Chấm dứt nhân viên từ góc độ CNTT

Để nhân viên đi có thể là một công việc bẩn thỉu, nhưng bộ phận CNTT phải giúp thực hiện - luôn luôn nếu bạn thông minh.

Cần phải liên quan đến CNTT trong quá trình chấm dứt nhân viên vì một nhân viên cũ vẫn có quyền truy cập vào mạng của công ty và dữ liệu công ty độc quyền là mối đe dọa bảo mật. Trong phần lớn các lần chấm dứt, các nhân viên cũ sẽ không bao giờ nghĩ đến việc làm hại hệ thống máy tính của bạn, nhưng tại sao lại có cơ hội bạn có thể gặp phải một quả trứng xấu?

Hơn nữa, sẽ rất thông minh khi bảo tồn một số tài nguyên công nghệ, dữ liệu và nhật ký nếu nhân viên cũ hoặc chính công ty quyết định theo đuổi kiện tụng.

Cuối cùng, điều cần thiết là tích hợp CNTT vào quy trình để giúp đảm bảo rằng các kiểm soát chấm dứt nhân viên đủ toàn diện để đáp ứng các yêu cầu liên quan đến Sarbanes-Oxley.

Chính sách bảo mật thông tin và lưu giữ dữ liệu phải cụ thể theo công ty và được điều chỉnh theo luật pháp mà công ty bạn hoạt động.

3 nguyên tắc CNTT các công ty cần giải quyết

Tuy nhiên, có ít nhất ba nguyên tắc CNTT rộng mà công ty nên tuân thủ khi nào và sau khi chấm dứt nhân viên.

• Thông báo kịp thời về việc chấm dứt cho bộ phận CNTT - ngay cả một người đứng đầu trước cuộc họp chấm dứt cũng được đánh giá cao để CNTT có thể cấm truy cập trong khi cuộc họp đang diễn ra.
• Mỗi công ty nên có một chính sách được thực thi nghiêm ngặt, trong đó nêu rõ ai sẽ thông báo cho ai khi việc làm của ai đó kết thúc hoặc đã kết thúc. Chính sách này cũng bắt buộc các thông báo này được đưa ra ngay lập tức để tất cả các bộ phận liên quan có thể có hành động kịp thời.

  Một liên hệ bảo mật thông tin nên nằm trong số những người được thông báo và trách nhiệm của người này sẽ đòi hỏi phải nghiên cứu, ghi chép và thu hồi quyền truy cập của nhân viên vào thông tin độc quyền được lưu trữ điện tử và hệ thống thông tin của công ty.

• Thu hồi thận trọng của truy cập. Sau khi được thông báo, CNTT có trách nhiệm thu hồi quyền truy cập ngay lập tức và lưu giữ bất kỳ hồ sơ nào mà công ty có thể cần ngay bây giờ hoặc trong tương lai.

Phải làm gì khi việc làm bị chấm dứt

Trong trường hợp nhân viên bị chấm dứt, CNTT cần thu hồi ngay lập tức tất cả máy tính, mạng và quyền truy cập dữ liệu mà nhân viên cũ có. Truy cập từ xa cũng cần được loại bỏ và nhân viên cũ nên bị từ chối tất cả tài sản thuộc sở hữu của công ty, bao gồm các tài nguyên công nghệ như máy tính xách tay và tài sản trí tuệ như các tệp công ty có chứa thông tin khách hàng, bán hàng và tiếp thị.

Tuy nhiên, trong trường hợp nhân viên sắp hết việc, IT nên tham khảo ý kiến ​​của người quản lý nhân sự, HR và những người ra quyết định quan trọng khác để xác định cách thức phù hợp để ngăn chặn việc thu hồi quyền truy cập trong những ngày còn lại của người đó công việc.

Giống như việc cấp quyền truy cập và giải phóng mặt bằng bảo mật nên được ghi lại để tham khảo trong tương lai, việc thu hồi quyền truy cập cũng cần được ghi lại, đặc biệt là cho các mục đích pháp lý. Tất nhiên, mục tiêu phải luôn là thu hồi quyền truy cập theo những cách có ý nghĩa kinh doanh tốt về tài chính, công nghệ và pháp lý.

Bảo quản dữ liệu

Mỗi công ty cần có chính sách dự phòng và duy trì dữ liệu đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình và tuân thủ luật pháp hiện hành. Các chính sách này giải quyết việc sao lưu, phục hồi và bảo quản dữ liệu của công ty nói chung.

Tuy nhiên, một công ty cũng nên ban hành các chính sách chi tiết khi nào và làm thế nào CNTT nên lưu giữ dữ liệu, hồ sơ, nhật ký và các tài liệu khác có thể có ý nghĩa pháp lý, nên công ty và nhân viên cũ phải tiến hành một cuộc chiến pháp lý.

Điều đặc biệt quan trọng là phải làm điều này trong trường hợp một cựu nhân viên giữ vị trí cấp cao hoặc rời công ty dưới một đám mây nghi ngờ.

Việc chiếm đoạt và áp dụng ba nguyên tắc này phải là công việc chung của nhân viên điều hành, bộ phận CNTT và nhân sự của công ty, và tư vấn pháp lý chuyên về pháp y máy tính và luật điều chỉnh việc sử dụng công nghệ điện toán của công ty.

Kết quả của nỗ lực hợp tác này sẽ là sự bảo vệ tốt hơn cho dữ liệu của công ty cũng như sự chuẩn bị tốt hơn cho các vụ kiện tụng liên quan đến hành vi trộm cắp dữ liệu của công ty, hack và các hình thức sử dụng bất hợp pháp hoặc sử dụng sai công nghệ máy tính. Làm việc với CNTT như một đối tác có giá trị đảm bảo rằng những mục tiêu này đạt được trong trường hợp chấm dứt việc làm.

​​