Quản lý dự án Lingo

Quản lý dự án là một công việc đi kèm với rất nhiều thuật ngữ và thuật ngữ. Một khi bạn biết tất cả những gì nó có nghĩa, nó rất dễ dàng để theo dõi các cuộc thảo luận và đóng góp hiệu quả. Nó sẽ tăng sự tự tin của bạn trong công việc nếu bạn có thể hiểu những gì người khác đang nói và giúp bạn nghiêm túc hơn trong công việc nếu bạn sử dụng đúng thuật ngữ. Dưới đây, một hướng dẫn về các điều khoản quản lý dự án mà bạn nên biết.

Rủi ro

‘Rủi ro là một thuật ngữ liên quan đến những gì có thể xảy ra với dự án của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một khối văn phòng mới, giá thép có thể tăng lên và điều đó có thể ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Nhưng nó có thể không đi lên. Tương tự, nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức buổi dã ngoại hàng năm của công ty bên ngoài, đó có thể là thời tiết tốt, nhưng trời có thể mưa. Nói tóm lại, một rủi ro là điều gì đó đã xảy ra.

Điều quan trọng là phải biết những rủi ro xung quanh dự án của bạn bởi vì sau đó bạn có thể lập kế hoạch cho chúng. Bạn có thể đặt ‘Kế hoạch B, kế hoạch dự phòng hoặc hành động dự phòng để cố gắng tránh rủi ro xảy ra ngay từ đầu. Với giá thép và thời tiết, bạn không thực sự có thể làm gì để ngăn chặn chúng xảy ra, nhưng bạn có thể lập kế hoạch trong trường hợp chúng xảy ra. Ví dụ, bạn có thể thuê một người hầu hoặc dự trữ ô để nếu trời mưa vào ngày dã ngoại, mọi người vẫn có thể có thời gian vui vẻ.

Vấn đề

Các vấn đề và rủi ro thường bị nhầm lẫn bởi các thành viên trong nhóm dự án và điều quan trọng là người quản lý dự án để đảm bảo bạn đang nói về những chủ đề này một cách thích hợp. Một rủi ro là điều gì đó đã xảy ra, trong khi một vấn đề là điều gì đó đã xảy ra. Các vấn đề chỉ là vấn đề mà nhóm dự án của bạn đang phải đối mặt. Bạn có thể đã thấy nó đến (và xử lý nó như một rủi ro khi bắt đầu) hoặc nó có thể hoàn toàn bất ngờ. Dù bằng cách nào, nó đã xảy ra và bạn phải làm gì đó với nó.

Cột mốc

Các cột mốc là thời điểm đánh dấu những khoảnh khắc quan trọng trong dự án. Chúng thường được sử dụng cho:

• Bắt đầu một giai đoạn
• Kết thúc một giai đoạn
• Kết thúc một công việc lớn hoặc một nhiệm vụ lớn
• Lưu ý một thời hạn cố định cụ thể
• Ngày bất động trong kế hoạch

Hãy nghĩ về các cột mốc là loại ngày mà bạn sẽ viết trên lịch của mình ở nhà - những khoảnh khắc quan trọng trong một dự án như hoàn thành thử nghiệm hoặc bữa tiệc ra mắt. Các cột mốc là một trong chín thành phần của biểu đồ Gantt, vì vậy bạn sẽ thấy chúng trên lịch trình dự án của bạn được hiển thị dưới dạng kim cương.

Nhà tài trợ

Nhà tài trợ dự án của bạn ngồi trong Ban dự án. Họ là người sở hữu dự án và họ nhận được lợi ích. Ví dụ: nếu bạn đang khởi chạy một hệ thống CNTT mới cho nhóm nhà máy sử dụng, Tổng Giám đốc Nhà máy sẽ là nhà tài trợ dự án. Nhóm CNTT sẽ tạo thành một phần của nhóm dự án nhưng họ sẽ đảm nhận vai trò tài trợ. Nhà tài trợ dự án là người bạn có thể hướng đến khi bạn cần chỉ đạo quản lý cấp cao. Điều này có thể để:

• Bỏ chặn một vấn đề
• Tìm một số tài nguyên
• Phê duyệt ngân sách
• Đưa ra quyết định
• Đồng ý về đặc điểm kỹ thuật cuối cùng

Và như vậy. Người quản lý dự án báo cáo hiệu quả cho nhà tài trợ trong suốt thời gian của dự án, cả về cấu trúc quản lý dòng và với báo cáo dự án hàng tuần hoặc hàng tháng (hoặc thời gian thực).

Các bên liên quan

Các bên liên quan là những người khác tham gia và bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn. Một số dự án sẽ có các nhóm cổ đông rộng, bao gồm mọi bộ phận trong tổ chức. Những người khác sẽ có một phạm vi hạn chế hơn. Một số bên liên quan nằm ngoài tổ chức của bạn, như chính phủ hoặc các cơ quan quản lý.

Họ cũng cần được thông báo với những tin tức có liên quan. Hầu hết các bên liên quan sẽ ủng hộ (hoặc thích nghi) với những thay đổi do dự án của bạn mang lại, nhưng không phải tất cả chúng sẽ được. Bạn sẽ gặp các bên liên quan, những người sẽ không chào đón dự án của bạn với vòng tay rộng mở.