5 khuyến nghị cho khảo sát sự hài lòng của nhân viên

Khảo sát sự hài lòng của nhân viên và các nhóm tập trung được tạo điều kiện giúp nhà tuyển dụng xác định các lĩnh vực của sự hài lòng và không hài lòng của nhân viên. Để có kết quả chính xác, đáng tin cậy, các khảo sát về sự hài lòng của nhân viên hoặc các câu hỏi của nhóm tập trung cần phải là:

• được phát triển bởi các chuyên gia, những người hiểu cách đặt các câu hỏi với nhau để có được thông tin không thiên vị;
• quản lý phù hợp với sự quan tâm và xem xét cho văn hóa và truyền thông của tổ chức; và
• được phân tích bởi những người hiểu nghiên cứu khảo sát và có thể cung cấp phân tích hiệu quả.

Hơn nữa, vì lợi ích của việc xây dựng mối quan hệ trung thực, liêm chính và tin cậy, giữa các nhân viên tổ chức, kết quả cần được truyền đạt hiệu quả và hành động theo tổ chức. Cuối cùng, các nhà quản lý của tổ chức cần theo dõi tiến trình và truyền đạt những thành công và thất bại khi thực hiện.

Bài viết này không cố gắng cung cấp một hướng dẫn toàn diện để thực hiện khảo sát sự hài lòng của nhân viên và các nhóm tập trung nhân viên hàng đầu. Nó xác định chính xác năm thực hành để nắm bắt khi tiến hành khảo sát nhân viên và các nhóm tập trung.

Trong khi các phản hồi của nhân viên là bí mật, dữ liệu được thu thập sẽ được sử dụng để cải thiện nơi làm việc

Tôi có cảm xúc lẫn lộn về các cuộc điều tra bí mật hoặc bí mật. Một mặt, tôi muốn các nhân viên thoải mái trả lời trung thực. Mặt khác, lý do nhà tuyển dụng làm hài lòng nhân viên, hoặc khảo sát sự hài lòng của khách hàng là để điện báo sự cởi mở của họ đối với đầu vào của nhân viên. Thứ hai là để hiểu những gì về nhân viên của họ.

Mặc dù tôi nhận ra rằng một số nhà tuyển dụng có động lực khác nhau, các công ty định hướng nhân viên, không có khả năng sử dụng thông tin được thu thập một cách tiêu cực. Nếu bạn bắt đầu với một quy trình mở, nhân viên sẽ biết rằng chủ nhân của họ có thể được tin cậy để sử dụng thông tin vì lợi ích tốt nhất của họ.

Là một nhà tư vấn bên ngoài, tôi luôn giải thích cho nhân viên rằng mục đích của tôi khi nói chuyện với họ là chia sẻ thông tin vì lợi ích chung. Do đó, lời hứa của tôi về bảo mật là tôi sẽ sử dụng thông tin để hỗ trợ công ty đạt được tiến bộ tích cực.

Những câu hỏi được hỏi thực sự có vấn đề

Không ai quen thuộc với văn hóa công ty của bạn như những người làm việc trong công ty mỗi ngày. Một nhóm nhỏ nhân viên nên xác định chủ đề của các câu hỏi để hỏi. Những câu hỏi này sẽ liên quan đến những điều thích, không thích và những thách thức mà nhân viên của bạn có thể gặp phải trong tổ chức của bạn.

Sau khi bạn xác định chủ đề của các câu hỏi để hỏi, hãy phát triển các câu hỏi. Các câu hỏi của bạn nên được đánh giá để đảm bảo rằng chúng không dẫn đến một câu trả lời mong muốn, mơ hồ hoặc mở để giải thích, tùy thuộc vào nhân viên đọc câu hỏi.

Câu hỏi hoặc tuyên bố hàng đầu là một vấn đề khi các cá nhân không đủ tiêu chuẩn phát triển các câu hỏi khảo sát. Một ví dụ về một tuyên bố hàng đầu cũng sẽ nhận được câu trả lời thiên vị là: Cửa quản lý của tôi luôn mở cửa cho tôi. Một ví dụ về một tuyên bố không rõ ràng là: Sự phát triển nghề nghiệp và sự hài lòng trong công việc của tôi được cải thiện nhờ quy trình lập kế hoạch phát triển hiệu suất (PDP).

Một số công ty khảo sát chuyên nghiệp đã phát triển cơ sở dữ liệu các câu hỏi đã được xác định là có hiệu quả qua nhiều năm khảo sát sự hài lòng của nhân viên hoặc khách hàng trong các tổ chức khác nhau. Bạn có thể tham gia vào dịch vụ này ngay cả khi bạn không muốn thuê một công ty bên ngoài để quản lý khảo sát của mình hoặc lãnh đạo các nhóm tập trung của bạn.

Giữ các nhóm tập trung nhân viên hoặc quy trình khảo sát tại trang web làm việc của bạn

Nếu bạn đưa các nhóm nhân viên ra ngoài để tham gia vào các cuộc khảo sát và các nhóm tập trung, bạn đang gửi một thông điệp rõ ràng rằng đó không phải là một cách an toàn để nói về sự hài lòng của nhân viên trong công ty. Nó hoàn toàn ngược lại với thông điệp mà bạn thực sự muốn gửi. Tin nhắn của bạn? Nó là an toàn để chia sẻ những gì bạn nghĩ. Công ty quan tâm đến những gì bạn nghĩ, và nhà tuyển dụng đang cung cấp không gian và sự riêng tư cần thiết cho sự tham gia của bạn.

Không bao giờ mất quyền kiểm soát dữ liệu của bạn

Mặc dù bạn không muốn biết rằng Mary thực hiện quan sát đó, nhưng bạn muốn biết rằng ba so với ba mươi nhân viên đã thực hiện quan sát. Nếu bạn làm việc với một nhà tư vấn để quản lý một cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên hoặc điều hành các nhóm tập trung nhân viên, hãy đảm bảo bạn sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu.

Quyền truy cập vào dữ liệu và phân tích này sẽ cho phép bạn đánh giá mức độ mà các ý kiến ​​khác nhau thấm vào lực lượng lao động của bạn. Dữ liệu sẽ cho phép bạn tự đánh giá sự hài lòng của nhân viên. Đặc biệt phân tích tương quan và các biểu đồ và biểu đồ dữ liệu khác rất quan trọng để bạn truy cập.

Tôi đã từng được yêu cầu phân tích dữ liệu từ một cuộc khảo sát về sự đa dạng của nhân viên mà bề ngoài xuất hiện để chỉ ra rằng bộ phận Nhân sự được khảo sát có vấn đề đánh giá cao sự đa dạng nghiêm trọng. Với phân tích thống kê, không phải chuyên môn của tôi, tôi đã thuê một nhà thống kê để phân tích chuyên nghiệp dữ liệu cho tôi và chúng tôi thấy điều ngược lại. Không có bằng chứng thống kê về sự thiếu đánh giá cao sự đa dạng tồn tại khi phân tích dữ liệu. Vì vậy, duy trì truy cập vào dữ liệu và phân tích.

Không bao giờ cho phép nhân viên tự chọn để tham gia vào các nhóm khảo sát và tập trung

Nhân viên không bao giờ nên tự chọn để tham gia vào một nhóm tập trung hoặc khảo sát nhân viên. Khi bạn cho phép tự lựa chọn, bạn sẽ thấy rằng các nhân viên ít hài lòng hoặc rất hài lòng khi đăng ký vào nhóm. Hoặc, nhân viên giao tiếp nhiều hơn của bạn thoải mái hơn trong việc bày tỏ ý kiến ​​của họ trong một nhóm. Nhân viên ít giao tiếp của bạn được đảm bảo là không đại diện.

Trong một cuộc phỏng vấn gần đây về quy trình nhóm tập trung nhân viên của khách hàng, một số phát hiện tiêu cực hơn đã được nêu trong những từ chính xác mà một nhân viên bất mãn đã sử dụng để bày tỏ tình cảm chính xác với tôi tuần trước. Có bao nhiêu nhân viên thực sự cảm thấy như vậy?

Chúng tôi sẽ không bao giờ biết chắc chắn. Truy cập vào dữ liệu kết quả và quá trình lựa chọn để tham gia vào các nhóm tập trung được kiểm soát bởi các chuyên gia tư vấn bên ngoài.

Để có kết quả hợp lệ và đáng tin cậy, mỗi nhân viên nên được đưa vào quy trình khảo sát hoặc nên sử dụng phương pháp chọn ngẫu nhiên để quyết định đưa vào ai. Để đảm bảo sự tham gia rộng rãi, có lẽ cung cấp một ưu đãi, cho toàn công ty hoặc cho các cá nhân.

Kết luận về khảo sát sự hài lòng của nhân viên

Bạn có thể sử dụng một công cụ giấy và bút chì đơn giản, một cuộc khảo sát trực tuyến hoặc một quy trình phức tạp hơn nhiều để đánh giá sự hài lòng của nhân viên. Tôi đã sử dụng mọi thứ từ phân tích dữ liệu của bộ phận CNTT nội bộ của một cuộc khảo sát trực tuyến, được sản xuất nội bộ đến một công ty tư vấn khảo sát bên ngoài với những câu hỏi đã được thử và đúng.

Một số nguyên tắc cơ bản để khảo sát sự hài lòng của nhân viên thành công, đáng tin cậy và các nhóm tập trung tồn tại trong mỗi trường hợp. Tôi đã xem xét năm yếu tố quan trọng ở đây. Bỏ qua chúng, và bạn có thể hiểu sai về sự hài lòng của nhân viên.

Kết quả của bạn có thể sai lệch tích cực hoặc tiêu cực dựa trên các kỹ năng của người hỗ trợ hoặc nhà sản xuất khảo sát của bạn và các nhân viên quyết định tham gia. Tệ nhất, bạn có thể đã gửi thông điệp sai cho nhân viên của bạn về sự an toàn và giá trị của giao tiếp trong công ty của bạn. Làm điều này lúc nguy hiểm của bạn.