại với cô ấy.

Người quản lý trả lời: Bạn cần giúp đỡ gì? Thông tin? Ai đã không quay lại với bạn và bạn cần gì ở họ?

Carl và Michael cần cập nhật Mary về sự tiến bộ của họ.

Điều gì đang khiến bạn bận rộn đến mức bạn không có thời gian để thực hiện theo cam kết của mình? Làm cho quá nhiều cam kết với thời gian giới hạn để thực hiện chúng.

Tôi có thể làm gì để giúp bạn?

Khi nào bạn sẽ làm cho tài liệu dự thảo có sẵn để xem xét?

Các mẫu này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tài liệu hiệu quả trông như thế nào so với tài liệu được viết không chính xác. Thực hiện theo lời khuyên này để ghi lại các chính sách, hiệu suất và sự kiện hợp pháp và hiệu quả tại nơi làm việc của bạn.

Khước từ

Thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật và quy định việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ tiểu bang, liên bang hoặc quốc tế để đảm bảo giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.